Maakt Microsoft een back-up van Power BI? Zo bescherm je rapporten en modellen

Wat moet een Power BI-back-up eigenlijk dekken?

Een herstelbare Power BI-omgeving dekt vier lagen, niet één. Beschermt je plan alleen de brondatabases, dan staat het werk dat je analisten erop hebben gebouwd zonder bescherming.

Neem een financieel team op maandagochtend. Een opruimscript heeft vrijdag een workspace verwijderd, en daarmee de semantic models, de rapporten en maanden aan zorgvuldig opgebouwde measures. De brondatabases zijn in orde, maar niemand weet wanneer de rapporten voor het laatst zijn geëxporteerd. Dit is een veelvoorkomend blinde vlek. Daarom kijken we naar analytics als onderdeel van een bredere opzet voor Backup as a Service en niet als een platform dat iemand anders beschermt.

1. Brondata. SQL Server, bestanden, ERP en clouddatabases, on-premises of in Azure. Meestal de best beschermde laag.
2. Semantic models. De relaties, measures en transformaties die in Power BI zijn gebouwd. Vaak bestaan ze nergens anders.
3. Rapporten en dashboards. De .pbix- of PBIP-definities, alleen herstelbaar als ze zijn geëxporteerd en van versies voorzien.
4. Gateways en configuratie. Instellingen van de on-premises data gateway, inloggegevens van databronnen, verversingsschema's en rechten op workspaces.

Verlies je laag 1, dan zet je een database terug. Verlies je laag 2 tot en met 4, dan moet je meestal met de hand opnieuw bouwen.

Maakt Microsoft een back-up van je Power BI-omgeving?

Microsoft houdt back-upinstanties van de service bij voor de eigen continuïteit, maar dat is geen back-up waarmee je zelf kunt terugzetten. Je content herstellen na verwijdering of beschadiging is jouw verantwoordelijkheid.

In de veelgestelde vragen van Microsoft over hoge beschikbaarheid en disaster recovery van Power BI staat dat servicecomponenten hun back-upinstanties synchroniseren met "een gerichte point-in-time-synchronisatie van 15 minuten", via geografisch redundante replicatie in gekoppelde regio's. Dat ontwerp is er zodat Microsoft de service na een regionale storing kan laten uitvallen naar een andere regio. Dat besluit neemt het operationele team van Microsoft. Je krijgt er geen knop mee om een model terug te draaien naar vorige week dinsdag.

Het bredere principe komt van Microsofts eigen pagina over gedeelde verantwoordelijkheid in de cloud: ongeacht het type uitrol blijf je altijd verantwoordelijk voor je data, endpoints, accounts en toegangsbeheer. Power BI is als SaaS-dienst geen uitzondering. We leggen het model verder uit in het model van gedeelde verantwoordelijkheid van Microsoft 365. Dezelfde logica zit achter waarom Microsoft 365 geen back-up van je data maakt.

Welke eigen herstelopties heeft Power BI?

Er zijn bruikbare ingebouwde opties, maar elke optie dekt één laag en heeft duidelijke grenzen. Samen laten ze nog steeds gaten voor overschreven content en alles wat ouder is dan de bewaartermijn.

Volgens de documentatie van Microsoft over de bewaartermijn van workspaces verwijdert Fabric na de bewaartermijn de verwijderde workspace en de inhoud ervan definitief. Microsoft waarschuwt ook dat het verkorten van de bewaartermijn workspaces die al voorbij de nieuwe waarde zijn, definitief kan verwijderen, zonder respijtperiode.

De functie voor back-up en herstel van semantic models vereist Premium- of PPU-capaciteit en een ADLS Gen2-account waar Power BI rechtstreeks bij kan. In de gebruikersinterface van Power BI zit geen back-upoptie. Power BI Desktop-projecten slaan definities van rapporten en semantic models op "als losse tekstbestanden", bedoeld voor Git. Dat maakt ze de meest praktische manier om rapporten van versies te voorzien. Voor de gateway is de richtlijn van Microsoft over het terugzetten van een gateway duidelijk: "Microsoft heeft geen toegang tot deze sleutel en kan hem niet opvragen."

Welke extra risico's brengt een hybride Power BI-opzet met zich mee?

