English
Nederlands
DeutschZorg
Back-up voor apotheken: recepten, dossiers en dagelijks werk
Mindtime maakt een back-up van de servers, het gescande receptenarchief, de e-mail en de werkplekken aan de balie rond je apotheekinformatiesysteem. De back-up gaat naar eigen datacenters in Nederland en Duitsland, als onveranderbare (immutable) kopieën met een air-gapped kopie ernaast: een kopie zonder verbinding met je netwerk.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Apotheken hebben een betrouwbare back-up nodig, want recepten en patiëntdossiers moeten 20 jaar bewaard blijven en in die hele periode leesbaar en doorzoekbaar zijn. Mindtime maakt een back-up van servers, gescande archieven, Microsoft 365 en werkplekken naar eigen, ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde datacenters in Nederland en Duitsland, met onveranderbare kopieën en gecontroleerde back-uptaken.
Wat er op het spel staat
De data die apotheken niet kwijt mogen raken
Recepten en bijbehorende documenten
Elk recept, ook een recept onder de Opiumwet, hoort bij het medisch dossier en moet 20 jaar bewaard worden. Als je papieren originelen eenmaal zijn gescand en vernietigd, is het digitale archief de enige kopie.
Het patiëntdossier van de apotheek
Afleverhistorie, medicatiecontroles en afspraken met de patiënt vormen samen het eigen patiëntdossier van de apotheker onder de WGBO. De volgende afleverbeslissing steunt daarop.
Gegevens van de balie, bestellingen en backoffice
Werkplekken aan de balie, voorraadbestellingen, personeelsroosters en correspondentie met huisartsen houden je apotheek open. Vallen ze uit, dan wachten patiënten aan de balie op medicijnen die ze vandaag nodig hebben.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van apotheken vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
De WGBO geldt ook voor openbare apothekers
De KNMP stelt dat de WGBO ook voor openbare apothekers geldt. Het patiëntdossier wordt 20 jaar bewaard, geteld vanaf de laatste wijziging in het dossier. [1]
Recepten: 20 jaar
Volgens artikel 5.1 van de Regeling Geneesmiddelenwet horen recepten bij het medisch dossier en worden ze 20 jaar bewaard. Volgens de KNMP geldt dezelfde termijn voor recepten onder de Opiumwet. [2]
Een digitaal archief moet doorzoekbaar blijven
Recepten en bijbehorende documenten moeten 20 jaar bewaard worden, op papier of digitaal. Een digitaal archief moet in die hele periode via een zoekfunctie terug te vinden blijven. De apotheker controleert of het scannen juist en volledig is gebeurd. [3]
NEN 7510 voor apotheek-IT
De Wabvpz verplicht zorgaanbieders, apotheken inbegrepen, om informatiebeveiliging in te richten volgens NEN 7510, onder toezicht van de IGJ. [4]
Apotheken zijn zorgaanbieders
In het EU-recht omvat zorg het voorschrijven, afleveren en verstrekken van geneesmiddelen, en zijn apothekers zorgprofessionals. Zorgaanbieders zijn een NIS2-sector. Of de Cyberbeveiligingswet voor een apotheek geldt, hangt dus af van de omvang. [5]
Als het misgaat
Het gescande receptenarchief valt uit
Voorbeeld: een openbare apotheek scant de papieren recepten en vernietigt de originelen. De scans staan op een NAS in de backoffice. Tijdens een heet zomerweekend valt de NAS uit en gaan twee schijven verloren. Omdat Mindtime een back-up van de NAS had gemaakt in het Nederlandse datacenter, wordt het archief op nieuwe opslag teruggezet en is het weer doorzoekbaar. Zonder die kopie waren jaren aan recepten, die twintig jaar bewaard moeten worden, verloren gegaan.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor apotheken, per workload
- NAS-back-upGescande receptenarchieven staan vaak op een NAS in de backoffice.
- Back-up van laptops en endpointsPc's aan de balie en in de backoffice bevatten lokale bestanden en instellingen waar de apotheek van afhankelijk is.
