English
Nederlands
DeutschRetail, horeca en vrije tijd
Back-up voor retail en webshops, zodat bestellingen en kassagegevens terug te zetten blijven
Mindtime maakt een kopie van de servers, orderdatabases en laptops van je winkel en van Microsoft 365 of Google Workspace. Die kopieën staan in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland. Je hebt een onveranderbare kopie en een air-gapped kopie (een kopie zonder verbinding met je netwerk) die ransomware niet kan overschrijven.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Retailers en webshops hebben een off-site back-up nodig. Orderhistorie, kassajournaals en facturen moeten zeven jaar beschikbaar blijven voor de Belastingdienst, en één defecte server of ransomware-aanval kan ze wissen. Mindtime bewaart onveranderbare, air-gapped kopieën van je servers, databases en mailboxen in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
Wat er op het spel staat
De data die retail en webshops niet kunnen missen
Order- en factuurhistorie
Elke online bestelling, terugbetaling en factuur hoort bij je belastingadministratie. Raak je de database van je webshop kwijt, dan verlies je het spoor dat betalingen koppelt aan leveringen en retouren.
Kassajournaals en voorraadstanden
Je kassasysteem legt elke verkoop vast met een tijdstip en een gebruiker. Dat detail moet intact blijven, niet samengevat, zolang de belastingregels dat vragen.
Klantaccounts en de productcatalogus
Klantlogins, afleveradressen en jaren aan producttekst, foto's en prijzen opnieuw opbouwen kost maanden handwerk, als de enige kopie stond op de server die uitviel.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van retail en webshops vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Zeven jaar bewaren, tien jaar voor OSS-btw-administratie
De Belastingdienst eist dat bedrijven hun basisadministratie zeven jaar bewaren. Voor de btw-regeling One Stop Shop (OSS) van de EU geldt een bewaartermijn van tien jaar. Webshops die aan consumenten in andere EU-landen verkopen, kunnen die regeling gebruiken. [1]
Kassagegevens volledig en off-site bewaard
Volgens de Handreiking van de Belastingdienst voor een betrouwbaar afrekensysteem moet je transactiegegevens zeven jaar bewaren zonder ze samen te vatten. Correcties doe je met een tegenboeking, niet door te verwijderen. Vanwege mogelijke calamiteiten moeten deze gegevens volgens de handreiking off-site worden opgeslagen. [2]
PCI DSS als kaartgegevens langs je systemen komen
De PCI Data Security Standard geldt voor elke organisatie die kaartgegevens opslaat, verwerkt of doorgeeft. Vraag je betaalprovider welke eisen voor jouw webshop gelden en welke voor de provider zelf. [3]
Meld een datalek met klantgegevens binnen 72 uur
Volgens de AVG moet je een datalek met klantgegevens binnen 72 uur nadat je het hebt gemerkt melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook verlies van beschikbaarheid is een datalek. Ransomware die je klantendatabase vergrendelt, kan dus meldplichtig zijn. [4]
NIS2: retail is geen genoemde sector
De Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse uitwerking van NIS2, is op 15 augustus 2026 in werking getreden. Retail staat niet bij de genoemde sectoren. Bijlage II noemt wel digitale aanbieders zoals online marktplaatsen. Daarnaast gelden drempels op basis van grootte, vanaf 50 medewerkers of meer dan € 10 miljoen omzet en balanstotaal. [5]
Als het misgaat
Als de winkelserver niet meer opstart
Voorbeeld: een winkel met twee filialen en een webshop op een eigen server merkt op maandagochtend dat de server na een opslagstoring niet meer opstart. De webshop, de voorraaddatabase en de kassa-backoffice draaiden allemaal op die ene machine. Met een off-site, onveranderbare back-up zet het team de server en de database terug vanaf de laatste gecontroleerde back-up op vervangende hardware. Daarna vergelijkt het de nieuwste bestellingen met het overzicht van de betaalprovider. Zonder back-up bouwt het team de catalogus opnieuw op uit bestanden van leveranciers en mailt het klanten voor de ordergegevens.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor retail en webshops, per workload
- Databaseback-upOrder- en voorraaddatabases op MySQL, MariaDB, PostgreSQL of SQL Server krijgen een back-up in een consistente staat, niet als losse bestanden.
- Back-up van Linux-serversZelf gehoste webshops draaien meestal op Linux. De hele server, inclusief configuratie, is beschermd.
- Microsoft 365-back-upE-mail van leveranciers, facturen in OneDrive en prijslijsten in SharePoint krijgen een aparte kopie buiten de omgeving van Microsoft.
- Back-up van laptops en endpointsLaptops in de winkel en thuis bevatten exports, productfoto's en spreadsheets die vaak nergens anders staan.
