English
Nederlands
DeutschRetail, horeca en vrije tijd
Back-up voor horeca en hotels: reserveringen, gasten en kassa blijven herstelbaar
Mindtime maakt een back-up van de back-officeserver, de kassadatabase, de frontdesk-laptops en het Microsoft 365 of Google Workspace waarop je hotel of restaurant draait. De kopieën staan in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland. Ze zijn onveranderbaar (immutable), en er is ook een air-gapped kopie: een kopie zonder verbinding met je netwerk.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Hotels en restaurants hebben een off-site back-up nodig. Je moet het nachtregister op verzoek kunnen tonen, de Belastingdienst verwacht dat kassagegevens zeven jaar off-site staan, en ransomware kan check-in en betalingen in één keer stilzetten. Mindtime bewaart onveranderbare, gecontroleerde kopieën van servers, laptops en mailboxen in eigen Nederlandse en Duitse datacenters.
Wat er op het spel staat
De data die je in je restaurant of hotel niet kwijt mag raken
Reserveringen en gastprofielen
Boekingen via je website, Booking.com en de telefoon, plus voorkeuren van gasten en aanbetalingen, staan in het PMS (property management system) of reserveringssysteem. Verdwijnt dat op een vrijdagmiddag, dan weet niemand wie er aankomt.
Het nachtregister
Voor elke betaalde overnachting moet je de naam, de woonplaats en de aankomst- en vertrekdatum van de gast registreren. Politie en gemeenteambtenaren kunnen het register opvragen. Raak je het kwijt, dan heb je dus niet alleen een praktisch probleem, maar ook een juridisch.
Kassajournalen, facturen en allergenenlijsten
Elke bestelling die je in het restaurant of de bar aanslaat, is een fiscaal gegeven. Je recepten en allergenenlijsten gebruikt je personeel als een gast vraagt naar noten of gluten. Beide moeten compleet en leesbaar blijven.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van restaurants en hotels vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Een gastenregister bijhouden (nachtregister)
Artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht verplicht iedereen die tegen betaling overnachtingen aanbiedt een register bij te houden. Gemeentelijke regels, zoals de APV van Schiedam, noemen de gegevens: naam, woonplaats, aankomst- en vertrekdatum en het soort legitimatiebewijs dat is getoond. Het legitimatiebewijs zelf mag je niet kopiëren of bewaren. Politie en gemeentelijke handhavers (boa's) mogen het register opvragen. [1]
Zeven jaar kassagegevens, off-site bewaard
Volgens de Handreiking voor een betrouwbaar afrekensysteem van de Belastingdienst moeten transactiegegevens zeven jaar compleet en leesbaar blijven. Ze mogen niet worden samengevat. Vanwege mogelijke calamiteiten moeten ze volgens dezelfde handreiking off-site worden bewaard. [3]
Allergeneninformatie vastleggen
Restaurants die onverpakte levensmiddelen serveren, moeten gasten informeren over 14 allergenen. Ook als je personeel dit mondeling doet, eist de NVWA dat de informatie schriftelijk of elektronisch beschikbaar is voor personeel en inspecteurs. Je allergenenlijsten zijn dus gegevens die je moet beschermen. [4]
Datalekken met gastgegevens binnen 72 uur melden
In je gastenbestand staan contactgegevens, ID-gegevens en soms betaalgegevens. Raken die bloot of op slot door ransomware of een kwijtgeraakte laptop, dan verwacht de Autoriteit Persoonsgegevens een melding binnen 72 uur nadat je het lek hebt vastgesteld. [6]
NIS2: de horeca valt niet onder de genoemde sectoren
Verblijfsaccommodatie en restaurants staan niet tussen de NIS2-sectoren waarop de Cyberbeveiligingswet (Cbw) sinds 15 augustus 2026 van toepassing is. De vermelding voor voedsel gaat over groothandel en industriële voedselproductie en laat de horeca buiten beschouwing. Voor micro- en kleine bedrijven buiten de genoemde sectoren gelden de regels in principe niet. [8]
Als het misgaat
Ransomware op een zaterdagochtend
Voorbeeld: een familiehotel met restaurant opent op zaterdagochtend het kantoor en ziet dat de reserveringsserver en de gedeelde drive zijn versleuteld. Op het scherm staat een losgeldbericht. De frontdesk werkt met uitgeprinte aankomstlijsten, terwijl de eigenaar hulp inschakelt. De back-ups zijn onveranderbaar en er is een air-gapped kopie, dus de aanvaller kon ze niet aanpassen. De server wordt teruggezet vanaf de laatste schone back-up in een geïsoleerde omgeving, gescand en daarna weer in gebruik genomen. De eigenaar meldt het incident bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Gaten in het nachtregister en de kassagegevens vult hij aan met papieren notities en het overzicht van de betaalautomaat.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor horeca en hotels, workload per workload
- Microsoft 365-back-upDe mailbox voor reserveringen, groeps- en evenementcontracten in SharePoint en de OneDrive-mappen van je medewerkers krijgen een onafhankelijke kopie.
- Back-up van laptops en endpointsEndpoints zijn laptops, desktops en mobiele apparaten. Op de frontdesk-pc's, kantoorlaptops en mobiele apparaten van de manager staan exports en documenten die vaak nergens anders staan.
- Back-up van VMware en Hyper-VGrotere hotels draaien het PMS, de kassa-back-office en de fileserver vaak als virtuele machines op één host. Mindtime maakt van die host in zijn geheel een back-up.
- Back-up van databasesBack-officedatabases op SQL Server of MySQL worden in een consistente staat vastgelegd.
- NAS-back-upSynology- of QNAP-NAS'en met menukaarten, foto's en gedeelde mappen worden buiten de deur gekopieerd, weg van het pand.