- Microsoft 365-back-upCorrespondentie met voorschrijvers en verpleeghuizen heeft een kopie buiten Microsoft nodig.
- NIS2 ComplianceApotheekorganisaties vanaf 50 fte vallen onder de Cyberbeveiligingswet.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Pharmacom (PharmaPartners) | Een apotheekinformatiesysteem dat Nederlandse apotheken gebruiken. Vraag PharmaPartners waar je data wordt gehost en hoe je die kunt exporteren. Mindtime beschermt de werkplekken, e-mail en lokale opslag eromheen. |
|---|---|
| HiX van ChipSoft | ChipSoft noemt apotheken onder de gebruikers van HiX. Draait het pakket op servers die jij beheert, dan maakt Mindtime een back-up van die servers en databases. Bij een gehoste opstelling controleer je de back-upvoorwaarden van de leverancier. |
| Gescand receptenarchief | Scans op een server of een Synology- of QNAP-NAS. Mindtime maakt een back-up van die opslag buiten de deur. |
| Microsoft 365 | E-mail met huisartsen, groothandels en verpleeghuizen, plus gedeelde documenten. Mindtime maakt een back-up van Microsoft 365 naar de Nederlandse en Duitse datacenters. |
| Werkplekken aan de balie en in de backoffice | Windows-pc's aan de balie en in de backoffice. Mindtime maakt een back-up van endpoints (laptops, desktops en mobiele apparaten), zodat je een defecte pc kunt vervangen en de data meekomt. |
Voordat je overstapt
Wat apotheken ons het eerst vragen
De leverancier van ons apotheekinformatiesysteem host alles.
Dan maakt de leverancier een back-up van zijn eigen platform. Je gescande archief, e-mail, werkplekken en een eventuele lokale server blijven van jou om te beschermen. Mindtime dekt die, in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
Is een back-up bij ransomware niet gewoon een kopie van hetzelfde probleem?
Niet bij onveranderbare back-ups. De kopieën van Mindtime zijn beschermd met Object Lock en er is een extra air-gapped kopie, dus ransomware kan ze niet wijzigen. Back-ups worden gescand op malware. Met herstel in een geïsoleerde omgeving controleer je teruggezette data voordat die weer in gebruik gaat.
Waar staan onze patiëntgegevens?
Alleen in de eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland, ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd. Bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor apotheken
Hoe lang moet een apotheek recepten en patiëntdossiers bewaren?
20 jaar. De KNMP legt uit dat recepten volgens de Regeling Geneesmiddelenwet onderdeel zijn van het medisch dossier en 20 jaar worden bewaard, dezelfde termijn als de WGBO voor het patiëntdossier stelt. Sinds 1 januari 2020 geldt deze termijn in plaats van de eerdere 15 jaar.
Kunnen we op een gescand archief vertrouwen in plaats van papier?
De KNMP zegt dat papier vernietigd mag worden als het digitaliseren goed is ingericht en de scan dezelfde informatie bevat als het origineel. Het archief moet dan 20 jaar leesbaar en doorzoekbaar blijven. Daarom is een onafhankelijke, gecontroleerde back-up van dat archief onmisbaar.
Valt onze apotheek onder de Cyberbeveiligingswet?
Zorgaanbieders vallen eronder vanaf 50 fte, of als omzet en balanstotaal allebei boven het plafond voor kleine ondernemingen in de EU liggen. Een enkele openbare apotheek blijft daar meestal onder, maar een apotheekorganisatie met meerdere vestigingen mogelijk niet. Val je eronder, dan registreer je je bij het NCSC en meld je significante incidenten.
Kunnen we Mindtime eerst proberen?
Ja. In een gratis demo van 15 minuten zie je hoe Mindtime je gescande archief, servers en werkplekken aan de balie beschermt. Voor Microsoft 365-back-up geldt een gratis proefperiode van 7 dagen, zodat je de back-up van de e-mail van je apotheek op je eigen account kunt testen. Vragen worden beantwoord door mensen, in het Nederlands, Duits of Engels.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.