English
Nederlands
DeutschOverheid en onderwijs
Back-up voor kinderopvang, kinderdagverblijven en buitenschoolse opvang
Mindtime maakt een back-up van het Microsoft 365- of Google Workspace-account, de kantoorlaptops en de bestandsopslag rond je kinderopvangsoftware. Elke kopie is onveranderbaar (immutable) en één kopie is air-gapped, zonder verbinding met je netwerk. Alles blijft in de eigen datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Kinderopvangorganisaties hebben een onafhankelijke back-up nodig. Plaatsingsovereenkomsten, personeelsroosters, observaties en meldcodenotities moeten beschikbaar blijven voor ouders, de Belastingdienst en onaangekondigde GGD-inspecties. Veel daarvan staat in mail en gedeelde mappen, buiten de kinderopvangsoftware. Mindtime bewaart onveranderbare kopieën en een air-gapped kopie in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
Wat er op het spel staat
De data die je kinderopvang niet kwijt mag raken
Plaatsingsovereenkomsten en kinddossiers
Elk kinddossier bevat het BSN en de geboortedatum van ouders en kind, de afgesproken uren, allergieën en wie het kind mag ophalen. Dezelfde gegevens gaan elke maand naar de Belastingdienst. De kinderopvangtoeslag van ouders hangt daarvan af.
Roosters en presentielijsten
Met personeelsroosters en dagelijkse presentielijsten laat je een inspecteur zien dat elke groep de beroepskracht-kindratio haalde. Raakt een spreadsheet of export kwijt, dan kun je niet meer reconstrueren welke beroepskracht op een bepaalde dag bij welke kinderen was.
Observaties en meldcodenotities
Observaties van de ontwikkeling en notities over zorgen om de veiligheid van een kind horen bij de gevoeligste gegevens die je hebt. Je moet ze zorgvuldig bewaren. Ze moeten beschikbaar zijn voor de mensen die ze nodig hebben als een zorg wordt opgevolgd.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van kinderopvangorganisaties vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
GGD-inspecties namens de gemeente
Gemeenten zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de kinderopvang. De GGD voert de inspecties voor hen uit. Kinderdagverblijven en buitenschoolse opvang krijgen minstens één onaangekondigd bezoek per jaar. De inspectierapporten staan in het Landelijk Register Kinderopvang. [1]
Maandelijkse gegevensaanlevering aan de Belastingdienst
Op grond van artikel 11 van de Regeling Wet kinderopvang leveren kinderopvangorganisaties elke maand gegevens aan: het BSN, de naam en de geboortedatum van kind en ouders, het aantal afgenomen uren opvang, het gemiddelde uurtarief en de einddatum van de opvang. Correcties gaan mee in de volgende maandelijkse aanlevering. [2]
Iedereen die met kinderen werkt, staat in het Personenregister
Medewerkers, stagiairs, uitzendkrachten en vrijwilligers moeten staan in het Personenregister kinderopvang. Daarvoor is een verklaring omtrent het gedrag (VOG) nodig. Personen in het register worden doorlopend gescreend op relevante strafbare feiten. [3]
De meldcode is een wettelijke verplichting
De meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling is in de kinderopvang bij wet verplicht. Medewerkers moeten ook melden als ze vermoeden dat een collega een kind mishandelt. De organisatie moet de kennis en het gebruik van die plicht bevorderen. [4]
Kinderopvang is geen sector van de Cyberbeveiligingswet
De sectoren in de Nederlandse Cyberbeveiligingswet (Cbw), die NIS2 omzet, omvatten geen kinderopvang. Je beveiligingsplichten komen uit de AVG. Die geldt voor het BSN en andere gegevens van kinderen die je verwerkt. [5]
Als het misgaat
Versleutelde bestanden op het hoofdkantoor in de week voor een inspectie
Voorbeeld: een kinderopvangorganisatie met enkele kinderdagverblijven en BSO-locaties ziet dat ransomware de laptops op het hoofdkantoor en de gesynchroniseerde gedeelde mappen heeft versleuteld. De kinderopvangsoftware, die de leverancier host, blijft werken. Maar de getekende contracten, de geëxporteerde roosters, het veiligheids- en gezondheidsbeleid en de meldcodedossiers zijn onleesbaar. De officemanager zet de gedeelde mappen en laptops terug vanaf de onveranderbare kopieën van Mindtime, waar de aanvaller niet bij kon. Zo kunnen de locaties hun papieren laten zien als de GGD komt. De organisatie beoordeelt ook of het incident gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor kinderopvang en kinderdagverblijven, workload per workload
- Microsoft 365-back-upContracten, beleidsdocumenten en mail met ouders staan meestal in Exchange Online, OneDrive en SharePoint.
- Google Workspace-back-upOrganisaties die in Gmail en Drive werken, hebben een kopie nodig die terug te zetten blijft als een account in verkeerde handen valt.
- Back-up van laptops en endpointsEndpoints zijn laptops, desktops en mobiele apparaten. Planners en locatiemanagers bewaren roosterexports en gescande formulieren op hun eigen laptops.
