English
Nederlands
DeutschFinancieel en vastgoed
Cloudback-up voor makelaars en vastgoedbeheerders
Mindtime kopieert je mailboxen, gedeelde drives, laptops en telefoons naar eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland. De kopieën zijn onveranderbaar (immutable) en één ervan is air-gapped, zonder verbinding met je netwerk. Een verwijderde map of een ransomware-aanval neemt je verkoopdossiers dus niet mee.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Makelaars hebben een onafhankelijke back-up nodig, omdat een verkoop afhangt van documenten in e-mail, op gedeelde drives en op telefoons, en je volgens de Wwft je cliëntenonderzoek moet bewaren. Mindtime maakt een back-up van Google Workspace, Microsoft 365, laptops en servers naar eigen datacenters in Nederland en Duitsland. De kopieën zijn onveranderbaar en Mindtime controleert elke taak.
Wat er op het spel staat
De data die makelaars niet kunnen missen
Verkoop- en verhuurdossiers
Opdrachtovereenkomsten, meetrapporten, de koopovereenkomst en je correspondentie met de aankoopmakelaar en de notaris. Verdwijnen die voor de overdracht, dan kun je niet aantonen wat is afgesproken.
Dossiers van het cliëntenonderzoek (Wwft)
Kopieën van identiteitsbewijzen, UBO-controles en risicobeoordelingen van kopers en verkopers. Je moet ze ook lang na de afronding van de deal aan de toezichthouder kunnen laten zien.
Foto's, plattegronden en bezichtigingsnotities
Het kost echt moeite om voor elk object foto's, plattegronden en notities van bezichtigingen te maken. Ze bestaan vaak op één plek: een telefoon, een laptop of één gedeelde drive.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van makelaars vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Makelaars vallen onder de Wwft
De Wwft, de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, geldt voor iedereen die beroepsmatig bemiddelt bij het sluiten van overeenkomsten over onroerende zaken. Dat omvat makelaars die voor kopers of verkopers optreden. [1]
Bewaar de gegevens van het cliëntenonderzoek vijf jaar
Je moet vaststellen wie je cliënt en de uiteindelijk belanghebbende (UBO) zijn en ongebruikelijke transacties melden. De gegevens van dat cliëntenonderzoek moet je vijf jaar bewaren, gerekend vanaf de transactie of het einde van de zakelijke relatie. [2]
De DFEI houdt toezicht op makelaars
Sinds 1 januari 2026 gaan het Bureau Toezicht Wwft en het Bureau Economische Handhaving samen verder als de Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI). Deze dienst van de Belastingdienst houdt onder de Wwft toezicht op makelaars en andere niet-financiële beroepen. [3]
Zeven jaar voor de bedrijfsadministratie
Voor de belasting hanteert de Belastingdienst een bewaartermijn van zeven jaar voor je administratie. Dat omvat facturen, courtage-afrekeningen en de gegevens daarachter. [5]
Buiten de Cyberbeveiligingswet
Vastgoed staat niet op de lijst met sectoren die het NCSC noemt voor de Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse NIS2-wet. Makelaarskantoren vallen er dus over het algemeen buiten. De AVG geldt wel voor de persoonsgegevens in je dossiers. [6]
Als het misgaat
De map die niemand miste tot de toezichthouder erom vroeg
Voorbeeld: een kantoormanager ruimt de gedeelde drive van het kantoor op en verwijdert per ongeluk de map met de verkoopdossiers van vorig jaar. Niemand merkt het, tot de toezichthouder meer dan twee maanden later vraagt om het dossier van het cliëntenonderzoek bij een van die verkopen. Dan is de prullenbak van Drive al lang geleegd. Met Mindtime zet het kantoor de map terug uit een back-up van vóór de verwijdering. Het kantoor levert het dossier op tijd aan, zonder klanten opnieuw om hun documenten te vragen.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor makelaars, per workload
- Google Workspace-back-upVeel kantoren werken met Gmail en gedeelde drives, waar verwijderde items maar beperkte tijd herstelbaar blijven.
- Microsoft 365-back-upKantoren die met Outlook en OneDrive werken, hebben dezelfde onafhankelijke kopie van hun e-mail en verkoopdossiers nodig.
- Back-up van laptops en endpointsFoto's, bezichtigingsnotities en ingescande identiteitsbewijzen staan vaak op laptops en telefoons voordat ze op een gedeelde drive komen.
