English
Nederlands
DeutschJuridisch en zakelijk
Back-up voor advocatenkantoren: vertrouwelijke dossiers blijven herstelbaar
Mindtime kopieert de e-mail, dossiers en laptops van je kantoor naar onveranderbare (immutable) opslag in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. Mindtime controleert elke back-uptaak en bewaart een air-gapped kopie, zonder verbinding met je netwerk. Zo kosten ransomware of een verwijderde map je geen cliëntdossiers.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Advocatenkantoren hebben back-ups nodig die niemand kan wijzigen. De geheimhoudingsplicht en de jaren dat een gesloten dossier beschikbaar moet blijven, duren langer dan elke laptop of mailbox. Mindtime bewaart onveranderbare kopieën van Microsoft 365 of Google Workspace, bestandsopslag en laptops in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland, met een air-gapped kopie.
Wat er op het spel staat
De data die een advocatenkantoor niet kwijt mag raken
Cliëntdossiers en processtukken
Procesdossiers, bewijsstukken, processtukken en adviesnotities leggen vast wat je voor een cliënt hebt gedaan en wanneer. Zonder die stukken kun je je werk niet verdedigen bij een klacht of een aansprakelijkheidsclaim.
Vertrouwelijke correspondentie
De meeste instructies en adviezen gaan per e-mail. Raakt een mailbox leeg door een overgenomen account of een vertrekkende medewerker, dan verdwijnt er vertrouwelijke communicatie met cliënten.
Uren, budgetten en facturatie
Tijdschrijven en dossierbudgetten vormen de basis van elke factuur. Een gat in die gegevens betekent werk dat je niet factureert en lastige gesprekken met cliënten.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van advocatenkantoren vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Vertrouwelijkheid is een kernwaarde
De Advocatenwet noemt vertrouwelijkheid in artikel 10a een kernwaarde van het beroep. Artikel 11a legt de geheimhoudingsplicht van de advocaat vast. Weet dus wie bij cliëntgegevens in je back-ups kan en waar die staan. [1]
Gesloten dossiers blijven jarenlang van belang
Het modelkantoorhandboek van de NOvA wijst op de verjaringstermijn van 5 jaar voor vorderingen tot teruggave van stukken (artikel 7:412 BW). Voor de administratie geldt 7 jaar, voor aansprakelijkheidsvorderingen 5 of 20 jaar (artikel 3:310 BW). Stem de bewaartermijn van je back-ups af op de archiveringstermijn die je kantoor kiest. [2]
Wwft-toezicht door de deken
Verleent een advocaat diensten die onder de Wwft vallen, bijvoorbeeld bij vastgoedtransacties of de oprichting van een vennootschap? Dan geldt de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De plaatselijke deken houdt toezicht op de naleving. [3]
Ransomware is een meldplichtig datalek
De Autoriteit Persoonsgegevens ziet verlies van beschikbaarheid, ook door ransomware, als een datalek. Je moet een datalek binnen 72 uur nadat je ervan weet melden bij de AP. [4]
NIS2 noemt de advocatuur niet
Juridische dienstverlening hoort niet bij de sectoren van de Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse uitvoering van NIS2 die op 15 augustus 2026 in werking trad. Met je juridische werk valt je kantoor er dus niet onder. De AVG-plichten hierboven blijven wel gelden. [5]
Als het misgaat
Ransomware op maandagochtend
Voorbeeld: de medewerkers van een klein kantoor met een procespraktijk komen binnen. De gedeelde schijf is versleuteld en op elk scherm staat een losgeldbrief. De aanvaller heeft ook de back-upschijf aan de NAS van het kantoor gewist. De kopieën bij Mindtime zijn onveranderbaar en één kopie is air-gapped, dus vanaf het besmette netwerk kon niemand ze wijzigen. Na een scan op malware gaan de dossiers terug naar een geïsoleerde, schone omgeving. Intussen beoordeelt het kantoor of het de Autoriteit Persoonsgegevens moet informeren.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor advocatenkantoren, per workload
- Microsoft 365-back-upIn Outlook-mailboxen en SharePoint-bibliotheken staat het grootste deel van de vertrouwelijke correspondentie en de concepten.
- Google Workspace-back-upWerkt je kantoor in Gmail en Drive, dan heb je een kopie nodig buiten de prullenbak en Vault van Google.
- Back-up van laptops en endpointsAdvocaten schrijven op hun laptop in de rechtbank, in de trein en thuis. Die bestanden staan vaak nergens anders.
- NAS-back-upGescande archieven van gesloten dossiers staan vaak op één NAS op kantoor.
