English
Nederlands
DeutschOverheid en onderwijs
Back-up voor het onderwijs, van middelbare school tot universiteit
Mindtime kopieert de Google Workspace- of Microsoft 365-tenant van je school, servers, onderzoeksopslag en laptops van medewerkers naar eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland. Mindtime bewaart ze als onveranderbare (immutable) back-ups, met een air-gapped kopie: een kopie zonder verbinding met je netwerk.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Scholen en universiteiten hebben back-ups buiten de deur nodig waar ransomware niet bij kan. Leerlingdossiers, examenwerk en onderzoeksdata moeten namelijk jarenlang beschikbaar blijven. Het Normenkader IBP bevat een norm voor back-up en herstel, en bekostigde universiteiten gaan onder de Cyberbeveiligingswet vallen. Mindtime bewaart onveranderbare, air-gapped kopieën in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
Wat er op het spel staat
De data die scholen en universiteiten niet kwijt mogen raken
Leerlinggegevens
Gegevens over inschrijving, verzuim en resultaten in de leerlingadministratie zijn nog lang nodig nadat een leerling de school heeft verlaten. De verzuimadministratie en de gegevens over in- en uitschrijving moet je bewaren tot vijf jaar na vertrek van de leerling.
Examendossiers en beoordeeld werk
Resultaten van schoolexamens, scripties en beoordeelde opdrachten vormen het bewijs achter een diploma. Gaat een leerling of student in beroep tegen een cijfer, dan moet je school laten zien wat er is ingeleverd en hoe het is beoordeeld.
Onderzoeksdata
Universiteiten en hogescholen beheren ruwe en bewerkte onderzoeksdata waarop gepubliceerde resultaten rusten. De gedragscode wetenschappelijke integriteit verwacht dat je beide versies bewaart, voor een termijn die past bij de discipline.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van scholen en universiteiten vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Bekostigd hoger onderwijs gaat onder de Cyberbeveiligingswet vallen
Onderwijs is standaard geen NIS2-sector. Het ministerie van OCW is wel van plan om bekostigde universiteiten en hogescholen onder de Cyberbeveiligingswet aan te wijzen. Volgens SURF wordt die aanwijzing verwacht in maart 2027. Dan gaan ook de meeste verplichtingen in. [1]
Normenkader IBP: procedures voor back-up en herstel
Het normenkader voor informatiebeveiliging en privacy (IBP) in het primair en voortgezet onderwijs bevat norm 13.2, "Procedures voor back-up en herstel". Vanaf 1 januari 2027 moeten schoolbesturen met een zelfevaluatie weten waar ze staan. Ook moeten ze een plan hebben om volwassenheidsniveau 3 te bereiken. [5]
Vijf jaar voor verzuim- en inschrijvingsgegevens
Het bewaartermijnenoverzicht van Kennisnet noemt de wettelijke termijnen voor de verzuimadministratie en voor gegevens over in- en uitschrijving: beide bewaar je tot vijf jaar nadat de leerling de school heeft verlaten. Voor de financiële administratie geldt de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. [6]
Selectielijst voor universiteiten
Op grond van de Archiefwet heeft het ministerie van OCW de Selectielijst Universiteiten en Universitair Medische Centra 2020 vastgesteld, van kracht sinds 31 januari 2020. Daarin staat welke stukken van universiteiten worden vernietigd en welke blijvend worden bewaard. [7]
Wetenschappelijke integriteit: bewaar ruwe en bewerkte data
Standaard 24 van de Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit (2018) vraagt onderzoekers om verzamelde data zorgvuldig te beheren. Zowel de ruwe als de bewerkte versie bewaren ze voor een termijn die past bij de discipline en de methode. [8]
Als het misgaat
Examenweek en een overgenomen beheerdersaccount
Voorbeeld: tijdens de examenweek neemt een aanvaller een beheerdersaccount over bij een scholengroep in het voortgezet onderwijs. Hij verwijdert een reeks gedeelde drives, waaronder mappen van docenten met beoordeeld werk. De eigen hersteltermijn van Google is kort en de verwijderde data stond nooit in Vault. Het IT-team zet de gedeelde drives terug vanuit de onveranderbare back-up van Mindtime, die buiten de Google-tenant van de school staat. Daarna controleert het de teruggezette bestanden samen met de examensecretaris. De school beoordeelt vervolgens of ze het incident moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor scholen en universiteiten, per workload
- Google Workspace-back-upVeel Nederlandse scholen werken in Google Workspace for Education, en de herstelopties van Google zelf zijn beperkt in tijd.