- NAS-back-upOudere verkoopdossiers en fotoarchieven op een Synology- of QNAP-NAS hebben een onveranderbare kopie buiten de deur nodig.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Realworks | Cloud-CRM voor Nederlandse makelaars. Bij SaaS zoals dit controleer je de export- en bewaarvoorwaarden van Realworks. Mindtime beschermt de e-mail, gedeelde drives en laptops eromheen. |
|---|---|
| Kolibri | Software voor aanbod, relaties, contracten en planning. Controleer de export- en bewaarvoorwaarden van de leverancier. Mindtime maakt een back-up van de data in Google Workspace of Microsoft 365 en van de apparaten die je team daarnaast gebruikt. |
| Funda | Het woningplatform waar je objecten staan. Bewaar de originele foto's, teksten en plattegronden op je eigen drives, waarvan Mindtime een back-up maakt. |
| Google Workspace of Microsoft 365 | Bezichtigingsverzoeken, biedingen en getekende documenten in Gmail, Outlook, Drive of OneDrive. Mindtime maakt een back-up van beide, met 7 dagen gratis proberen. |
Google Workspace
Google Workspace-back-up voor makelaars
Veel kantoren werken met Gmail en Google Drive: een gedeelde drive per object, bezichtigingsverzoeken in een gedeelde inbox en getekende contracten in Drive. Google houdt de dienst draaiende, maar terughalen wat je eigen mensen verwijderen kan maar een beperkte tijd.
- Items die langer dan 30 dagen in de prullenbak van Drive staan, worden definitief verwijderd. Nadat een gebruiker de prullenbak heeft geleegd, heeft een beheerder 25 dagen om de bestanden terug te halen voordat Google ze wist.
- Volgens de eigen veelgestelde vragen over Vault is Vault niet bedoeld als back-up- of archiefhulpmiddel. Verwijder je een gebruikersaccount, dan wordt de data van dat account verwijderd en kun je die in Vault niet meer doorzoeken of exporteren.
- Mindtime maakt een back-up van Gmail, Drive en gedeelde drives naar eigen datacenters in Nederland en Duitsland, als onveranderbare kopieën waarvan elke back-uptaak wordt gecontroleerd.
- Probeer Google Workspace-back-up 7 dagen gratis, met support in het Nederlands, Duits en Engels.
Voordat je overstapt
Wat makelaars ons als eerste vragen
Ons CRM staat in de cloud. Waarom hebben we dan een back-up nodig?
De CRM-leverancier zorgt voor het eigen platform, onder eigen export- en bewaarvoorwaarden. Je kopieën van het cliëntenonderzoek, contracten en foto's staan meestal ook in e-mail, op gedeelde drives en op laptops. Mindtime maakt daarvan een back-up en controleert elke back-uptaak.
Geeft een back-up extra werk op kantoor?
Na de installatie draaien back-ups automatisch en bewaakt Mindtime ze 24/7. Je kunt de back-up van Google Workspace of Microsoft 365 7 dagen gratis proberen. Heb je vragen, dan spreek je mensen in het Nederlands, Duits of Engels, geen chatbot.
Waar komen de kopieën van identiteitsbewijzen van onze klanten terecht?
In de eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland, en nergens anders. Data is tijdens transport versleuteld met AES-256, voor beheeracties is MFA (meervoudige authenticatie) nodig en bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor makelaars
Hoe lang moet een makelaar Wwft-gegevens bewaren?
Volgens de Belastingdienst moet je de gegevens van het cliëntenonderzoek vijf jaar bewaren, vanaf de transactie of het einde van de zakelijke relatie. Voor je fiscale administratie geldt een aparte termijn van zeven jaar. Met een back-up met onveranderbare kopieën blijven die gegevens zo lang als nodig bewaard, ook na verwijderingen en ransomware.
Wie houdt toezicht op makelaars onder de Wwft?
Sinds 1 januari 2026 houdt de Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI), onderdeel van de Belastingdienst, toezicht op makelaars onder de Wwft. De DFEI is ontstaan uit het Bureau Toezicht Wwft en het Bureau Economische Handhaving. Vraagt de DFEI om een klantdossier, dan moet je het compleet kunnen vinden.
Geldt NIS2 voor makelaarskantoren?
Over het algemeen niet. Vastgoed staat niet op de lijst met sectoren van de Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse NIS2-wet die op 15 augustus 2026 van kracht werd. Je verwerkt wel gevoelige persoonsgegevens, zoals kopieën van identiteitsbewijzen en inkomensgegevens. Daarom geldt de AVG en hoort een betrouwbare back-up erbij om die data beschikbaar te houden.
Kunnen we ook de telefoons voor bezichtigingen back-uppen?
Ja. Mindtime maakt een back-up van mobiele apparaten, naast Windows-, macOS- en Linux-laptops. Foto's en notities van bezichtigingen zijn dan beschermd, nog voor iemand ze naar de gedeelde drive of het CRM uploadt. Gaat een telefoon in een drukke week verloren of kapot, dan zet je het materiaal terug op het vervangende toestel.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.