English
Nederlands
DeutschJuridisch en zakelijk
Back-up voor uitzend- en recruitmentbureaus die dagelijks kandidaatgegevens verwerken
Mindtime beschermt de mailboxen, gedeelde drives en laptops waar cv's, kopieën van identiteitsbewijzen en plaatsingsgegevens doorheen gaan. De onveranderbare (immutable) kopieën staan in eigen datacenters in Nederland en Duitsland, naast een air-gapped kopie (zonder verbinding met je netwerk).
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Uitzend- en recruitmentbureaus hebben een betrouwbare back-up nodig, omdat ze kopieën van identiteitsbewijzen en loonadministratie jarenlang moeten bewaren en kandidaatgegevens een geliefd doelwit zijn voor aanvallers. Mindtime maakt een back-up van Microsoft 365 of Google Workspace, bestandsopslag en laptops naar eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland, onveranderbaar en de klok rond bewaakt.
Wat er op het spel staat
De data die een uitzend- of recruitmentbureau niet kan missen
Kandidaatdossiers en cv's
Cv's, assessments en gespreksnotities zijn je handelswaar. Raak je ze kwijt, dan moet je kandidaten opnieuw werven. Lekken ze, dan heb je een datalek met mensen die nooit je medewerker zijn geworden.
Kopieën van identiteitsbewijzen en plaatsingsgegevens
Van uitzendkrachten bewaar je kopieën van identiteitsbewijzen, contracten en gewerkte uren. Die gegevens bepalen de uitkomst bij een inspectie of een loongeschil.
Klant- en vacaturehistorie
Afspraken met opdrachtgevers, tarieven en vacaturehistorie staan in je CRM en mailboxen. Zonder die gegevens lopen facturatie en opvolging vast.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van uitzend- en recruitmentbureaus vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Bewaar kopieën van identiteitsbewijzen vijf jaar na einde dienstverband
Werkgevers moeten een duidelijke kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer maken en die bewaren tot minstens vijf jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst ging. Voor bureaus met uitzendkrachten in dienst is dat een groot, gevoelig archief. [1]
Verwijder sollicitantgegevens op tijd
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is het gebruikelijk om de gegevens van een afgewezen sollicitant uiterlijk vier weken na de procedure te verwijderen, of tot een jaar later met toestemming. Een uitzendbureau mag een kopie van een identiteitsbewijs maken wanneer iemand zich inschrijft. [2]
Het toelatingsstelsel van de Wtta
Volgens de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten hebben bureaus die arbeidskrachten ter beschikking stellen toelating nodig van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt. Het ondernemersportaal van de overheid noemt 1 januari 2027 als startdatum, met handhaving vanaf 1 januari 2028. Juiste loonbetaling en belastingaangifte horen bij de eisen. [3]
Datalekken meld je binnen 72 uur bij de AP
Een ransomware-aanval waardoor gegevens van kandidaten of werknemers niet meer beschikbaar zijn, is een datalek met persoonsgegevens. Je moet dat binnen 72 uur nadat je het lek hebt vastgesteld melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. [4]
Arbeidsbemiddeling en NIS2
Uitzenden en recruitment staan niet op de lijst van sectoren in de Cyberbeveiligingswet, de NIS2-wet die in Nederland op 15 augustus 2026 van kracht werd. Opdrachtgevers in sectoren die er wel onder vallen, kunnen je nog steeds meenemen in hun controle van de toeleveringsketen. [5]
Als het misgaat
Een gekaapt account van een recruiter
Voorbeeld: een recruiter van een regionaal uitzendbureau voert haar wachtwoord in op een nepinlogpagina. De aanvaller gebruikt het account om gedeelde Drive-mappen met plaatsingscontracten en kopieën van identiteitsbewijzen te verwijderen. Het bureau blokkeert het account en zet dezelfde ochtend de inloggegevens opnieuw. Omdat Mindtime onveranderbare kopieën buiten de omgeving van Google bewaarde, zet het bureau de verwijderde mappen terug uit de laatst gecontroleerde back-up. Daarna onderzoekt het bureau met zijn IT-partner of er data is gekopieerd en of dat gemeld moet worden.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor uitzend- en recruitmentbureaus, per workload
- Google Workspace-back-upVeel bureaus draaien hun recruitment op Gmail en gedeelde Drive-mappen.
- Microsoft 365-back-upOutlook-mailboxen bevatten jaren aan correspondentie met kandidaten en klanten.
- Back-up van laptops en endpointsRecruiters werken thuis en onderweg, met kandidaatbestanden op hun laptop.
- NAS-back-upIngescande identiteitsbewijzen en getekende contracten staan vaak in het archief op een NAS op kantoor.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| OTYS Go! | Cloud-ATS (applicant tracking system) voor Nederlandse recruitment- en uitzendbureaus. Controleer de export- en bewaarvoorwaarden van OTYS. Mindtime beschermt de e-mail, documenten en laptops die je recruiters naast het pakket gebruiken. |
|---|---|
| Bullhorn | Cloudsoftware voor ATS en CRM voor uitzendbureaus. Net als bij elke SaaS controleer je wat de leverancier bewaart. Mindtime dekt de mailboxen en bestanden waar cv's en contracten ook terechtkomen. |
| Easyflex | Cloudplatform voor salaris- en personeelsadministratie in de flexbranche. Bewaar de loonrapporten en contracten die je downloadt in een mailbox of map waarvan Mindtime een back-up maakt. |
| Microsoft 365 of Google Workspace | Hier komen cv's binnen, worden gesprekken ingepland en contracten getekend. Mindtime maakt een back-up van Exchange Online, OneDrive en SharePoint, of van Gmail en Drive. |
| Laptops van recruiters | Gedownloade cv's en shortlists voor klanten staan vaak op lokale schijven. Mindtime maakt een back-up van Windows- en macOS-laptops en mobiele apparaten. |
Google Workspace
Google Workspace-back-up voor recruitmentbureaus
Veel bureaus werken op Gmail en Google Drive: cv's komen binnen per e-mail, shortlists staan in gedeelde mappen en contracten worden in Drive getekend. De prullenbak en Vault van Google zijn niet gemaakt om dat terug te zetten na een massale verwijdering of een gekaapt account.
- Drive leegt de prullenbak automatisch na 30 dagen. Als een gebruiker de prullenbak leegt, heeft een beheerder maar 25 dagen om bestanden te herstellen.
- Volgens de veelgestelde vragen over Vault van Google is Vault niet bedoeld als back-up- of archiefhulpmiddel en zijn de exports niet bedoeld voor back-ups op grote schaal.
- Verwijder je het account van een vertrokken recruiter, dan verwijdert Google alle data van dat account, ook de kandidaatmappen waarvan die recruiter eigenaar was.
- Mindtime maakt een back-up van Gmail en Drive buiten Google, in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. Je kunt het 7 dagen gratis proberen.
Voordat je overstapt
Wat uitzend- en recruitmentbureaus ons als eerste vragen
Onze ATS-leverancier maakt al een back-up van onze kandidatendatabase.
Dat dekt het ATS. Cv's in mailboxen, contracten in gedeelde mappen en bestanden op laptops vallen daarbuiten. Juist die verwijderen of stelen aanvallers vaak. Mindtime beschermt dat deel met onveranderbare kopieën.
Botst een back-up niet met het verwijderen van sollicitantgegevens na vier weken?
Ze moeten op elkaar worden afgestemd. Spreek een bewaartermijn voor back-ups af die past bij je verwijderbeleid en leg die vast in je privacydocumentatie. Mindtime levert daarvoor bij elk contract een verwerkersovereenkomst.
We hebben meerdere vestigingen en geen centraal IT-team.
Mindtime controleert elke back-uptaak en bewaakt 24/7. Vestigingen hoeven dus niemand aan te wijzen die de back-ups in de gaten houdt. Als je iets wilt terugzetten, helpen medewerkers van Mindtime je in het Nederlands, Duits of Engels.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor uitzend- en recruitmentbureaus
Hoe lang moeten uitzendbureaus back-updata bewaren?
Dat hangt af van de gegevens. Kopieën van identiteitsbewijzen van werknemers bewaar je tot minstens vijf jaar na het kalenderjaar waarin ze uit dienst gingen. Gegevens van afgewezen sollicitanten verwijder je normaal binnen vier weken. Stel de bewaartermijn van back-ups waar mogelijk per soort data in en leg de keuzes vast in je register van verwerkingsactiviteiten.
Staan cv's van kandidaten buiten de EU opgeslagen?
Niet bij Mindtime. Back-ups staan alleen in de eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland, tijdens transport versleuteld met AES-256. Mindtime is ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd en bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst.
Waarom een back-up van Microsoft 365 of Google Workspace als het toch in de cloud staat?
Omdat verwijderingen, synchronisatiefouten en gekaapte accounts gebeuren in dezelfde omgeving als de prullenbakken van het platform zelf. Met een aparte, onveranderbare kopie in een ander datacenter zet je terug wat is verwijderd. Je kunt de back-up van Mindtime voor Microsoft 365 of Google Workspace 7 dagen gratis proberen.
Verandert het toelatingsstelsel van de Wtta iets voor onze IT?
Niet direct. Toelating hangt wel af van het juist betalen van lonen en het goed doen van belastingaangifte. Je loon- en plaatsingsgegevens moeten dus compleet en herstelbaar zijn. Onveranderbare back-ups met een air-gapped kopie zorgen ervoor dat die gegevens een incident overleven.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.