- NAS-back-upOp een NAS op het hoofdkantoor staan vaak gearchiveerde contracten, scans en personeelsdossiers die nergens anders bestaan.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Flexkids (kinderopvangadministratie, KidsKonnect / Ovivio) | Flexkids verzorgt inschrijving, kind- en personeelsplanning, facturatie en portalen als online platform. Controleer de exportvoorwaarden en bewaartermijnen van de leverancier. Mindtime beschermt de mail, documenten en laptops eromheen. |
|---|---|
| Konnect (ouder- en team-app, Ovivio) | Dagrapportages, foto's en berichten aan ouders staan in de app. Mindtime maakt geen back-up van de app zelf. Het beschermt de kantoormail, gedeelde mappen en apparaten die je team daarnaast gebruikt. |
| Bitcare (kinderopvangsoftware) | Bitcare is webgebaseerd en dekt kindplanning, personeelsplanning, de ouderapp en facturatie. Lees, zoals bij elke SaaS, de exportvoorwaarden. Mindtime maakt een back-up van de data die je zelf bewaart. |
| Microsoft 365 of Google Workspace | Mail met ouders, getekende contracten, beleidsdocumenten en roosterexports krijgen een back-up in de datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland. Je kunt het 7 dagen gratis proberen. |
| Kantoorlaptops en een NAS op het hoofdkantoor | Locatiemanagers en planners bewaren exports en scans vaak lokaal. Mindtime maakt een back-up van Windows- en macOS-laptops en Synology- of QNAP-NAS'en buiten de deur en controleert elke taak. |
Voordat je overstapt
Wat kinderopvangorganisaties ons het eerst vragen
Onze kinderopvangsoftware is online. Maakt de leverancier niet overal een back-up van?
De leverancier beschermt zijn eigen platform, onder zijn eigen voorwaarden en voor zijn eigen doelen. Getekende contracten in je mailbox, beleidsdocumenten in SharePoint en exports op de laptop van een planner vallen daar buiten. Van die stukken bewaart Mindtime een onafhankelijke, onveranderbare kopie in eigen Tier III-datacenters. Bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst.
We hebben de BSN's van kinderen en ouders. Waar komt onze data terecht?
In de eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland, en nergens anders. Data is tijdens transport versleuteld met AES-256 en beheeracties vragen MFA (meervoudige authenticatie). De beveiliging van Mindtime is ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd.
We zijn één locatie met één kantoor-pc. Is dit iets voor ons?
Ja. Kleine opstellingen zijn vaak het kwetsbaarst, omdat één laptop alles bevat. Begin met 7 dagen gratis proberen voor Microsoft 365 of Google Workspace, of plan een gratis demo van 15 minuten. Daarna controleert Mindtime elke back-uptaak en bewaakt alles 24/7, zodat jij dat niet hoeft te doen.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor kinderopvang en kinderdagverblijven
Hoelang moeten we presentielijsten en personeelsroosters bewaren?
Daarvoor geldt geen aparte wettelijke termijn. In 2023 stelde de overheid een bewaarplicht van zes weken voor roosters en presentielijsten voor, maar de minister trok die in 2024 in. GGD-inspecteurs kunnen bij een onaangekondigd bezoek nog steeds de beroepskracht-kindratio controleren. Houd deze gegevens dus beschikbaar en bewaar financiële gegevens volgens de fiscale bewaartermijn.
Wat gebeurt er als onze contractgegevens kwijtraken vóór de maandelijkse aanlevering?
De maandelijkse aanlevering aan de Belastingdienst bevat van elk kind en elke ouder het BSN, de naam en de geboortedatum, de afgenomen uren, het gemiddelde uurtarief en de einddatum. Onjuiste of ontbrekende gegevens moet je in de volgende aanlevering corrigeren. Verschillen kunnen gevolgen hebben voor de kinderopvangtoeslag van ouders. Zet je de brondata terug vanaf een schone back-up, dan lever je op tijd de juiste cijfers aan.
Is de Cyberbeveiligingswet van toepassing op kinderopvangorganisaties?
Nee. Kinderopvang valt niet onder de sectoren van de Nederlandse NIS2-wet. Dat maakt beveiliging niet vrijblijvend. De AVG eist passende bescherming van de persoonsgegevens die je verwerkt, waaronder BSN's en informatie over de gezondheid en ontwikkeling van kinderen. Ernstige datalekken moeten binnen 72 uur worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe beschermen we meldcodedossiers in een back-up?
Behandel de back-up met dezelfde zorg als het origineel. Bewaar meldcodedossiers in een afgeschermde map en zorg dat alleen bevoegde medewerkers ze kunnen terugzetten. Mindtime vraagt MFA voor beheeracties, versleutelt data tijdens transport met AES-256 en bewaart kopieën alleen in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
Kan onze IT-partner de back-ups van al onze locaties beheren?
Ja. IT-partners beheren met de multi-tenantconsole van Mindtime elke kinderopvangorganisatie of elke locatie als aparte tenant, met betalen naar gebruik en white-label-opties. Je krijgt support in het Nederlands, Duits of Engels, van mensen en niet van een callcenter in het buitenland of een chatbot.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.