- Microsoft 365-back-upMail van medewerkers en gedeeld lesmateriaal in Microsoft 365 hebben een kopie nodig buiten de tenant die een aanvaller kan overnemen.
- Back-up van laptops en endpointsDocenten en onderzoekers bewaren werk op laptops die niet altijd met een centrale opslag synchroniseren.
- Back-up van Linux-serversRekenomgevingen voor onderzoek en diensten van faculteiten draaien vaak op Linux-servers die buiten de centrale back-ups van IT vallen.
- NAS-back-upAfdelingen en kleinere scholen bewaren media, onderzoeksdata en archieven op een Synology- of QNAP-NAS.
- NIS2 ComplianceBekostigde universiteiten en hogescholen worden naar verwachting aangewezen onder de Cyberbeveiligingswet.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Magister (leerlingadministratie, voortgezet onderwijs) | Magister is een clouddienst van Schoologica. Controleer de afspraken over export en bewaartermijnen. Mindtime beschermt de data in Microsoft 365 of Google Workspace, de netwerkschijven en de laptops eromheen. |
|---|---|
| Somtoday (leerlingadministratie, voortgezet onderwijs) | Ook Somtoday van Topicus wordt als onlinedienst geleverd, dus de leverancier beheert de leerlingadministratie. Mindtime maakt een back-up van wat de school zelf bewaart: mail, gedeelde drives, servers en apparaten van medewerkers. |
| Google Workspace for Education | Mindtime maakt een back-up van Gmail, Drive en gedeelde drives van medewerkers en leerlingen in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. Je kunt het 7 dagen gratis proberen. |
| Microsoft 365 voor het onderwijs | Mindtime maakt een back-up van mailboxen in Exchange Online, OneDrive en SharePoint-sites, los van de bewaarinstellingen van Microsoft zelf. |
| Onderzoeksopslag op Linux-servers en NAS | Onderzoeksgroepen bewaren datasets vaak op eigen Linux-servers of op een Synology- of QNAP-NAS. Mindtime maakt daarvan een back-up buiten de deur en controleert elke back-uptaak. |
Google Workspace
Google Workspace-back-up voor scholen
Veel Nederlandse scholen gebruiken Google Workspace for Education voor lessen, werkstukken en communicatie tussen medewerkers: Gmail, Drive, gedeelde drives voor secties en Classroom-bestanden in Drive. De onderwijssector heeft privacymaatregelen met Google afgesproken, maar die afspraken geven je geen back-up.
- SIVON en SURF hebben privacymaatregelen met Google onderhandeld, nadat een DPIA in 2021 hoge risico's had vastgesteld. Scholen mogen Google Workspace for Education blijven gebruiken als ze de afgesproken instellingen toepassen, de onderwijsvoorwaarden van Google accepteren en zelf een lokale DPIA uitvoeren.
- Bestanden in de prullenbak van Drive worden na 30 dagen definitief verwijderd. Beheerders kunnen items alleen terugzetten binnen 25 dagen nadat een gebruiker de prullenbak heeft geleegd. Wordt een account verwijderd, dan heb je 20 dagen om de Drive-bestanden ervan terug te zetten.
