English
Nederlands
DeutschJuridisch en zakelijk
Back-up voor adviesbureaus: klantprojecten en deliverables
Mindtime maakt een back-up van de Microsoft 365- of Google Workspace-tenant, de laptops en de analysedatabases waarin je consultants werken. De onveranderbare (immutable) back-ups staan in eigen datacenters in Nederland en Duitsland, met een extra kopie offline.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Adviesbureaus hebben een onafhankelijke back-up nodig, want deliverables, datasets en e-mail staan meestal in één cloudtenant en op de laptops van consultants. Klanten vragen leveranciers ook steeds vaker hoe hun data is beschermd. Mindtime bewaart onveranderbare kopieën in eigen datacenters in Nederland en Duitsland, met een air-gapped kopie (zonder verbinding met je netwerk), gecontroleerde back-uptaken en 24/7 monitoring.
Wat er op het spel staat
De data die een adviesbureau niet kan missen
Deliverables en conceptversies
Rapporten, modellen en presentaties zijn waarvoor de klant betaalt. Raak je de nieuwste versie kwijt vlak voor een stuurgroepvergadering, dan kost dat honorarium en geloofwaardigheid.
Datasets van klanten
Analyses draaien vaak op HR-, klant- of financiële data die een klant je in bruikleen geeft voor het project. Verlies of een lek van die data schaadt het vertrouwen van de klant en vaak ook een verwerkersovereenkomst.
Offertes, contracten en urenregistratie
Getekende opdrachtbevestigingen, offertes en projecturen vormen de basis van je facturen. Zonder die stukken zijn discussies over scope en facturatie lastig te beslechten.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van adviesbureaus vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Klantdata verwerken maakt je verwerker
Verwerk je persoonsgegevens in opdracht van een klant en niet voor eigen doeleinden, dan beschouwt de Autoriteit Persoonsgegevens je als verwerker. Je hebt dan een verwerkersovereenkomst nodig en moet de data passend beveiligen. [1]
Ketenbeveiliging onder de Cyberbeveiligingswet
Organisaties die onder de Nederlandse NIS2-wet vallen, moeten hun keten beveiligen. Dat geldt ook voor de beveiligingsaspecten van de relatie met directe leveranciers en dienstverleners. Vallen je klanten eronder, dan vragen ze hoe je hun informatie beschermt. [3]
Datalek melden binnen 72 uur
Een datalek met persoonsgegevens meld je binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat geldt ook voor ransomware waardoor data niet meer beschikbaar is. Ben je verwerker, dan staat in je overeenkomst meestal hoe snel je de klant moet informeren. [2]
Je eigen administratie: zeven jaar
Net als elk Nederlands bedrijf moet een adviesbureau de eigen administratie zeven jaar bewaren, inclusief grootboek en verkoop- en inkoopadministratie. [5]
NIS2-reikwijdte voor adviesbureaus
Managementadvies is geen sector in de Cyberbeveiligingswet, die op 15 augustus 2026 van kracht werd. Bureaus die beheerde ICT-diensten aan bedrijven leveren, moeten dit wel nagaan. Aanbieders van managed services en managed security services staan namelijk op de lijst. [4]
Als het misgaat
Een verwijdering die over het hele team synchroniseert
Voorbeeld: tijdens een herinrichting van een gedeelde projectsite verplaatst een consultant bij een bureau van 25 mensen de mapstructuur van een klant. Door een synchronisatiefout verdwijnt die map bij iedereen. Niemand merkt het, tot de klant vraagt om de analyse van vorige maand. Het bureau zet de map terug uit de back-up van SharePoint die Mindtime buiten de omgeving van Microsoft bewaart en na elke run controleert. Het project gaat door en het bureau kan de klant precies laten zien wat er is gebeurd.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor adviesbureaus, per workload
- Microsoft 365-back-upTeams en SharePoint zijn de plekken waar het meeste projectwerk van adviesbureaus nu gebeurt.
- Google Workspace-back-upBureaus die in Drive en Gmail werken, hebben een kopie nodig die de prullenbak en Vault van Google niet bieden.
- Back-up van laptops en endpointsConsultants werken bij klanten en onderweg, vaak met lokale kopieën van deliverables.
- Back-up van databasesDatasets van klanten voor analyse hebben een herstelbare kopie nodig zolang het project loopt.
- Azure-back-upDashboards en modellen in je eigen Azure-abonnement moet je zelf beschermen.
