English
Nederlands
DeutschOverheid en onderwijs
Back-up voor basisscholen: leerlingdossiers altijd binnen bereik
Je leerlingadministratie staat meestal bij de softwareleverancier. Groepsplannen, verslagen van oudergesprekken en de mail van je personeel staan in je eigen Microsoft 365- of Google-account. Mindtime bewaart onveranderbare (immutable) kopieën van die data, plus een air-gapped kopie zonder verbinding met je netwerk, in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Basisscholen hebben een back-up nodig buiten hun eigen Microsoft 365- of Google-account. De bestanden rond de leerlingadministratie (groepsplannen, verslagen van oudergesprekken, rapporten voor de volgende school) staan vaak nergens anders. Mindtime bewaart onveranderbare, gecontroleerde kopieën in eigen Nederlandse en Duitse datacenters, los van je tenant (je Microsoft- of Google-omgeving).
Wat er op het spel staat
De data die een basisschool niet kwijt kan
Leerlingdossiers en verslagen van oudergesprekken
Een leerlingdossier bevat meer dan cijfers: observaties, aantekeningen van gesprekken met ouders en gezondheidsinformatie die nodig is voor extra ondersteuning. Veel daarvan staat in Word of Docs, in de OneDrive van een leerkracht of in een gedeelde drive. Niet in het leerlingadministratiesysteem.
Het onderwijskundig rapport voor de volgende school
Gaat een kind naar een andere school, of na groep 8 naar het voortgezet onderwijs, dan stuurt de school een onderwijskundig rapport mee met resultaten, ontwikkeling, gedrag en verzuim. Zonder de onderliggende gegevens kan niemand dat rapport goed opstellen.
Verzuim- en inschrijvingsgegevens
Gegevens over in- en uitschrijving en verzuim moeten vijf jaar na het vertrek van een leerling beschikbaar blijven. Is een spreadsheet gewist of een gedeelde map met oudere inschrijvingen kwijt, dan kan de school geen antwoord geven op vragen van ouders of de leerplichtambtenaar.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van basisscholen vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Bewaartermijn: in principe twee jaar, voor sommige gegevens langer
Volgens de Rijksoverheid mag een school de meeste leerlinggegevens bewaren tot twee jaar nadat een kind van school is gegaan. Gegevens over in- en uitschrijving en verzuim blijven vijf jaar bewaard, gegevens over een verwijzing naar het speciaal onderwijs drie jaar. [1]
Een onderwijskundig rapport bij elke overstap
Stapt een leerling over naar een andere school, dan stelt de school een onderwijskundig rapport op over resultaten, ontwikkeling, gedrag en verzuim. Bij de overstap naar het voortgezet onderwijs staan ook de uitslag van de doorstroomtoets en het schooladvies erin. Ouders mogen het rapport inzien en hun eigen visie toevoegen. [2]
Beperkte toegang tot leerlinggegevens, met logging
De Autoriteit Persoonsgegevens verwacht dat scholen niet meer mensen toegang geven tot leerlinggegevens dan nodig is voor het doel. Ook moeten scholen de activiteiten van gebruikers in hun systemen loggen. Bij leerlingen in het primair onderwijs oefenen de ouders met gezag het inzagerecht uit. [3]
Sectordeadline: digitaal veilig in 2030
Schoolbesturen hebben met het ministerie van OCW afgesproken dat ze vanaf 2027 weten waar ze staan ten opzichte van het Normenkader IBP. Uiterlijk in 2030 moeten alle scholen aan die normen voldoen. Daar hoort ook een norm over back-up- en herstelprocedures bij. [4]
Buiten de Cyberbeveiligingswet
Onderwijs is geen sector in de Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse uitwerking van NIS2. Het ministerie van OCW werkt aan een aparte regeling, maar alleen voor bekostigde universiteiten en hogescholen. Basisscholen vallen daar dus niet onder. [7]
Als het misgaat
Een overgenomen account van de directeur in het voorjaar
Voorbeeld: via een phishingmail krijgt een aanvaller toegang tot het Microsoft 365-account van een directeur bij een schoolbestuur met meerdere basisscholen. De aanvaller verwijdert de gedeelde map met groepsplannen en de verslagen van de oudergesprekken van dit jaar, net voordat het schooladvies voor groep 8 wordt vastgesteld. De leerlingadministratie, gehost door de leverancier, blijft buiten schot. Maar de werkdocumenten zijn uit de tenant verdwenen. De IT-partner van het bestuur zet de map terug vanuit de onveranderbare kopie van Mindtime, die buiten het account van de school staat. De functionaris gegevensbescherming beslist of het incident gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor basisscholen, per workload
- Microsoft 365-back-upVeel schoolbesturen gebruiken Microsoft 365 voor de mail van personeel en gedeelde mappen. Een overgenomen account kan daar bestanden in de hele tenant verwijderen.
- Google Workspace-back-upBasisscholen met Google Workspace for Education bewaren groepsplannen en documenten van personeel in Drive en gedeelde drives.
- Back-up van laptops en endpointsLeerkrachten bereiden lessen voor en schrijven rapporten op schoollaptops (endpoints). Niet elke laptop synchroniseert alles naar de cloud.
