English
Nederlands
DeutschZorg
Back-up en herstel van data voor tandartspraktijken
Mindtime kopieert de server van je praktijk, röntgen- en scanbeelden, e-mail en werkplekken naar eigen datacenters in Nederland en Duitsland, als onveranderbare (immutable) back-ups plus een air-gapped kopie: een kopie zonder verbinding met je netwerk. Elke taak wordt gecontroleerd, dus een mislukte back-up blijft niet maandenlang onopgemerkt.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Tandartspraktijken hebben een back-up buiten de deur nodig, want de KNMT-richtlijn zegt dat een praktijk altijd een goede back-up van het patiëntendossier moet hebben, en de wet verplicht je dat dossier minstens 20 jaar te bewaren. Mindtime maakt een back-up van praktijkservers, röntgenbeelden, Microsoft 365 en werkplekken naar eigen, ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde datacenters in Nederland en Duitsland.
Wat er op het spel staat
De data die tandartspraktijken niet kwijt mogen raken
Patiëntendossiers en behandelgeschiedenis
Medische voorgeschiedenis, medicatie, parodontale bevindingen, behandelplannen en informed consent zijn volgens de KNMT-richtlijn allemaal verplichte inhoud van het dossier. Je hebt ze bij elke controle nodig.
Röntgenfoto's en intraorale scans
Bij elke röntgenfoto moeten de indicatie en de tandarts die de foto heeft aangevraagd te herleiden zijn. De beelden zelf staan vaak op een apart beeldwerkstation of NAS en niet in de praktijksoftware.
De agenda van morgen en nog niet verstuurde declaraties
De afsprakenagenda en declaraties die nog naar verzekeraars moeten, houden je praktijk draaiend. Zonder die gegevens weet niemand wie er komt of wat er al is gefactureerd.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van tandartspraktijken vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
De KNMT verwacht een goede back-up
De KNMT-richtlijn Patiëntendossier (2020) stelt dat de tandartspraktijk het dossier bewaart, verantwoordelijk is voor de opslag en altijd een goede back-up van de gegevens moet hebben. [1]
Minstens 20 jaar, soms langer
Volgens dezelfde richtlijn bewaar je patiëntendossiers volgens de wet minstens 20 jaar, geteld vanaf de laatste wijziging. Langer bewaren is nodig als goede zorg dat vraagt. [1]
Beveiliging volgens NEN 7510
Op grond van de Wabvpz moeten zorgaanbieders, ook tandartspraktijken, hun informatiebeveiliging inrichten volgens NEN 7510. De IGJ houdt hier toezicht op. [2]
De meeste praktijken zitten onder de NIS2-drempel
De Cyberbeveiligingswet geldt voor zorgaanbieders vanaf 50 fte, of boven de EU-plafonds voor kleine ondernemingen voor zowel omzet als balanstotaal. Een enkele tandartspraktijk zit daar meestal onder. Grotere tandartsgroepen moeten hun status nagaan. [3]
Als het misgaat
De server in de backoffice valt uit
Voorbeeld: op een drukke dinsdag start de server in de backoffice van een tandartspraktijk niet meer op na een stroomstoring. De praktijk had een usb-schijf voor back-ups, maar niemand had gemerkt dat die al maanden niet meer werkte. Met Mindtime was een mislukte taak de volgende dag gemeld en waren de server, de database en de röntgenmappen vanaf de kopie buiten de deur terug te zetten op vervangende hardware. Het team zou de agenda van die dag opbouwen vanuit het teruggezette systeem in plaats van uit het hoofd.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor tandartspraktijken, per workload
- Back-up van laptops en endpointsPc's bij de balie en bij de behandelstoel en het beeldwerkstation bevatten data die niet altijd op de server staat.
- NAS-back-upVeel praktijken bewaren röntgenfoto's en scans op een Synology- of QNAP-NAS in de praktijk.
- Microsoft 365-back-upVerwijsmail en laboratoriumopdrachten in Outlook hebben een kopie buiten Microsoft nodig.
- Database-back-upPraktijksoftware op een lokale server bewaart de data meestal in een database die een consistente back-up nodig heeft.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Exquise (Vertimart) | Praktijksoftware die veel Nederlandse tandartspraktijken gebruiken. Draait Exquise op een server in je praktijk, dan maakt Mindtime een back-up van die server en de database. Bij een gehoste opstelling controleer je de back-up- en exportvoorwaarden van de leverancier. |
|---|---|
| Simplex (Gé Systems Nederland) | Praktijksoftware voor tandartsen, orthodontisten en andere mondzorgaanbieders. Draait het op je eigen hardware, dan beschermt Mindtime dat apparaat. Anders vraag je GSN hoe je je data kunt exporteren. |
| Röntgen- en scanwerkstation | Beeldsoftware slaat beelden vaak lokaal of op een NAS op. Mindtime maakt een back-up van het Windows-werkstation en de Synology- of QNAP-opslag waar ze staan. |
| Microsoft 365 | Verwijsbrieven, laboratoriumopdrachten en correspondentie met specialisten. Mindtime maakt een back-up van je Microsoft 365-mail en -bestanden naar de Nederlandse en Duitse datacenters. |
Voordat je overstapt
Wat tandartspraktijken ons het eerst vragen
We kopiëren elke nacht al alles naar een usb-schijf.
Een schijf in hetzelfde gebouw loopt hetzelfde risico op brand, diefstal en ransomware, en niemand controleert of het gelukt is. Mindtime bewaart onveranderbare kopieën buiten de deur plus een air-gapped kopie, volgt de 3-2-1-1-0-regel en controleert elke back-uptaak.
Onze softwareleverancier regelt de back-ups voor ons.
Volgens de KNMT-richtlijn ligt de verantwoordelijkheid voor het bewaren van het dossier bij de praktijk. Vraag je leverancier precies waarvan die een back-up maakt en waar. Mindtime beschermt wat daar meestal buiten valt: de lokale server, röntgenbeelden, e-mail en werkplekken.
Komen de gegevens van onze patiënten buiten Nederland terecht?
Mindtime bewaart back-ups alleen in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland, ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd. Bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor tandartspraktijken
Hoe lang moet een tandartspraktijk patiëntendossiers bewaren?
Minstens 20 jaar na de laatste wijziging in het dossier, en langer als goede zorg dat vraagt, volgens de KNMT-richtlijn die op de WGBO is gebaseerd. Röntgenfoto's en hun indicatie horen bij dat dossier. Een back-up vervangt het dossier niet, maar zorgt ervoor dat je het na een serverstoring of ransomware nog hebt.
Hebben röntgenbeelden een aparte back-up nodig?
Als je beeldsoftware de beelden op een eigen werkstation of op een NAS opslaat in plaats van op de praktijkserver: ja, neem dat apparaat mee. Mindtime maakt een back-up van Windows-werkstations en Synology- of QNAP-opslag, zodat de beelden net als de rest van de praktijk beschermd zijn.
Wat gebeurt er met onze back-ups als ransomware de praktijk treft?
De back-ups van Mindtime zijn onveranderbaar door Object Lock, dus ransomware op je netwerk kan ze niet versleutelen of verwijderen. Daarnaast is er een air-gapped kopie. Vóór het terugzetten worden back-ups gescand op malware. De Autoriteit Persoonsgegevens beschouwt versleutelde patiëntdossiers als een datalek, dus je beoordeelt en meldt dat nog steeds zelf.
Kunnen we het proberen voordat we ons binden?
Je kunt een gratis demo van 15 minuten plannen om te zien hoe Mindtime je praktijkserver, beelden en werkplekken beschermt. Voor Microsoft 365 is er een proefperiode van 7 dagen gratis, zodat je de back-up van de e-mail van je praktijk eerst kunt testen. Tijdens de proefperiode krijg je support van mensen, in het Nederlands, Duits of Engels.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.