- Disaster RecoveryValt de server op locatie uit in het hoogseizoen, dan kun je met standby-infrastructuur je systemen weer draaien. Elk kwartaal een DR-test laat zien dat het werkt.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Mews | Mews is een property management system in de cloud. Controleer bij de leverancier de voorwaarden voor export en bewaartermijn van reserveringen en gastprofielen. Mindtime beschermt de e-mail en bestanden in Microsoft 365 of Google Workspace en de frontdesk-laptops eromheen. |
|---|---|
| unTill | unTill heeft een cloudversie (unTill Air) en opstellingen met hardware in de zaak. Draait je kassa-back-office op een pc of server op locatie, dan maakt Mindtime een back-up van die machine en de data erop. |
| Zenchef (voorheen Formitable) | Restaurantreserveringen draaien hier als dienst. Exporteer reserverings- en gastenlijsten regelmatig naar SharePoint, OneDrive of Google Drive. Daar maakt Mindtime een back-up van. |
| Booking.com en andere extranets van OTA's | Boekingen van online reisbureaus staan in hun extranet en in je channel manager. De bevestigingsmails in je reserveringsmailbox zijn vaak de snelste manier om een dag te reconstrueren. Mindtime maakt een back-up van die mailbox. |
| HACCP- en allergenenbestanden | Veel keukens houden temperatuurlijsten, schoonmaaklijsten en allergenenlijsten bij in Excel of Word. Staan ze op een laptop, in OneDrive of op een NAS, dan vallen ze onder de back-up van endpoints, Microsoft 365 en NAS van Mindtime. |
Voordat je overstapt
Wat restaurants en hotels ons het eerst vragen
Ons PMS draait in de cloud, dus de leverancier regelt de back-ups.
De leverancier beschermt zijn eigen platform. Of je iets kunt herstellen en hoe lang, bepaalt het contract. Controleer dus de voorwaarden voor export en bewaartermijn. Wat meestal buiten het PMS valt, zoals de reserveringsmailbox, evenementcontracten, de kassa-back-office en de frontdesk-laptops, is precies waar Mindtime een back-up van maakt.
We hebben geen IT-afdeling.
Die heb je ook niet nodig. Mindtime controleert elke back-uptaak en bewaakt alles 24/7. Heb je hulp nodig, dan spreek je een mens in het Nederlands, Duits of Engels, nooit een chatbot of een callcenter in het buitenland. Werk je met een lokale IT-partner, dan kan die Mindtime voor je beheren vanuit een multi-tenantconsole.
Staat onze gastdata buiten Europa?
Nee. Back-ups staan alleen in de eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland, met AES-256-versleuteling tijdens transport. Bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst, die de AVG toch al vereist.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor restaurants en hotels
Van welke hoteldata maak ik het eerst een back-up?
Begin met wat je niet opnieuw kunt maken: reserverings- en gastgegevens, het nachtregister, kassa- en factuurgegevens, de reserveringsmailbox en contracten voor evenementen en groepen. Voeg daarna de frontdesk- en kantoorlaptops toe, plus servers of NAS's op locatie. Bij cloudsystemen controleer je de exportmogelijkheden van de leverancier. Bewaar regelmatige exports op een plek waarvan een back-up wordt gemaakt.
Mag een hotel paspoorten van gasten kopiëren voor het register?
Nee. Volgens gemeentelijke handreikingen legt het register naam, woonplaats, aankomst- en vertrekdatum en het soort getoonde ID vast. Het legitimatiebewijs zelf mag je niet kopiëren of bewaren. Het register blijft zo klein, maar moet wel beschikbaar zijn zodra politie of handhavers erom vragen. Bescherm het dus zoals elk ander bedrijfsdocument.
Geldt PCI DSS voor mijn hotel of restaurant?
Als je kaarthoudergegevens opslaat, verwerkt of doorgeeft, ja. Dat is het toepassingsgebied dat de PCI Security Standards Council vaststelt. Typische voorbeelden zijn hotels die kaartgegevens bewaren om boekingen vast te leggen en zaken met betaalautomaten. Je betaalprovider vertelt welke eisen voor jou gelden. Back-ups vervangen die maatregelen niet, maar zorgen ervoor dat de systemen rond je betalingen terug te zetten zijn.
Wat betekent een ransomware-aanval voor een hotel?
Check-in, kamerindeling, kassa en reserveringsmailbox kunnen allemaal tegelijk stilvallen. Herstel hangt af van een kopie die de aanvaller niet kon bereiken of wijzigen. De back-ups van Mindtime zijn onveranderbaar, met een aparte air-gapped kopie. Ze worden gescand op malware en eerst in een geïsoleerde omgeving teruggezet. Zijn gastgegevens geraakt, dan verwacht de Autoriteit Persoonsgegevens een melding binnen 72 uur.
Vallen hotels en restaurants onder NIS2?
Meestal niet. Verblijfsaccommodatie en horeca staan niet in de sectoren van bijlage I en II van NIS2, die de Cyberbeveiligingswet (Cbw) sinds 15 augustus 2026 omzet. Micro- en kleine bedrijven buiten die sectoren vallen in principe buiten het bereik. De AVG, de fiscale regels en de plicht om een nachtregister bij te houden gelden nog steeds. Ze gaan er allemaal van uit dat je je gegevens kunt overleggen.
Kunnen jullie een back-up maken voor een groep hotels of restaurants?
Ja. De servers, laptops en NAS'en van elke vestiging kun je toevoegen aan één account, naast een centrale Microsoft 365- of Google Workspace-tenant. Moet je groep blijven draaien als de hoofdserverruimte uitvalt, dan kun je Mindtime Disaster Recovery toevoegen: standby-infrastructuur, een eerste testfailover meestal binnen 10 dagen en daarna elk kwartaal een DR-test.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.