English
Nederlands
DeutschRetail, horeca en vrije tijd
Back-up van klantdossiers voor schoonheidssalons en huidtherapiepraktijken
Mindtime maakt een back-up van de salonlaptop, mobiele apparaten, NAS en Microsoft 365 of Google Workspace, waar klantkaarten, foto's en behandelnotities terechtkomen. We bewaren onveranderbare kopieën in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Schoonheidssalons en huidtherapeuten hebben een back-up nodig, want klantdossiers bevatten behandelgeschiedenis, voor-en-nafoto's en gezondheidsgegevens, en huidtherapeuten moeten patiëntdossiers 20 jaar bewaren. Mindtime bewaart onveranderbare kopieën van laptops, apparaten en mailboxen in eigen Nederlandse en Duitse datacenters, versleuteld tijdens transport en met ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging.
Wat er op het spel staat
De data die je salon of praktijk niet kwijt mag raken
Klantkaarten en behandelgeschiedenis
Welke producten, welke instellingen, welke reacties: met de klantkaart kan elke collega een behandeling veilig voortzetten. ANBOS omschrijft de kaart als de plek met klantgegevens, de gegeven behandeling, bijzonderheden en resultaten.
Voor-en-nafoto's
Foto's van het behandelde gebied zijn gebruikelijk bij schoonheidsbehandelingen, en klanten willen die niet kwijt of gelekt zien. Veel foto's staan alleen op een telefoon of tablet.
Patiëntdossiers van een huidtherapeut
Huidtherapeut is een beschermde titel volgens artikel 34 van de Wet BIG, en de praktijk houdt een patiëntdossier bij op grond van de WGBO. Verwijsbrieven, toestemming en behandelplannen horen bij dat dossier.
Regels en verplichtingen
Wat de regels vragen van schoonheidssalons en huidtherapeuten
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Huidtherapeuten: patiëntdossiers 20 jaar bewaren
Volgens de WGBO moet een huidtherapeut van elke patiënt een dossier bijhouden, met een bewaarplicht van 20 jaar. Dat zegt de Nederlandse Vereniging van Huidtherapeuten (NVH). De Rijksoverheid legt uit dat die termijn loopt vanaf de laatste wijziging in het dossier. [1]
Schoonheidssalons: zorgvuldig opslaan, beperkt bewaren
ANBOS, de brancheorganisatie voor schoonheidsspecialisten, vertelt klanten dat de salon dossiers en foto's volgens de AVG opslaat: papier in een afgesloten kast, digitale bestanden achter een wachtwoord of in een versleutelde applicatie. ANBOS zegt ook dat de gegevens maximaal twee jaar na de laatste behandeling bewaard blijven. [4]
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens
Huidaandoeningen, medicijnen en allergieën die je bij de intake noteert, zeggen iets over de gezondheid van een klant. Onder de AVG is het verwerken van zulke gegevens in principe verboden, tenzij een specifieke uitzondering geldt. [5]
Een kwijtgeraakte laptop kan een meldplichtig datalek zijn
Zijn klant- of patiëntgegevens blootgesteld, gewijzigd of niet meer beschikbaar, bijvoorbeeld door een gestolen laptop of ransomware, dan verwacht de Autoriteit Persoonsgegevens een melding binnen 72 uur. [6]
NIS2: geen sector op de lijst
Schoonheids- en huidverzorgingspraktijken horen niet bij de NIS2-sectoren waarop de Cyberbeveiligingswet sinds 15 augustus 2026 van toepassing is. Micro- en kleine bedrijven buiten die sectoren vallen in principe niet onder de wet. [7]
Als het misgaat
Een praktijklaptop gestolen uit de auto
Voorbeeld: een huidtherapiepraktijk met twee behandelkamers houdt de patiëntdossiers bij in een online praktijksysteem. Verwijsbrieven, getekende toestemmingsformulieren en behandelfoto's staan echter in een map op de praktijklaptop. De laptop wordt gestolen uit een geparkeerde auto. Omdat Mindtime een back-up maakte, zet de therapeut de map nog in dezelfde week terug op een nieuwe laptop. Zonder die kopie waren documenten weg die 20 jaar bij het patiëntdossier horen. Omdat er met die schijf patiëntgegevens de praktijk hebben verlaten, beoordeelt de therapeut ook of de diefstal gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor schoonheidssalons en huidtherapeuten, per workload
- Back-up van laptops en endpointsDe salonlaptop, telefoons en tablets met foto's en klantnotities krijgen een back-up buiten de deur.
