English
Nederlands
DeutschJuridisch en zakelijk
Back-up voor notariskantoren: bescherm akten, concepten en cliëntdossiers
Mindtime bewaart onveranderbare kopieën van de servers, e-mail en laptops van je kantoor in eigen datacenters in Nederland en Duitsland, plus een air-gapped kopie: een kopie zonder verbinding met je netwerk. Conceptakten en correspondentie overleven zo een overstroming, een diefstal of een ransomware-aanval.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Notariskantoren hebben onveranderbare back-ups buiten de deur nodig. De Wet op het notarisambt eist dat je het protocol beveiligt tegen brand en andere gevaren, en het meeste aktewerk is inmiddels digitaal. Mindtime maakt back-ups van je servers, e-mail en laptops in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland en controleert elke back-uptaak.
Wat er op het spel staat
De data die een notariskantoor niet kan missen
Conceptakten en passeerdossiers
Voordat een akte wordt gepasseerd, staan het concept, de Kadasterrecherches en de correspondentie met cliënten op je systemen. Raak je die de dag voor een levering kwijt, dan lopen kopers, verkopers en geldverstrekkers vertraging op.
Dossiers van het Wwft-cliëntenonderzoek
Kopieën van identiteitsbewijzen, UBO-onderzoeken en risicoanalyses laten zien dat je het cliëntenonderzoek hebt gedaan. Zonder die stukken kun je dat niet aantonen als de toezichthouder ernaar vraagt.
Testamenten en familiedossiers
Testamenten, huwelijkse voorwaarden en boedelafwikkelingen bevatten de meest persoonlijke informatie van een familie. Erfgenamen komen er soms vele jaren later op terug.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van notariskantoren vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Het protocol moet beveiligd zijn tegen brand en andere gevaren
Artikel 12 van de Wet op het notarisambt verplicht de notaris het protocol ordelijk te bewaren, op een plaats die beveiligd is tegen brand en andere gevaren. Het protocol omvat de minuten van akten, registers, afschriften en repertoria. Hetzelfde artikel verbiedt de notaris het protocol af te geven, behalve waar de wet dat toestaat. [1]
Wettelijke geheimhoudingsplicht
Volgens artikel 22 lid 1 van de Wet op het notarisambt houdt de notaris geheim wat hij in die hoedanigheid te weten komt, tenzij de wet anders bepaalt. Back-ups van cliëntdossiers vallen ook onder die geheimhoudingsplicht. [2]
Toezicht door het BFT
Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) houdt toezicht op notarissen op grond van de Wet op het notarisambt. Het BFT ziet ook toe op de naleving van de Wwft, de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. [3]
Gedragscode Informatiebeveiliging van de KNB
De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) heeft de Gedragscode Informatiebeveiliging Notariaat in stappen ingevoerd. Stap 3, met maatregelen voor toegang tot systemen, apparatuur en versleuteling, liep van 1 maart tot 1 augustus 2024. [4]
Notarissen vallen buiten NIS2
Het notariaat staat niet in de sectorlijst van de Cyberbeveiligingswet (Cbw), de Nederlandse NIS2-wet die sinds 15 augustus 2026 van kracht is. De plichten hierboven komen uit het notarisrecht en de AVG, niet uit NIS2. [6]
Als het misgaat
Water in de serverkast
Voorbeeld: in een weekend springt een waterleiding en loopt de begane grond van een kantoor met twee notarissen onder. De serverkast staat in het water. Het papieren protocol in de brandwerende ruimte blijft ongedeerd, maar de conceptakten, scans en Wwft-dossiers van die week stonden op de server. Omdat Mindtime onveranderbare kopieën buiten de deur bewaarde, zet het kantoor de data terug op vervangende hardware. Heeft het kantoor disaster recovery (je systemen weer draaiend krijgen na een calamiteit), dan draait het op standby-infrastructuur. De passeerafspraken gaan door zodra de teruggezette bestanden zijn gecontroleerd.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor notariskantoren, per workload
- Microsoft 365-back-upHet meeste contact met cliënten over een transactie loopt via Outlook.
- Back-up van VMware en Hyper-VVeel kantoren draaien hun notariële software en netwerkmappen nog op een lokale virtuele server.