- Disaster RecoveryLigt de webshop of de kassa-backoffice plat, dan kun je met standby-infrastructuur weer verkopen terwijl het origineel wordt hersteld.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Shopify | Shopify draait je winkel als dienst. Kijk wat de export dekt en wat de bewaartermijnen van de leverancier zijn. Mindtime beschermt de e-mail en bestanden in Microsoft 365 of Google Workspace en de laptops waarmee je team daaromheen werkt. |
|---|---|
| WooCommerce (WordPress) | Draait WooCommerce op je eigen of een gehuurde Linux-server, dan maakt Mindtime een back-up van die server en de MySQL- of MariaDB-database. |
| Lightspeed | Kijk voor de retail-POS en e-commerce van Lightspeed naar de export en de bewaartermijnen van de leverancier. Mindtime beschermt de laptops van de backoffice, spreadsheets en mailboxen daaromheen. |
| Verkopersaccounts op marktplaatsen (bijvoorbeeld bol) | Bestellingen via een marktplaats staan in de systemen van die marktplaats. Bewaar regelmatig exports van bestellingen en facturen in SharePoint, OneDrive of op een NAS waarvan Mindtime een back-up maakt. |
Voordat je overstapt
Wat retail en webshops ons als eerste vragen
Ons platform of onze hostingpartij maakt al back-ups. Waarom er nog een bij?
Hun back-ups beschermen hun platform. Hun voorwaarden bepalen wat je terugkrijgt en hoe lang, dus lees die goed. Mindtime bewaart een onafhankelijke kopie van de servers, databases, e-mail en laptops die jij beheert: onveranderbaar en met een air-gapped tweede kopie, in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
We zijn een kleine winkel. Is het die moeite waard?
Een kleine winkel heeft dezelfde bewaarplicht van zeven jaar als een keten, maar minder mensen om verloren data opnieuw op te bouwen. Begin met wat je niet kunt vervangen: de kassa-backoffice, de database van je webshop en de mailbox van de eigenaar. In een gratis demo van 15 minuten zie je hoe dat er voor jouw situatie uitziet.
Verlaat onze klantdata de EU?
Nee. De back-ups van je winkel gaan alleen naar de eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland. Data is tijdens transport versleuteld met AES-256 en bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor retail en webshops
Hoe lang moeten retailers order- en kassagegevens bewaren?
Voor de meeste administratie zeven jaar, volgens de Belastingdienst. Voor de btw-regeling One Stop Shop van de EU is dat tien jaar. De termijn begint als de gegevens hun actuele waarde verliezen. Facturen van dit jaar moeten dus mogelijk tot ver in het volgende decennium leesbaar blijven. Een back-up met een lange bewaartermijn, bewaard buiten de winkel, is de praktische manier.
Is een USB-schijf of NAS in de winkel genoeg?
Het helpt als een schijf kapotgaat, maar niet bij brand, inbraak of ransomware die elke schijf op het netwerk bereikt. Daarom vraagt de handreiking van de Belastingdienst voor kassa's om off-site opslag van kassagegevens. Mindtime voegt een onveranderbare kopie toe, die tijdens de bewaartermijn niet te wijzigen of te verwijderen is, en een air-gapped kopie. Beide staan buiten je pand.
Wat gebeurt er als ransomware de server van onze webshop raakt?
Koppel de server los en kijk of klantgegevens zijn geraakt. Is dat zo, dan verwacht de Autoriteit Persoonsgegevens een melding binnen 72 uur. Herstel begint vanaf een back-up die de aanvaller niet kon wijzigen. Mindtime scant back-ups op malware en zet eerst terug in een geïsoleerde omgeving, zodat de besmetting niet terugkomt. Voor beheeracties is MFA (meervoudige authenticatie) nodig. Dat maakt het lastiger om back-ups met gestolen inloggegevens te verwijderen.
Kunnen jullie een back-up maken voor een retailer met meerdere filialen?
Ja. Backoffice-pc's, laptops en een lokale NAS in elk filiaal kunnen in hetzelfde account staan als je centrale servers en Microsoft 365 of Google Workspace. We controleren elke back-uptaak en bewaken 24/7. Een filiaal waar de back-up is gestopt, valt dus meteen op en niet pas bij een herstel.
Dekt een back-up onze PCI DSS-verplichtingen?
Nee, geen enkel product doet dat. PCI DSS gaat over hoe je kaartgegevens in je systemen behandelt. Je betaalprovider kan zeggen welke onderdelen voor jou gelden. Een back-up dekt één onderdeel: zorgen dat de systemen en gegevens waar je van afhankelijk bent, terug te zetten zijn. Mindtime is ISO 27001-gecertificeerd. Dat helpt als een auditor vraagt hoe je back-upleverancier werkt.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.