- Google Workspace-back-upGebruik je Gmail en Drive, dan krijg je een onafhankelijke kopie van mail en bestanden, met 7 dagen gratis proberen.
- Microsoft 365-back-upMailboxen en OneDrive-mappen met toestemmingsformulieren en verwijsbrieven krijgen een aparte kopie buiten de omgeving van Microsoft.
- NAS-back-upEen kleine NAS in de salon met klantfoto's of oude dossiers kopieert Mindtime off-site, buiten het bereik van diefstal en waterschade.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Salonized | Salonized is cloudsoftware voor salons, voor afspraken, klantdossiers en betalingen. Controleer de export- en bewaarvoorwaarden van de leverancier. Mindtime beschermt de mail, bestanden en apparaten eromheen. |
|---|---|
| Treatwell | Boekingen via Treatwell staan op dat platform. Houd je eigen klantcommunicatie in een mailbox waarvan Mindtime een back-up maakt, en exporteer klantlijsten volgens de mogelijkheden van de leverancier. |
| Telefoons en tablets met behandelfoto's | Voor-en-nafoto's op een telefoon of tablet vallen onder de endpoint-back-up van Mindtime. Die omvat laptops, desktops en mobiele apparaten. |
| Microsoft 365 of Google Workspace | Verwijsbrieven, toestemmingsformulieren en leveranciersfacturen komen vaak per e-mail binnen. Mindtime maakt een back-up van de mailbox, OneDrive of Google Drive en gedeelde mappen. |
Voordat je overstapt
Wat schoonheidssalons en huidtherapeuten ons eerst vragen
Mijn salonsoftware slaat alles online op.
Die software slaat de afspraken en dossiers op die erin staan, onder de voorwaarden van de leverancier. Foto's op telefoons, toestemmingsformulieren in je mailbox en documenten op de laptop vallen meestal erbuiten. Controleer de exportmogelijkheden van de leverancier en laat Mindtime de rest beschermen.
Ik run de salon alleen. Is dit iets voor mij?
Juist dan, want er is geen collega met een tweede kopie. Mindtime controleert elke back-uptaak en bewaakt 24/7, dus je hoeft niet te onthouden dat je een kopie maakt. In een gratis demo van 15 minuten zie je wat het voor één laptop en een telefoon inhoudt.
Waar komen de foto's van mijn klanten terecht?
In de eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland, en nergens anders. Data wordt met AES-256 versleuteld tijdens transport, beheeracties vragen MFA (meervoudige authenticatie) en je tekent als onderdeel van het contract een verwerkersovereenkomst met ons.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor schoonheidssalons en huidtherapeuten
Hoelang moet een schoonheidssalon klantkaarten bewaren?
Volgens ANBOS maximaal twee jaar na de laatste behandeling. Stel de bewaartermijn van je back-up in op je eigen bewaarbeleid, zodat oude klantkaarten niet langer in de back-up staan dan in de salon. De support van Mindtime vertelt je in het Nederlands, Duits of Engels hoe je dat instelt.
Hoelang moet een huidtherapeut patiëntdossiers bewaren?
20 jaar volgens de WGBO, geteld vanaf de laatste wijziging in het dossier. Dat is veel langer dan de meeste laptops of praktijksystemen meegaan. Het dossier moet dus migraties, wisselingen van leverancier en hardwarestoringen overleven. Onveranderbare back-ups voor de lange termijn in Nederlandse en Duitse datacenters houden documenten buiten het praktijksysteem in die periode beschikbaar.
Krijgen behandelfoto's op mijn telefoon een back-up?
Ja, met de endpoint-back-up van Mindtime: die omvat Windows-, macOS- en Linux-laptops en mobiele apparaten. Foto's worden gekopieerd naar de datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland. Een kwijtgeraakte of kapotte telefoon betekent dus niet meer dat je voor-en-nafoto's kwijt zijn. Verwijder foto's die je niet meer nodig hebt ook van de telefoon zelf.
Moet een salon zich zorgen maken over NIS2?
Nee. Schoonheids- en huidverzorging zijn geen NIS2-sectoren, dus de Cyberbeveiligingswet geldt niet voor een salon of huidtherapiepraktijk. De AVG wel, en die behandelt gezondheidsgegevens als bijzondere persoonsgegevens. Een beveiligde back-up, versleuteld tijdens transport, helpt je laten zien dat je dat serieus neemt.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.