- NAS-back-upEen Synology of QNAP in de teamkamer bevat vaak foto's, scans en oudere gegevens die nergens anders staan.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| ParnasSys (leerlingadministratie en leerlingvolgsysteem, Topicus Education) | ParnasSys werkt via de browser en wordt gehost door de leverancier. Controleer de export- en bewaarvoorwaarden. Mindtime beschermt de mail, de bestanden in Drive of OneDrive en de laptops eromheen. |
|---|---|
| ESIS (leerlingadministratie en leerlingvolgsysteem, Rovict) | Ook ESIS draait als dienst in de browser. Mindtime maakt er niet rechtstreeks een back-up van. Mindtime maakt wel een back-up van de documenten, rapporten en apparaten van personeel die de school zelf beheert. |
| Parro (app voor oudercommunicatie) | Berichten aan ouders staan op het platform van de leverancier. Afspraken met ouders die in de mail of in een gedeelde map terechtkomen, vallen onder de Microsoft 365- of Google Workspace-back-up van Mindtime. |
| Google Workspace for Education of Microsoft 365 | Mindtime maakt een back-up van mailboxen van personeel, gedeelde drives, OneDrive en SharePoint in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. Je kunt het 7 dagen gratis proberen. |
| NAS op school (Synology of QNAP) | Sommige scholen bewaren foto's van schoolactiviteiten, gescande bestanden en oudere archieven op een NAS in het gebouw. Mindtime zet daar een kopie van buiten de deur. Zo verdwijnt bij brand of ransomware niet de enige kopie. |
Voordat je overstapt
Wat basisscholen ons als eerste vragen
Onze leerlingadministratie staat in de cloud. Is daar dan niet al een back-up van?
Je leverancier zorgt voor zijn eigen platform, op voorwaarden die hij zelf bepaalt. De bestanden die je personeel daaromheen maakt, in mailboxen, OneDrive of gedeelde drives, blijven jouw verantwoordelijkheid. Mindtime bewaart daar een onafhankelijke, onveranderbare kopie van in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland. Bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst.
We hebben maar een paar uur per week een ICT-coördinator.
Dat is heel gewoon, en daarom is er dagelijks weinig te doen. Mindtime controleert elke back-uptaak en bewaakt alles 24/7. Heb je hulp nodig, dan spreek je een mens, in het Nederlands, Duits of Engels. In een gratis demo van 15 minuten zie je wat het instellen inhoudt.
De IT-partner van ons schoolbestuur regelt dit allemaal.
Mooi, dan kan die Mindtime voor je beheren. IT-partners beheren elke school of elk bestuur als aparte tenant in een multi-tenant console, met betalen naar gebruik en white-label-opties. Vraag je partner wel waar je back-ups nu staan en of ze onveranderbaar zijn.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor basisscholen
Hoelang bewaart een basisschool leerlinggegevens?
De meeste leerlinggegevens mag je bewaren tot twee jaar nadat een kind van school is gegaan. Gegevens over in- en uitschrijving en verzuim blijven vijf jaar, gegevens over een verwijzing naar het speciaal onderwijs drie jaar. Je bewaarbeleid bepaalt wanneer je gegevens verwijdert. Een back-up zorgt dat ze er tot die tijd nog zijn, en leesbaar zijn.
Valt ons schoolbestuur onder de Cyberbeveiligingswet?
Nee. Onderwijs hoort niet bij de sectoren in de Nederlandse uitwerking van NIS2, en de regeling die het ministerie van OCW voorbereidt, is voor bekostigd hoger onderwijs. Toch hebben ook besturen in het primair onderwijs werk te doen op beveiliging. De sector heeft afgesproken dat alle scholen in 2030 voldoen aan het Normenkader IBP, inclusief de norm over back-up en herstel.
Wat moeten we voor de IBP-zelfevaluatie laten zien over back-ups?
Zorg dat je kunt uitleggen van welke data je een back-up maakt, waar de kopieën staan, wie erbij kan en wanneer je voor het laatst een hersteltest hebt gedaan. Mindtime controleert elke back-uptaak, bewaart onveranderbare en air-gapped kopieën buiten je tenant en vereist MFA (meervoudige authenticatie) voor beheeracties. Met die feiten kan je IBP-functionaris iets concreets vastleggen in de zelfevaluatie.
Moeten we een gehackt account melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens?
Misschien. Zijn gegevens van leerlingen of ouders door onbevoegden ingezien, verloren gegaan of onbereikbaar geworden, dan moet de school het datalek mogelijk binnen 72 uur melden bij de AP. Soms moet je ook de ouders informeren. Houd hoe dan ook elk datalek bij in een intern register. Kun je de data snel terugzetten vanaf een schone back-up, dan blijft de schade die je moet beschrijven beperkt.
Kunnen we naast mail en bestanden ook de laptops van personeel meenemen?
Ja. Mindtime maakt een back-up van Windows-, macOS- en Linux-laptops, naast Microsoft 365 of Google Workspace. Raakt een schoollaptop kwijt of wordt hij gestolen, dan verdwijnen de niet-gesynchroniseerde rapporten van een leerkracht dus niet mee. Data is tijdens transport versleuteld met AES-256 en staat alleen in eigen datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.