- Google Vault is gemaakt voor bewaarbeleid en eDiscovery, en Google zegt zelf: "Vault isn't a data archive" (Vault is geen archief). Verwijder je een gebruiker of een vereiste licentie, dan kan de data onherroepelijk verdwijnen. Dat speelt elke zomer, als de accounts van vertrekkers worden opgeschoond.
- Mindtime maakt een back-up van Google Workspace in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland, onveranderbaar en met een air-gapped kopie. Probeer het 7 dagen gratis.
Voordat je overstapt
Wat scholen en universiteiten ons als eerste vragen
Google en Microsoft zorgen al voor onze data.
Ze houden hun platforms beschikbaar. Maar verwijderde bestanden, een gewist account of data die via een overgenomen beheerderslogin is versleuteld, kun je alleen terugzetten binnen hun eigen termijnen. Mindtime bewaart een onafhankelijke, onveranderbare kopie buiten je tenant, in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. Zo hangt herstel niet af van die termijnen.
Ons budget gaat naar onderwijs, niet naar IT.
Begin klein en kijk wat het inhoudt. Mindtime biedt een gratis demo van 15 minuten, en je kunt Microsoft 365- en Google Workspace-back-up 7 dagen gratis proberen. Veel scholen kopen IT in via een dienstverlener. Die partners kunnen Mindtime beheren vanuit een multi-tenant console en betalen naar gebruik.
Gegevens van leerlingen moeten in Europa blijven.
Bij Mindtime is dat zo. Back-ups staan alleen in eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland, en bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst. Mindtime is ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor scholen en universiteiten
Geldt de Cyberbeveiligingswet voor scholen?
Onderwijs staat niet in de bijlagen van de NIS2-richtlijn, maar lidstaten mogen onderwijsinstellingen toevoegen. Nederland gebruikt die mogelijkheid voor bekostigde universiteiten en hogescholen, via een sectorspecifieke regeling van het ministerie van OCW. Basisscholen en middelbare scholen vallen niet onder dat plan. Wel vraagt het Normenkader IBP ook hen om procedures voor back-up en herstel.
Wat verwacht het Normenkader IBP van back-ups?
Norm 13.2 van het normenkader voor het primair en voortgezet onderwijs gaat over procedures voor back-up en herstel. Je schoolbestuur moet kunnen laten zien dat back-ups worden gemaakt, beschermd en getest. Mindtime controleert elke back-uptaak, bewaakt 24/7 en bewaart een onveranderbare, air-gapped kopie. Zo heb je bewijs voor de zelfevaluatie die vanaf 1 januari 2027 nodig is.
Hoelang moeten we leerlinggegevens bewaren?
Dat hangt af van het soort gegevens. Verzuimgegevens en gegevens over in- en uitschrijving bewaar je tot vijf jaar nadat een leerling de school heeft verlaten, de financiële administratie zeven jaar. Voor andere gegevens gelden kortere termijnen. Kennisnet publiceert een bewaartermijnenoverzicht voor scholen. Een back-up helpt je om die termijnen ook na een incident te halen. Je eigen verwijderbeleid bepaalt wanneer gegevens weg mogen.
Kan Mindtime een back-up maken van onderzoeksdata buiten Microsoft 365 of Google?
Ja. Mindtime maakt back-ups van Linux-servers, Synology- en QNAP-NAS-apparaten, databases zoals PostgreSQL, MySQL en SQL Server, en workloads in AWS, Azure en Google Cloud. Onderzoeksgroepen kunnen zo een onveranderbare kopie buiten de deur bewaren in Nederland of Duitsland, zonder hun werkdata te verplaatsen.
Kan onze IT-partner de back-ups van meerdere scholen beheren?
Ja. Scholengroepen en IT-dienstverleners in het onderwijs beheren in de multi-tenant console van Mindtime elke school als aparte tenant. Met REST API's en hooks koppelen ze die aan hun eigen tools. Je betaalt naar gebruik en white-label is mogelijk. Support krijg je in het Nederlands, Duits of Engels, van mensen en niet van chatbots.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.