Hybride opzetten splitsen het eigenaarschap. Het cloudteam beheert de workspaces, het infrastructuurteam de gateways en databases, en niemand is eigenaar van het volledige herstelpad.

• Gatewayservers. De on-premises data gateway draait op een server die je zelf beheert. Raak je de VM en de herstelsleutel kwijt, dan stopt elke geplande verversing.
• Persoonlijke workspaces. Productierapporten in de My workspace van iemand die vertrekt, verdwijnen met het account zodra de periode van 30 dagen voorbij is.
• Overschrijven, niet verwijderen. Een model dat opnieuw is gepubliceerd met een kapotte measure is niet verwijderd. De bewaartermijn van workspaces helpt dan helemaal niet.
• Bewijs voor compliance. AVG-artikel 32(1)(c) vraagt om het vermogen om de beschikbaarheid van en de toegang tot persoonsgegevens tijdig te herstellen, en NIS2-artikel 21(2)(c) noemt back-upbeheer en disaster recovery als vereiste maatregelen. "We denken dat we het kunnen herbouwen" stelt een auditor niet tevreden.

Hoe maak je Power BI herstelbaar?

Bescherm elke laag met het juiste hulpmiddel en bewijs dan dat het werkt. Vijf stappen dekken de meeste omgevingen.

1. Bepaal wat telt. Inventariseer workspaces, markeer de rapporten en modellen waar beslissingen van afhangen en haal productiecontent uit de My workspaces.
2. Geef rapportdefinities versies. Sla kritieke rapporten op als PBIP en commit ze naar Git, of exporteer .pbix-bestanden volgens een schema naar beschermde opslag.
3. Maak een back-up van de bronnen. Zorg dat elke database en bestandsshare achter je gateways een onveranderbare off-site back-up heeft volgens de 3-2-1-1-0-regel.
4. Documenteer de gateway. Bewaar de herstelsleutel in een wachtwoordkluis, maak een back-up van de gatewayserver en leg databronnen, eigenaren van inloggegevens en verversingsschema's vast.
5. Test het herstel. Bouw elk kwartaal één model en rapport opnieuw op in een testworkspace vanuit je kopieën, meet de tijd en bewaar het verslag. In onze gids over hoe je controleert of je back-up werkt lees je wat je meet.

Gebruik je Premium of PPU, voeg dan back-ups van semantic models naar ADLS Gen2 toe voor grote modellen die uren nodig hebben om te verversen. Zet de bewaartermijn van workspaces op het maximum van 90 dagen als je toch in het beheerportaal bent.

Waar past Mindtime in een herstelplan voor Power BI?

We maken geen back-up van de Power BI-service zelf. We beschermen de lagen eronder en eromheen, en daar zit het grootste deel van de herbouwinspanning.

• Brondatabases: onze back-up van SQL Server-databases beschermt de data waaruit je modellen verversen.
• Gatewayservers: een gateway-VM op VMware of Hyper-V valt onder onze back-up van VMware en Hyper-V, met gericht herstel.
• Geëxporteerde definities: PBIP-mappen of .pbix-exports in SharePoint of OneDrive zijn bestanden zoals alle andere en worden beschermd door onze Microsoft 365-back-up.
• Azure-bronnen: workloads in Azure kun je opnemen via onze Azure-back-up.

Alle kopieën staan alleen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland, onveranderbaar met Object Lock plus een air-gapped kopie (een kopie zonder verbinding met je netwerk). Elke back-uptaak wordt automatisch gecontroleerd.

Wat je nu kunt doen

Power BI valt zelden uit door een storing. Het valt uit door een verwijderde workspace, een overschreven model of een gateway die niemand heeft gedocumenteerd. De rol van Microsoft houdt op bij het draaiend houden van de service. Je analyselaag herstellen moet je dus zelf plannen: definities met versiebeheer, beschermde bronnen, een gedocumenteerde gateway en hersteltests die je aan een auditor kunt laten zien.

Begin met de goedkoopste oplossing: zoek vandaag nog je herstelsleutel van de gateway en zet de bewaartermijn van workspaces op 90 dagen. Kijk daarna hoe je bronnen en exports passen in je opzet voor Backup as a Service.

Niet zeker welke lagen van je Power BI-omgeving herstelbaar zijn? Vraag een gratis assessment aan en we brengen in kaart wat beschermd is en wat niet.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies.