English
Nederlands
DeutschOverheid en onderwijs
Back-up voor gemeenten, opgeslagen in Nederland en Duitsland
Mindtime kopieert de mail, bestanden, servers en laptops van je gemeente naar onveranderbare (immutable) opslag in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland. Daarnaast bewaart Mindtime een air-gapped kopie, zonder verbinding met je netwerk, en controleert elke back-uptaak.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Gemeenten hebben onafhankelijke back-ups nodig die ze kunnen terugzetten. De Archiefwet, de Woo en de Cyberbeveiligingswet gaan er allemaal van uit dat een gemeente na een incident haar stukken nog kan leveren. Sinds 15 augustus 2026 is elke Nederlandse gemeente een essentiële entiteit onder de Cbw. Mindtime bewaart onveranderbare, air-gapped back-ups van mail, bestanden, servers en laptops in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
Wat er op het spel staat
De data die een gemeente niet kwijt mag raken
Zaakdossiers en besluiten
Vergunningen, bezwaarschriften, dossiers uit het sociaal domein en raadsbesluiten staan in zaaksystemen en in de documentopslag daaromheen. Veel van die stukken moeten jarenlang vindbaar blijven. Een deel moet je volgens de archiefregels zelfs blijvend bewaren.
Mailboxen van sleutelfunctionarissen
Volgens de VNG-selectielijst voor e-mail bewaar je de mailboxen van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en andere sleutelfunctionarissen blijvend. Een verloren of gewiste mailbox is dan een gat in het openbare archief, niet alleen een IT-probleem.
Gegevens van inwoners en uit het sociaal domein
Gemeenten beheren een van de gevoeligste verzamelingen persoonsgegevens van het land: dossiers over bijstand, jeugdzorg en zorg thuis. Raken die gegevens kwijt of lekken ze uit, dan begint de termijn van de meldplicht datalekken onder de AVG te lopen. En inwoners verwachten terecht antwoorden.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van gemeenten vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Cyberbeveiligingswet: gemeenten zijn essentiële entiteiten
Artikel 8 van de Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse uitwerking van NIS2, wijst provincies, gemeenten en waterschappen aan als essentiële entiteiten, ongeacht hun omvang. De wet geldt sinds 15 augustus 2026. [1]
Zorgplicht en meldplicht in stappen
Onder de Cbw moeten organisaties passende maatregelen nemen om hun diensten draaiende te houden. Voor overheidsorganisaties is de BIO2 daarbij het uitgangspunt. Significante incidenten meld je in stappen bij het NCSC: een vroegtijdige waarschuwing binnen 24 uur, een incidentmelding binnen 72 uur en een eindrapport binnen een maand. [3]
BIO2 als basis voor informatiebeveiliging
De vernieuwde Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO2) is op 23 september 2025 vastgesteld. Voor gemeenten is de BIO2 een richtinggevend kader. Hij wordt verwerkt in de verplichtingen die uit de Cyberbeveiligingswet volgen. [5]
Nieuwe Archiefwet vanaf 1 januari 2027
De nieuwe Archiefwet geldt vanaf 1 januari 2027 voor de hele overheid, dus ook voor gemeenten. Stukken die blijvend bewaard moeten worden, gaan na 10 jaar naar het archief in plaats van na 20 jaar. En digitale informatie moet je goed beheren vanaf het moment dat die ontstaat. [6]
Vaste bewaartermijnen voor e-mail
Volgens de VNG-selectielijst voor gemeentelijke e-mail (van kracht sinds 1 januari 2024) bewaar je mail van sleutelfunctionarissen blijvend. Mail van andere medewerkers bewaar je 7 jaar, mail uit gedeelde functionele mailboxen 1 jaar na verzending of ontvangst. [7]
Als het misgaat
Ransomware in de documentopslag
Voorbeeld: een middelgrote gemeente wordt op een vrijdagavond getroffen door ransomware. De fileservers achter het zaaksysteem worden versleuteld. De aanvallers proberen ook elke back-up te verwijderen die ze vanuit het gemeentenetwerk kunnen bereiken. Maar de kopieën van Mindtime zijn onveranderbaar en één kopie is air-gapped, dus die blijven intact. Als de IBD en het eigen team van de gemeente de omgeving hebben opgeschoond, zet het IT-team servers en gedeelde bestanden terug in een geïsoleerde herstelomgeving. Het laat ze scannen op malware en neemt ze op volgorde van prioriteit weer in gebruik. In de incidentmelding staat dan precies welke data is teruggezet, en van welk moment.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor gemeenten, per workload
- Microsoft 365-back-upDe meeste gemeenten hebben hun mail en gedeelde documenten in Microsoft 365. Door de selectielijst voor e-mail horen die mailboxen bij het archief.
- Google Workspace-back-upGemeenten en gemeenschappelijke regelingen die Gmail en Drive gebruiken, hebben een kopie nodig buiten de herstelopties van Google zelf. Die zijn beperkt in tijd.
- Back-up van VMware en Hyper-VZaaksystemen en documentopslag draaien vaak nog op virtuele servers in het eigen datacenter van de gemeente.
- Back-up van databasesApplicaties voor burgerzaken, belastingen en financiën bewaren hun data in SQL Server- of Oracle-databases. Daarvan heb je consistente back-ups nodig.
- Disaster RecoveryMet standby-infrastructuur en elk kwartaal een DR-test houdt een gemeente haar dienstverlening aan inwoners draaiende als het eigen datacenter niet beschikbaar is.
- NIS2 ComplianceAls essentiële entiteiten onder de Cbw moeten gemeenten laten zien hoe ze de continuïteit van hun dienstverlening beschermen. Back-up is daar een onderdeel van.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Centric (burgerzaken, belastingen, sociaal domein) | Draait een Centric-applicatie op servers in je eigen datacenter, dan maakt Mindtime een back-up van die virtuele machines en databases. Neem je Centric-diensten gehost af? Controleer dan de afspraken over export en bewaartermijnen in je contract. |
|---|---|
| PinkRoccade Local Government (iBurgerzaken, iFinanciën) | PinkRoccade levert zijn software ook vanuit een eigen cloud. Controleer voor die modules de afspraken van de leverancier over export en bewaartermijnen. Mindtime beschermt de data in Microsoft 365 of Google Workspace, de fileservers en de laptops eromheen. |
| iBabs (raadsvergaderingen en besluitvormingsstukken) | iBabs is een SaaS-platform, dus vraag naar de exportmogelijkheden. Bewaar de brondocumenten van raadsstukken in een bestandsopslag of SharePoint-site waarvan Mindtime een back-up maakt. |
| Microsoft 365 (Exchange Online, OneDrive, SharePoint) | Mindtime maakt back-ups van de mail en bestanden in Microsoft 365 en bewaart ze in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. Dat geldt ook voor de mailboxen die je volgens je selectielijst moet bewaren. |
| Google Workspace (Gmail, Drive, gedeelde drives) | Werkt je gemeente of gemeenschappelijke regeling in Google Workspace? Dan bewaart Mindtime een onafhankelijke back-up in NL en DE. Je kunt het 7 dagen gratis proberen. |
| Virtuele servers op VMware of Hyper-V | Mindtime maakt van fileservers, documentopslag en applicatieservers op VMware of Hyper-V een back-up als complete virtuele machine, en controleert elke back-uptaak. |
Google Workspace
Google Workspace-back-up voor gemeenten
Sommige gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en gemeentelijke diensten hebben hun mail en documenten in Gmail, Google Drive en gedeelde drives, vaak naast een apart zaaksysteem. De herstelopties van Google zelf zijn beperkt in tijd. Vertrouw je alleen daarop, dan kun je stukken kwijtraken die je volgens de archiefregels moet bewaren.
- De prullenbak van Drive is geen vangnet. Bestanden in de prullenbak worden na 30 dagen definitief verwijderd. Een beheerder kan items in Drive alleen terugzetten binnen 25 dagen nadat een gebruiker de prullenbak heeft geleegd.
- Google Vault is een tool voor bewaarbeleid en eDiscovery. Google zegt zelf: "Vault isn't a data archive" (Vault is geen archief). Verwijder je een gebruiker of een vereiste licentie, dan kan de data van die gebruiker definitief verdwijnen.
- De Rijksoverheid heeft Google Workspace Enterprise laten toetsen in een DPIA en latere verificatierapporten. Daarin staan maatregelen voor overheidsorganisaties. Die gaan over privacy-instellingen. Of je verwijderde of versleutelde data kunt terugzetten, is een andere vraag.
- Mindtime maakt een back-up van Google Workspace in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland, met onveranderbare opslag en een air-gapped kopie. Probeer het 7 dagen gratis.
Voordat je overstapt
Wat gemeenten ons als eerste vragen
Onze softwareleveranciers maken al back-ups. Waarom nog een?
De back-up van een leverancier dekt zijn eigen platform, op zijn eigen voorwaarden. Zelf kun je er zelden iets uit terugzetten. Je mailboxen, gedeelde drives, fileservers en laptops blijven meestal je eigen verantwoordelijkheid. Mindtime voegt een onafhankelijke, onveranderbare kopie toe in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract.
Gaan de gegevens van onze inwoners Nederland uit?
Mindtime bewaart back-ups alleen in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland. De data blijft dus binnen de EU. Tijdens transport is de data versleuteld met AES-256, en voor beheeracties is MFA (meervoudige authenticatie) nodig. Mindtime is ISO 27001-gecertificeerd en bij je contract krijg je een verwerkersovereenkomst.
We leggen al elk jaar via ENSIA verantwoording af over informatiebeveiliging. Is dit extra werk?
Meestal bespaart het juist werk. Mindtime controleert elke back-uptaak en bewaakt 24/7. Zo heeft je CISO vastgelegd wat er wanneer beschermd was. Klanten van Disaster Recovery krijgen daarnaast elk kwartaal een DR-test. Daarmee heb je in de jaarlijkse verantwoordingsronde iets concreets om naar te verwijzen.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor gemeenten
Geldt de Cyberbeveiligingswet ook voor kleine gemeenten?
Ja. De Cbw wijst gemeenten, provincies en waterschappen aan als essentiële entiteiten, ongeacht hun omvang. De wet geldt sinds 15 augustus 2026. Bij gemeenten en provincies houdt de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI) toezicht. De RDI noemt de BIO2 als uitgangspunt om aan de wet te voldoen. Mindtime helpt met het back-updeel: onveranderbare, gecontroleerde kopieën buiten de deur.
Hoelang moet een gemeente e-mail bewaren?
Dat hangt af van de afzender. Volgens de VNG-selectielijst voor e-mail bewaar je de mailboxen van sleutelfunctionarissen, zoals de burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris, blijvend. Mail van andere medewerkers mag na 7 jaar worden vernietigd, mail uit gedeelde functionele mailboxen na 1 jaar. Een back-up is geen archief. Wel kun je er een verwijderde of versleutelde mailbox mee terugzetten voordat die termijnen verstreken zijn.
Wat heeft de Wet open overheid met back-ups te maken?
Artikel 2.4 van de Woo verplicht elk bestuursorgaan om de documenten die het ontvangt of maakt in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. Artikel 4.4 legt voor een Woo-verzoek een standaard beslistermijn van vier weken vast. Gaat een fileserver of mailbox verloren, dan kun je die documenten niet vinden of openbaar maken. Een back-up die je kunt terugzetten, ondersteunt dus de informatiehuishouding waar de Woo van uitgaat.
Wie helpt een gemeente bij een cyberincident?
De Informatiebeveiligingsdienst (IBD) is de sectorale CERT voor alle Nederlandse gemeenten en onderdeel van de VNG. De IBD biedt incidentrespons en advies. De rol van Mindtime is beperkter: zorgen dat er schone data klaarstaat om terug te zetten. Mindtime herstelt in een geïsoleerde omgeving en scant back-ups op malware. Je krijgt support van mensen in het Nederlands, Duits of Engels, geen chatbots.
Kan een shared service-organisatie de back-ups van meerdere gemeenten beheren?
Ja. De Cbw geldt ook voor gemeenschappelijke regelingen onder de Wet gemeenschappelijke regelingen die voldoen aan de criteria voor overheidsorganisaties. Een shared service center of IT-partner kan in de multi-tenant console van Mindtime elke gemeente als aparte tenant beheren. Er zijn REST API's en hooks voor de eigen tooling, en je betaalt naar gebruik.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.