Maakt Google een back-up van Google Workspace? Waar het eigen herstel tekortschiet

Maakt Google een back-up van je Google Workspace-data?

Google repliceert Workspace over zijn infrastructuur om de dienst beschikbaar te houden, maar bewaart geen herstelpunten voor jou. Je content beschermen en herstellen is je eigen verantwoordelijkheid.

Zo komt het meestal aan het licht. Een projectmanager ruimt in maart een oude gedeelde map op. In mei vraagt de afdeling juridische zaken om een contract dat erin stond. De prullenbak is na 30 dagen geleegd, de herstelperiode voor beheerders sloot 25 dagen later en het bestand bestaat nergens meer. Niemand deed iets bijzonders. Daarom behandelen we Workspace als onderdeel van je Backup as a Service-plan, niet als een platform dat zichzelf back-upt.

De eigen implementatiegids voor gegevensbescherming in Workspace for Education van Google beschrijft de verdeling: "Google beschermt de infrastructuur onder Google Workspace", terwijl de klant "verantwoordelijk is voor de beveiliging van onderdelen die je zelf levert of beheert, zoals de content die je erin zet". Hetzelfde model geldt voor de zakelijke edities. Beschikbaarheid is de taak van Google. Herstelbaarheid is die van jou.

Hoe lang kun je verwijderde Gmail- en Drive-data terughalen?

Tussen 20 en 55 dagen, afhankelijk van wat er is verwijderd en hoe. Daarna verwijdert Google de data definitief uit zijn systemen.

Op de helppagina van Google over permanent verwijderde e-mail terugzetten staat dat beheerders "nog 25 extra dagen hebben om berichten terug te zetten", vanaf 30 dagen na verwijdering. Voor Drive stelt de herstelgids voor beheerders dezelfde limiet van 25 dagen nadat een gebruiker zijn prullenbak leegt, en merkt op dat een herstelactie alles terugzet wat in het gekozen datumbereik is verwijderd, niet losse bestanden. De pagina over een verwijderde gebruiker terugzetten is het duidelijkst: "Na 20 dagen zijn de gegevens weg en kun je ze niet meer terugzetten."

Is Google Vault een back-up voor Google Workspace?

Nee. Vault is een tool voor bewaring en eDiscovery, voor legal holds (data vastzetten om juridische redenen), zoeken en exporteren. Je kunt er geen mailbox, Drive of account mee terugzetten naar een eerdere staat.

Het Vault-helpcentrum van Google stelt ronduit dat "Vault geen gegevensarchief is". Het waarschuwt ook: "Als je een gebruiker of een vereiste licentie verwijdert, kunnen hun gegevens onherstelbaar worden gewist en zijn ze niet meer beschikbaar in Vault." Dat laatste punt overkomt veel organisaties bij offboarding, wanneer licenties worden ingetrokken om geld te besparen.

Vault blijft de moeite waard voor legal holds. Maar één e-mail ophalen voor een geschil is iets anders dan 40.000 bestanden terughalen nadat een synchronisatieclient ze heeft overschreven. Daarvoor heb je herstel naar een eerder tijdstip (point-in-time restore) nodig.

Welke scenario's vallen door de gaten van de eigen tools?

Alles wat je laat ontdekt, alles wat aan een verwijderd account hangt en alles wat iemand met geldige beheerinloggegevens doet.

Gecompromitteerde accounts verdienen extra aandacht. Diefstal van sessietokens en MFA-fatigue-aanvallen (MFA is meervoudige authenticatie) geven aanvallers echte inloggegevens, zoals we uitleggen in als MFA wordt omzeild, is back-up je laatste verdedigingslinie. En als Google zelf een storing heeft, wil je een kopie hebben die je elders kunt bereiken. Zie wat er gebeurt als je SaaS-leverancier uitvalt.

Waarom is de opslaglocatie van een Google Workspace-back-up belangrijk?

Omdat een back-up een tweede kopie van je persoonsgegevens is, en de wet daarop net zo van toepassing is als op het origineel. Voor EU-organisaties is die kopie makkelijker te verantwoorden als je haar opslaat bij een EU-aanbieder onder EU-recht.

AVG-artikel 32(1)(c) eist dat je de beschikbaarheid van en toegang tot persoonsgegevens tijdig kunt herstellen, en AVG-artikel 28 eist een verwerkersovereenkomst met wie die kopie opslaat. Voor organisaties die onder NIS2 vallen, noemt NIS2-artikel 21(2)(c) bedrijfscontinuïteit, zoals back-upbeheer en disaster recovery, bij de verplichte maatregelen. Auditors vragen om bewijs, niet om bedoelingen.

Een back-up bij een andere Amerikaanse aanbieder voegt een kopie toe, maar geen onafhankelijkheid van Amerikaanse jurisdictie. In ons artikel over datasoevereiniteit lees je het verschil tussen waar data staan en wie ze beheert.

Hoe dicht je de gaten in je Google Workspace-back-up?

Stem je herstelvermogen af op je verplichtingen, niet op de standaardinstellingen van Google. Vijf stappen dekken de meeste organisaties.

1. Schrijf je bewaarbehoeften op. Contracten, financiële administratie en personeelsdossiers moeten vaak jaren worden bewaard. Vergelijk dat met een eigen termijn van 20 tot 55 dagen.
2. Voeg een onafhankelijke back-up toe. Controleer precies welke soorten data een oplossing dekt, bijvoorbeeld Gmail, Drive, gedeelde drives, Agenda en Contacten, en laat het schriftelijk vastleggen.
3. Maak de kopie onveranderbaar en host haar in de EU. De back-up hoort buiten je Google-tenant te staan, achter inloggegevens die een gecompromitteerde Workspace-beheerder niet kan gebruiken.
4. Pas je offboarding aan. Controleer of de data van een vertrokken medewerker in de back-up staat voordat je het account verwijdert of de licentie intrekt.
5. Test het terugzetten. Zet elk kwartaal een mailbox en een map terug en bewaar het bewijs.

Google Workspace-back-up van Mindtime dekt Gmail, Drive, Agenda en Contacten. Kopieën staan alleen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland, onveranderbaar met Object Lock plus een air-gapped kopie (zonder verbinding met je netwerk). Elke back-uptaak wordt automatisch gecontroleerd en je kunt losse items terugzetten. Bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst en de support is persoonlijk, in het Nederlands, Duits en Engels.

Wat je nu kunt doen

Google Workspace blijft uitstekend online. De herstelopties zijn gebouwd voor recente fouten, niet voor een bestand dat bij een audit blijkt te ontbreken, een medewerker die vorig kwartaal is vertrokken en wiens account is verwijderd, of een beheeraccount in verkeerde handen. Om die kloof te dichten heb je een onafhankelijke, onveranderbare back-up in de EU nodig en de gewoonte om die te testen.

Begin met twee controles: hoe je offboarding met licenties omgaat en wanneer iemand voor het laatst Workspace-data heeft teruggezet van buiten Google. Zie daarna hoe Workspace past in je Backup as a Service-plan naast je andere systemen.

Plan een gratis demo van 15 minuten en we laten je een herstelactie van Gmail en Drive zien vanuit onze datacenters in Nederland en Duitsland.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies.