English
Nederlands
DeutschOverheid en onderwijs
Back-up voor muziekscholen: van inschrijving tot voorspeelavond
Mindtime maakt een back-up van de laptops, de NAS en het Microsoft 365- of Google Workspace-account waarin je muziekschool inschrijvingen, arrangementen en opnames bewaart. De back-ups zijn onveranderbaar (immutable), met een air-gapped kopie: een kopie zonder verbinding met je netwerk. Ze staan in de eigen datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Muziekscholen hebben een back-up buiten de deur nodig, omdat inschrijvingen, toestemmingsformulieren voor foto's en jaren aan lesmateriaal vaak op één kantoorlaptop of NAS staan. De Belastingdienst verwacht dat stichtingen hun digitale administratie zeven jaar bewaren en er back-ups van maken. Mindtime bewaart onveranderbare, air-gapped kopieën in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
Wat er op het spel staat
De data die je muziekschool niet kwijt mag raken
Inschrijvingen, lesroosters en wachtlijsten
In je inschrijvingen staan de namen en geboortedata van leerlingen, de contactgegevens van ouders en wie bij welke docent les heeft. Raak je ze kwijt aan het begin van het lesjaar, dan kun je geen facturen sturen, geen roosters vullen en geen gezin vertellen dat hun kind een plek heeft.
Arrangementen, partituren en opnames
Docenten bouwen in de loop der jaren arrangementen voor ensembles op, aangepaste partijen voor beginners en oefenopnames. Meestal staan die als MuseScore- of Sibelius-bestanden op hun eigen laptop. Dat materiaal bestaat zelden ergens anders.
Toestemming voor foto's en beeld van voorspeelavonden
Foto's en video's van voorspeelavonden komen op je website en sociale media. Voor leerlingen onder de 16 heb je toestemming van de ouders nodig en moet je die kunnen aantonen. De ondertekende formulieren of de antwoorden bij de inschrijving zijn dus net zo belangrijk als de beelden zelf.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van muziekscholen vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Stichtingen bewaren hun administratie zeven jaar en maken back-ups
Volgens de Belastingdienst geldt voor stichtingen en verenigingen een bewaarplicht van minimaal zeven jaar voor de hele administratie. Digitale gegevens moeten die hele periode toegankelijk en leesbaar blijven, en je bent verplicht er back-ups van te maken. [1]
Btw-vrijstelling hangt af van de leeftijd van de leerling
Onderwijs in muziek, dans, toneel, beeldende kunst en circus aan mensen jonger dan 21 jaar is vrijgesteld van btw. Het gaat om de leeftijd van de leerling bij de start van de cursus. De geboortedata in je inschrijvingen bepalen dus direct hoe je de btw behandelt. [2]
Toestemming van ouders voor beeld van kinderen onder de 16
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens heb je voor leerlingen onder de 16 toestemming van hun ouders nodig voordat je foto's of video publiceert. Je moet kunnen aantonen dat je geldige toestemming hebt. En intrekken moet net zo makkelijk zijn als toestemming geven. [3]
Geen sector onder de Cyberbeveiligingswet
Kunstonderwijs staat niet in de lijst met sectoren van de Cyberbeveiligingswet (Cbw), de Nederlandse uitwerking van NIS2. Muziekscholen vallen er dus niet onder, hoe groot ze ook zijn. De persoonsgegevens van leerlingen beveiligen blijft wel een plicht onder de AVG. [4]
Als het misgaat
Ransomware op de laptop aan de balie, in de week van de inschrijving
Voorbeeld: een centrum voor de kunsten heeft een klein kantoor en een groep parttime docenten. In de week dat de inschrijving sluit, opent iemand op de laptop aan de balie een nepfactuur. De inschrijvingsspreadsheet, de map met ondertekende toestemmingsformulieren en de NAS-share waarmee de laptop synchroniseert, worden allemaal versleuteld. Van de NAS stond ook een back-up in de onveranderbare opslag van Mindtime, en bij die kopie kon de aanvaller niet komen. Het kantoor zet de bestanden terug van vóór de besmetting, controleert ze met het cursusplatform en vraagt de contactpersoon voor privacy of er een melding bij de AP moet komen.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor muziekscholen, per workload
- Back-up van laptops en endpointsArrangementen, lesplannen en opnames staan vooral op de laptops van docenten en van het kantoor.
- NAS-back-upGrote audio- en videobestanden en fotoarchieven staan meestal op een Synology of QNAP in het gebouw.
- Microsoft 365-back-upE-mail met ouders, inschrijvingsspreadsheets en gedeelde docentenmappen draaien vaak in Microsoft 365.
