Niet op de manier zoals de meeste organisaties 'backup' bedoelen. Google Workspace is ontworpen voor beschikbaarheid en continuïteit van de service, met handige ingebouwde functies zoals trash bins, versiegeschiedenis en retention features. Deze functies zijn echter niet te vergelijken met een onafhankelijke, complete backup die je data op verzoek laat herstellen in allerlei situaties: denk aan per ongeluk verwijderen, kwaadwillige acties, verkeerde instellingen of incidenten op organisatieniveau.

In de praktijk hanteert Google Workspace een shared responsibility model: Google zorgt voor de beveiliging en het beheer van de cloud service, terwijl jouw organisatie zelf verantwoordelijk is voor de bescherming van de data en ervoor moet zorgen dat deze indien nodig hersteld kan worden.

Voor een betrouwbare Google Workspace backup kiezen organisaties doorgaans voor een externe oplossing die speciaal is ontwikkeld voor backup en recovery. Bij Mindtime Google Workspace Backup is het doel simpel: een onafhankelijke kopie maken van je cruciale Google Workspace data, zodat recovery snel en voorspelbaar verloopt – of het nu gaat om het herstellen van één enkele e-mail, een hele map of grotere datasets.

Een sterke Google Workspace backup strategie moet bovendien een heldere planning bieden (om te voldoen aan je RPO/RTO eisen), granulaire restores ondersteunen en een krachtige zoekfunctie hebben. Dit helpt niet alleen bij dagelijkse recovery-operaties, maar ook bij compliance en eDiscovery-verzoeken.

Retention in Google Workspace hangt af van de workload en de configuratie en werkt vaak anders dan mensen denken. Gmail bewaart verwijderde items bijvoorbeeld maar voor een beperkte tijd (standaard 30 dagen in de trash bin), terwijl Google Drive verwijderde bestanden in de trash bin langer vasthoudt (meestal tot wel 30 dagen, met een extra periode van maximaal 25 dagen waarin admins data kunnen herstellen).

Als een medewerker het bedrijf verlaat en het Google Workspace account wordt verwijderd, raakt de gekoppelde data na een bepaalde periode vaak onbereikbaar – tenzij je het op een andere plek hebt veiliggesteld. Door complexe instellingen kunnen fouten of misconfiguraties makkelijk tot permanent dataverlies leiden.

De native en first-party opties van Google kunnen in bepaalde gevallen handig zijn, maar veel organisaties geven de voorkeur aan een toegewijde backup vanwege onafhankelijkheid:

– Een aparte backup kopie buiten de productieomgeving
– Volledige controle over herstel en retentie
– Ideaal voor organisaties in Nederland en België waar governance en audits dagelijkse prioriteit zijn

Een gebruiker staat meestal voor één uniek Google Workspace account dat je wilt beschermen. Zelfs als die persoon meerdere services afneemt (zoals Gmail, Google Drive en Google Docs), telt dit doorgaans als één gebruiker vanuit backup-oogpunt.

De exacte telling kan variëren afhankelijk van domeinstructuur en het gebruik van gedeelde accounts of service accounts.

Het veiligste advies: maak een back-up voor alle gebruikers die bedrijfskritische data creëren of beheren. Elke mailbox, Google Drive en samenwerkingstool kan essentieel zijn voor continuïteit of compliance.

Door accounts over te slaan, neem je onnodige risico’s bij urgente recovery- of compliance-verzoeken.