- NAS-back-upGescande akten en kopieën van identiteitsbewijzen belanden vaak op één NAS op kantoor.
- Back-up van laptops en endpointsKandidaat-notarissen en medewerkers schrijven concepten op laptops, vaak thuis.
- Disaster RecoveryLeveringen en hypotheekakten staan weken vooruit gepland en zijn niet makkelijk te verzetten.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Notarisdossier | Cloudplatform voor notariskantoren met workflow, cliëntportaal en Wwft-documentatie. Controleer de voorwaarden van de leverancier voor export en bewaartermijnen. Mindtime beschermt de e-mail, netwerkmappen en laptops eromheen. |
|---|---|
| NEXTassyst (NEXTlegal) | Kantoorsoftware voor notarissen met koppelingen naar centrale registers zoals het CTR en het CDR. Draait het pakket op je eigen server, dan maakt Mindtime een back-up van die server. Wordt het gehost, vraag NEXTlegal dan hoe back-ups en exports werken. |
| Centrale registers (CTR, CDR) | Je software wisselt gegevens uit met deze registers, maar de data staat niet op je kantoor. Mindtime beschermt je eigen concepten, afschriften en correspondentie. |
| Microsoft 365 | E-mail, agenda's en gedeelde documenten van cliënten. Mindtime maakt back-ups van Exchange Online, OneDrive en SharePoint in eigen datacenters. |
| Scans op een NAS of virtuele server | Gescande identiteitsbewijzen en getekende afschriften staan vaak op een Synology- of QNAP-NAS of een VMware- of Hyper-V-server. Mindtime maakt daar een back-up van en bewaart die buiten de deur. |
Voordat je overstapt
Wat notariskantoren ons als eerste vragen
Ons aktearchief ligt op papier in een brandwerende ruimte. Waarom hebben we dit nodig?
Die ruimte beschermt papier. Concepten, scans, Wwft-dossiers en e-mail zijn digitaal en staan meestal op één server of in één Microsoft 365-tenant. Mindtime bewaart daar onveranderbare kopieën van buiten de deur, plus een air-gapped kopie.
Onze softwareleverancier host alles voor ons.
Vraag dan wat de leverancier bewaart, hoelang, en hoe je een export krijgt. E-mail, laptops en netwerkmappen vallen meestal buiten dat contract. Juist die beschermt Mindtime.
We zijn een klein kantoor zonder IT-afdeling.
Mindtime controleert elke back-uptaak en bewaakt het platform 24/7. Niemand op je kantoor hoeft dus elke ochtend logbestanden te lezen. Heb je hulp nodig, dan spreek je de eigen mensen van Mindtime, in het Nederlands, Duits of Engels.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor notariskantoren
Waar staat de data van ons kantoor?
Alleen in de eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland. Bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst, en Mindtime is ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd. De data is tijdens transport versleuteld met AES-256. Voor elke beheeractie is MFA (meervoudige authenticatie) nodig als extra controle.
Hoe verhoudt een back-up zich tot de gedragscode informatiebeveiliging van de KNB?
Een back-up is één onderdeel van de bredere set maatregelen uit de KNB-gedragscode. Mindtime geeft je vastgelegde maatregelen waar je naar kunt verwijzen: onveranderbare en air-gapped kopieën, MFA voor beheeracties, versleuteling tijdens transport en ISO 27001-certificering. Kijk in de gedragscode zelf welke maatregelen precies voor je kantoor gelden.
Wat als ons kantoorpand wekenlang onbruikbaar is?
Daarvoor is disaster recovery. Mindtime heeft standby-infrastructuur waarop je servers kunnen starten, zodat je medewerkers ergens anders verder kunnen werken. De eerste testfailover vindt meestal binnen 10 dagen na de start plaats. Daarna testen we het herstel elk kwartaal.
Kunnen we een herstel zien voordat we beslissen?
Ja. In een gratis demo van 15 minuten zie je hoe je een map of mailbox terugzet. Voor Microsoft 365 kun je ook 7 dagen gratis proberen, zodat je met je eigen mailboxen test voordat je iets tekent. Vragen tijdens de proefperiode beantwoorden medewerkers van Mindtime, geen chatbot.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.