English
Nederlands
DeutschFinancieel en vastgoed
Back-up van klantdossiers voor hypotheek- en verzekeringsadviseurs
Mindtime maakt een back-up van de laptops waarop je adviessoftware draait, van je e-mail en bestanden in Microsoft 365 of Google Workspace en van een eventuele server of NAS op kantoor. De back-ups staan in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. De kopieën zijn onveranderbaar, dus ransomware kan de geschiedenis van je klanten niet herschrijven.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Hypotheek- en verzekeringsadviseurs hebben een back-up van hun klantdossiers nodig. De AFM verwacht dat je lang nadat de klant heeft getekend nog kunt aantonen hoe elk advies tot stand kwam. Mindtime bewaart onveranderbare, gecontroleerde kopieën van je laptops, mailboxen en servers in eigen datacenters in Nederland en Duitsland, met een extra air-gapped kopie.
Wat er op het spel staat
De data die hypotheek- en verzekeringsadviseurs niet kunnen missen
Klantdossiers en adviesrapporten
Het dossier laat het inkomen, de wensen en de risico's van de klant zien en waarom je deze hypotheek of die polis hebt geadviseerd. Zonder dossier kun je het advies niet verdedigen als er jaren later een klacht komt.
Lopende hypotheekaanvragen
Loonstroken, werkgeversverklaringen, taxatierapporten en offertes gaan tussen jou, de klant en de geldverstrekker, met vaste deadlines. Raak je ze halverwege kwijt, dan loopt een aankoop vertraging op waarvoor al een passeerdatum bij de notaris staat.
Polisportefeuille en provisiegegevens
Je portefeuilleoverzicht en de correspondentie met verzekeraars ondersteunen prolongaties, hulp bij schadeclaims en je provisie-inkomsten. Ze opnieuw opbouwen uit overzichten van verzekeraars kost weken administratie.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van hypotheek- en verzekeringsadviseurs vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Een AFM-vergunning voor advies en bemiddeling
Wie adviseert over of bemiddelt in financiële producten zoals hypotheken en verzekeringen, heeft op grond van de Wft een vergunning van de AFM nodig. Met een vergunning moet een kantoor blijven voldoen aan doorlopende eisen, waaronder eisen aan de bedrijfsvoering. [1]
Leg de grondslag van elk hypotheekadvies vast
In de Leidraad van de AFM over hypotheekadvisering (herzien in 2026) staat dat een adviseur moet kunnen aantonen dat het advies correct tot stand is gekomen. Daarvoor bewaart de adviseur de relevante klantinformatie in het dossier, samen met de gegevens van het geadviseerde product. [2]
Wwft voor bemiddelaars in levensverzekeringen
De Wwft, de Nederlandse wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, geldt voor financiële dienstverleners die bemiddelen in levensverzekeringen. Valt je kantoor daaronder, neem dan de vastleggingen van het cliëntenonderzoek op in je back-upscope. [3]
DORA geldt meestal niet voor adviseurskantoren
De ICT-regels van DORA gelden niet voor verzekeringstussenpersonen die micro-, kleine of middelgrote ondernemingen zijn. De banken en verzekeraars waarmee je zaken doet, vallen er wel onder. [4]
Geen sector onder de Cyberbeveiligingswet
Financieel advies en verzekeringsbemiddeling staan niet bij de sectoren die het NCSC noemt voor de Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse NIS2-wet. De AVG geldt nog steeds voor de persoons- en financiële gegevens in je klantdossiers. [5]
Als het misgaat
Eén bijlage, drie laptops
Voorbeeld: een adviseur bij een kantoor van vier mensen opent een valse factuur. Binnen één nacht zijn de laptop en de gedeelde OneDrive-mappen versleuteld. Omdat de mappen synchroniseren, verspreidt de schade zich 's ochtends naar de laptops van collega's. Mindtime bewaart onveranderbare kopieën van de Microsoft 365-bestanden en de laptops. Na een scan op malware zet het kantoor de klantmappen terug van voor de aanval. De openstaande hypotheekaanvragen gaan verder vanuit die bestanden in plaats van vanaf nul.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor hypotheek- en verzekeringsadviseurs, per workload
- Back-up van laptops en endpointsAdviessoftware op de desktop en lokaal opgeslagen scans maken de laptop van elke adviseur onderdeel van het klantdossier.
- Microsoft 365-back-upHet meeste klantcontact en de meeste getekende documenten lopen via Outlook en OneDrive.
- Google Workspace-back-upKantoren die werken in Gmail en Google Drive hebben dezelfde onafhankelijke kopie nodig van hun klantmail en bestanden.
- NAS-back-upGearchiveerde dossiers en scans op een Synology- of QNAP-NAS op kantoor hebben een off-site, onveranderbare kopie nodig.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Adviesbox | Advies- en administratiesoftware die op je laptops of desktops is geïnstalleerd. Draait Adviesbox op je laptops, dan maakt Mindtime een back-up van die laptops. |
|---|---|
| eBlinqx (Faster Forward) | Backoffice voor klantdossiers en hypotheekaanvragen. Kijk bij een gehost platform als dit naar de export en de bewaartermijnen van de leverancier. Mindtime beschermt de e-mail, documenten en apparaten daaromheen. |
| ANVA | Cloudplatform voor adviseurs en tussenpersonen. Vraag ANVA hoe je je data kunt exporteren en hoe lang die wordt bewaard. Mindtime maakt een back-up van het Microsoft 365- of Google Workspace-account en de laptops waarmee je team werkt. |
| Microsoft 365 of Google Workspace | Klantmail, ingescande loonstroken en getekende offertes staan vaak in Outlook, OneDrive of Google Drive. Mindtime maakt een back-up van beide platforms en je kunt 7 dagen gratis proberen. |
Voordat je overstapt
Wat hypotheek- en verzekeringsadviseurs ons als eerste vragen
We zijn een klein kantoor. Is een aparte back-up het waard?
De omvang verandert niets aan wat je zou verliezen: bij een klacht heb je het klantdossier nodig. Je kunt beginnen met Microsoft 365- of Google Workspace-back-up in een proefperiode van 7 dagen en later laptops toevoegen. Vragen gaan naar mensen, in het Nederlands, Duits of Engels, niet naar een chatbot.
Onze adviessoftware draait in de cloud, dus daarvan is al een back-up.
De leverancier beschermt zijn eigen platform onder zijn eigen voorwaarden. Kijk dus naar de export en de bewaartermijnen. Een groot deel van het klantdossier staat bovendien elders: mailboxen, scans op laptops, een gedeelde drive. Mindtime maakt een back-up van die onderdelen, als onveranderbare kopieën in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
Zijn de financiële gegevens van onze klanten veilig bij een back-upleverancier?
Data is tijdens transport versleuteld met AES-256 en staat alleen in de eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland. Voor beheeracties is MFA nodig, Mindtime is ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd en bij het contract sluit je een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor hypotheek- en verzekeringsadviseurs
Geldt DORA voor mijn adviseurskantoor?
Meestal niet. DORA sluit verzekeringstussenpersonen uit die micro-, kleine of middelgrote ondernemingen zijn. Dat zijn de meeste adviseurskantoren. De verplichtingen die bij je AFM-vergunning horen, gelden wel, waaronder de doorlopende eisen aan je bedrijfsvoering. Een gedocumenteerde back-up van je klantdossiers is daar in de praktijk een onderdeel van.
Hoe lang moeten we klantdossiers bewaren?
Er is geen vaste termijn voor alle gegevens. De Belastingdienst eist zeven jaar voor je bedrijfsadministratie. Bemiddel je in levensverzekeringen, dan komen daar de vastleggingen van het cliëntenonderzoek volgens de Wwft bij. Spreek per soort gegevens een bewaartermijn af met je compliance-adviseur en zorg dat de back-up elke plek dekt waar die gegevens staan.
Wat gebeurt er als de laptop van een adviseur wordt gestolen?
De hardware is weg, maar de klantdata erop niet, mits er een back-up van de laptop was. De back-up van endpoints van Mindtime dekt laptops met Windows, macOS en Linux en mobiele apparaten. Je kunt de bestanden dus terugzetten op een vervangend apparaat. De diefstal zelf handel je af volgens je AVG-procedures.
Hoe beginnen we?
Plan een gratis demo van 15 minuten, of begin meteen met de gratis proefperiode van 7 dagen voor Microsoft 365- of Google Workspace-back-up. Support komt in het Nederlands, Duits en Engels van het eigen team van Mindtime en niet van een callcenter in het buitenland. Bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.