- Google Workspace-back-upWerkt je school in Gmail en Drive, dan heb je een kopie buiten Google nodig voor als een account wordt overgenomen of bestanden verdwijnen.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Lerendoeje.nu (cursusadministratie, appsoftware) | Een webplatform voor cursusinschrijving, betalingen en roosters dat muziekscholen en kunstencentra gebruiken. Controleer de voorwaarden voor export en bewaartermijnen. Mindtime beschermt de e-mail, bestanden en laptops eromheen. |
|---|---|
| MuseScore en Sibelius (notatiesoftware) | Partituurbestanden staan meestal op de laptop van de docent. De endpointback-up van Mindtime (voor laptops, desktops en mobiele apparaten) bewaart een kopie van die mappen buiten de deur, op Windows en macOS. |
| Microsoft 365 of Google Workspace | Mindtime maakt een back-up van de kantoormail, gedeelde roosters en lesmappen en bewaart die in de datacenters in Nederland en Duitsland. Beide kun je 7 dagen gratis proberen. |
| NAS voor opnames en foto's (Synology of QNAP) | Video's van voorspeelavonden, audio-opnames en fotoarchieven nemen veel ruimte in en staan vaak op een NAS in het gebouw. Mindtime kopieert de NAS naar buiten de deur, onveranderbaar, en controleert elke back-uptaak. |
Voordat je overstapt
Wat muziekscholen ons als eerste vragen
We zijn een kleine stichting die draait op subsidie en lesgeld.
Dan is je administratie kwijtraken op een andere manier duur: de Belastingdienst verwacht hoe dan ook zeven jaar leesbare administratie. Probeer de Microsoft 365- of Google Workspace-back-up van Mindtime 7 dagen gratis, of plan een gratis demo van 15 minuten om te zien wat je moet beschermen.
Ons cursusplatform bewaart de inschrijvingen al online.
Het platform bewaart de data waarvoor het gemaakt is, onder de voorwaarden van de leverancier. De toestemmingsformulieren, het lesmateriaal, de opnames en de e-mail met ouders moet je meestal zelf beschermen. Mindtime maakt daar een back-up van in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland. Bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst.
Back-ups instellen voor al die laptops klinkt als veel werk.
Zijn de apparaten eenmaal toegevoegd, dan is er weinig meer te doen. Mindtime controleert elke back-uptaak en bewaakt ze 24/7. Een laptop die geen back-up meer maakt, valt dus op. Heb je hulp nodig, dan spreek je mensen in het Nederlands, Duits of Engels, nooit een chatbot.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor muziekscholen
Moet een muziekschool als stichting back-ups maken?
Voor de financiële administratie wel. De Belastingdienst vraagt stichtingen en verenigingen hun administratie minimaal zeven jaar te bewaren, digitale gegevens al die tijd toegankelijk en leesbaar te houden en er back-ups van te maken. Een vergeten wachtwoord of een kapotte usb-stick betekent dat je niet meer aan die plicht voldoet. Bewaar de kopie daarom buiten de deur en laat hem controleren.
Waarom is de geboortedatum van een leerling belangrijk voor onze btw-aangifte?
Kunstonderwijs aan mensen onder de 21 is vrijgesteld van btw. De leeftijd van de leerling bij de start van de cursus bepaalt of de vrijstelling geldt. Raak je de inschrijvingen kwijt, dan kun je moeilijk laten zien waarom je over sommige lessen geen btw rekende. Met een back-up van de administratie blijft dat bewijs beschikbaar zolang de Belastingdienst erom kan vragen.
Hoe bewaren we de toestemming van ouders voor foto's?
Bewaar de toestemming bij de inschrijving van de leerling, op een plek waarvan je een back-up maakt. De Autoriteit Persoonsgegevens verwacht dat je geldige toestemming kunt laten zien voor beeld van kinderen onder de 16, en dat intrekken makkelijk is. Verdwijnen die gegevens bij een incident, dan kun je niet meer bewijzen dat je mocht publiceren.
Geldt NIS2 voor muziekscholen?
Nee. De Cyberbeveiligingswet geldt voor sectoren zoals energie, vervoer, gezondheidszorg en digitale infrastructuur, en kunstonderwijs hoort daar niet bij. Wat wel geldt, is de AVG: je moet de persoonsgegevens van leerlingen beveiligen, datalekken registreren en ernstige datalekken binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Kunnen zelfstandige muziekdocenten Mindtime ook gebruiken?
Ja. Een zzp-docent kan net als een school een back-up maken van een laptop met Windows of macOS en van een Microsoft 365- of Google Workspace-account. Mindtime versleutelt de kopieën tijdens transport met AES-256 en bewaart ze alleen in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.