- NIS2 ComplianceKlanten die onder NIS2 vallen, vragen leveranciers naar back-up en herstel.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Simplicate | Cloudsoftware voor CRM, projecten, uren en facturatie, veel gebruikt door adviesbureaus. Controleer de export- en bewaarvoorwaarden van Simplicate. Mindtime beschermt de documenten, e-mail en laptops waar je projecten van afhangen. |
|---|---|
| Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive) | Hier staan de meeste projectsites en klantbestanden. Mindtime maakt een back-up van SharePoint, OneDrive en Exchange Online-mailboxen, buiten de eigen bewaartermijnen van Microsoft. |
| Google Workspace (Drive, Gmail) | Veel gebruikt bij kleinere en nieuwere bureaus. Mindtime bewaart een kopie van de Gmail en Drive van elke consultant in datacenters in Nederland en Duitsland die Mindtime zelf beheert. |
| Analysedatabases | Datasets van klanten staan tijdens een project vaak in SQL Server, PostgreSQL of MySQL. Mindtime maakt een back-up van die databases, op kantoor of in een cloudabonnement. |
| Projectomgevingen in Azure of AWS | Sommige bureaus bouwen dashboards of modellen in hun eigen cloudabonnement. Mindtime maakt een back-up van Azure- en AWS-workloads naar opslag buiten die cloud. |
Google Workspace
Google Workspace-back-up voor adviesbureaus
Veel adviesbureaus bewaren offertes, klantmappen en deliverables in Google Drive en communiceren via Gmail. De prullenbak en Vault van Google zijn niet gemaakt om het projectwerk van een bureau terug te zetten na verwijdering of een gehackt account.
- Drive verwijdert bestanden na 30 dagen definitief uit de prullenbak. Als een gebruiker de prullenbak leegt, hebben beheerders nog 25 dagen om bestanden terug te halen.
- Vault is bedoeld voor bewaring, holds en eDiscovery. Volgens de eigen veelgestelde vragen van Google is het niet bedoeld als back-up- of archiefhulpmiddel.
- Verwijder je het account van een consultant die vertrokken is, dan verwijdert Google alle data van dat account. Dat geldt ook voor klantmappen waarvan die consultant eigenaar was.
- Met Mindtime krijgen je Gmail- en Drive-data een tweede plek in de eigen datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland. Probeer 7 dagen gratis.
Voordat je overstapt
Wat adviesbureaus ons als eerste vragen
Microsoft houdt onze data toch veilig?
Microsoft houdt de dienst in de lucht. Je content beschermen tegen verwijdering, synchronisatiefouten of een gehackt account is jouw kant van de afspraak. Mindtime bewaart een aparte, onveranderbare kopie in eigen datacenters. Je kunt dat testen met 7 dagen gratis proberen.
We zijn een klein bureau. Interesseert dat onze klanten?
Klanten die onder NIS2 vallen, moeten naar de beveiliging van hun leveranciers kijken, hoe klein de leverancier ook is. Kun je zeggen waar je back-ups staan en een verwerkersovereenkomst laten zien, dan zijn zulke vragenlijsten sneller ingevuld.
We hebben geen IT'er die back-ups beheert.
Dat is ook niet nodig. Mindtime controleert elke back-uptaak en bewaakt het platform 24/7. Medewerkers van Mindtime helpen je in het Nederlands, Duits of Engels als je iets wilt terugzetten. Grotere bureaus met bijzondere eisen kunnen een maatwerkoplossing krijgen, gebouwd met het ontwikkelteam van IT22.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor adviesbureaus
Wat zeggen we tegen een klant die een beveiligingsvragenlijst stuurt?
Beschrijf waar de back-ups staan en hoe ze zijn beschermd. Bij Mindtime is dat: eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland, onveranderbare opslag met Object Lock plus een air-gapped kopie, AES-256-versleuteling tijdens transport, MFA (meervoudige authenticatie) op beheeracties en ISO 27001- en NEN 7510-certificering. Bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst.
Wat doen we met klantdata nadat een project is afgerond?
Volg de verwijderafspraken in je overeenkomst met de klant en laat de bewaartermijn van je back-ups daarop aansluiten. Data die je uit de werkomgeving verwijdert, blijft in de back-ups staan tot de bewaartermijn eindigt. Spreek daarom een termijn af die veilig en verdedigbaar is, en leg die vast in je register van verwerkingsactiviteiten.
Is een back-up van laptops nodig als alles in Microsoft 365 staat?
Vaak wel. Consultants slaan concepten lokaal op, werken offline in de trein en bij klanten en bewaren exports van klantdata op hun eigen apparaat. Mindtime maakt een back-up van Windows-, macOS- en Linux-laptops en van mobiele apparaten. Gaat een apparaat kwijt of kapot, dan vervang je alleen de hardware in plaats van een week analyse opnieuw te doen.
Helpt Mindtime ons met NIS2 als een klant dat eist?
Mindtime helpt bij het deel over back-up en herstel: onveranderbare, bewaakte back-ups en, als je disaster recovery neemt, elk kwartaal een DR-test. Je bredere beveiligingsbeleid, toegangsbeheer en incidentproces blijven je eigen verantwoordelijkheid. Het NIS2-onderdeel van de Mindtime-site gaat er verder op in.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.