- Disaster RecoveryEen fatale termijn schuift niet op als de systemen op kantoor plat liggen.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Legalsense | Praktijkmanagement in de cloud voor dossiers, uren en facturatie. Controleer de export- en bewaarvoorwaarden van Legalsense. Mindtime beschermt wat je advocaten eromheen gebruiken: e-mail en documenten in Microsoft 365 of Google Workspace, en hun laptops. |
|---|---|
| BaseNet | Alles-in-één cloudsoftware voor advocaten, van intake tot archief. Controleer zoals bij elke SaaS-dienst wat de leverancier bewaart en hoe lang. Mindtime maakt daarnaast een back-up van de mailboxen, gedeelde bestanden en apparaten. |
| Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, SharePoint) | Hier staat het grootste deel van de correspondentie en de concepten. Mindtime maakt een back-up van mailboxen, OneDrive en SharePoint in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. |
| Google Workspace (Gmail, Drive) | Voor kantoren die volledig in Google werken. Mindtime maakt een back-up van Gmail en Drive buiten de eigen omgeving van Google. |
| Gescande papieren dossiers op een NAS | Scan je gesloten dossiers naar een Synology- of QNAP-NAS, dan maakt Mindtime buiten de deur een back-up van die NAS. |
Google Workspace
Google Workspace-back-up voor advocatenkantoren
Sommige kantoren werken volledig in Gmail en Google Drive, met dossiers in gedeelde mappen en cliëntmail onder labels. Google bewaart verwijderde items maar beperkte tijd. Vault is gemaakt voor legal holds en e-discovery, niet om een kantoor na een incident te herstellen.
- Items die langer dan 30 dagen in de prullenbak van Drive staan, verdwijnen definitief. Leegt een gebruiker de prullenbak, dan kan een beheerder items nog maar 25 dagen terugzetten.
- Google zegt zelf dat Vault geen back-up- of archiveringstool is. Exports uit Vault zijn bedoeld voor e-discovery, niet om data op grote schaal terug te zetten.
- Verwijder je een gebruikersaccount, dan verwijdert Google alle data van dat account. De mailbox en Drive van een vertrekkende advocaat hebben dus eerst een eigen kopie nodig.
- Mindtime maakt een back-up van Gmail en Drive in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. Je kunt het 7 dagen gratis proberen.
Voordat je overstapt
Wat advocatenkantoren ons als eerste vragen
Onze praktijksoftware draait in de cloud. Is daar niet al een back-up van?
De leverancier beschermt zijn eigen platform. Je e-mail, concepten op laptops en bestanden in Microsoft 365 of Google Workspace vallen daarbuiten. Controleer de export- en bewaarvoorwaarden van de leverancier en laat Mindtime de rest afdekken met onveranderbare kopieën in Nederland en Duitsland.
We zijn een kantoor met drie advocaten. Is dit niet overdreven?
Kleine kantoren hebben dezelfde geheimhoudingsplicht als grote, meestal met minder IT-hulp. Mindtime controleert elke back-uptaak en bewaakt alles 24/7, dus niemand op kantoor hoeft logbestanden te lezen. Je krijgt support van eigen medewerkers van Mindtime, in het Nederlands, Duits of Engels.
Gaan cliëntgegevens de EU uit?
Nee. Mindtime slaat data alleen op in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland. Bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor advocatenkantoren
Kan een advocatenkantoor een cloudback-up gebruiken en toch voldoen aan de geheimhoudingsplicht?
Ja, als je de leverancier zorgvuldig kiest. Geheimhouding betekent dat je moet weten wie bij cliëntgegevens kan en waar die staan. Mindtime werkt met een verwerkersovereenkomst, versleutelt data tijdens transport met AES-256 en vraagt MFA (meervoudige authenticatie) voor beheeracties. Alles staat in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. Mindtime is ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd.
Hoe lang moet een advocatenkantoor back-ups van gesloten dossiers bewaren?
Stem de bewaartermijn van je back-ups af op je archiefbeleid. Het modelkantoorhandboek van de NOvA noemt 5 jaar voor vorderingen tot teruggave van stukken, 7 jaar voor de administratie en tot 20 jaar voor sommige aansprakelijkheidsvorderingen. Bepaal per soort document de termijn, stel de bewaartermijn daarop in en leg de keuze vast in je kantoorhandboek.
Wat gebeurt er als ransomware ons kantoor treft?
Je zet terug vanaf kopieën waar de aanvaller niet bij kon. Mindtime bewaart onveranderbare back-ups met Object Lock plus een air-gapped kopie. Mindtime scant de back-ups op malware en zet terug in een geïsoleerde omgeving, zodat de besmetting niet terugkomt. Beoordeel intussen of je het incident binnen 72 uur moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Is een back-up genoeg, of hebben we ook disaster recovery nodig?
Een back-up beschermt je data. Disaster recovery, je systemen weer draaiend krijgen na een calamiteit, houdt je kantoor aan het werk. Met de standby-infrastructuur van Mindtime kunnen je servers in het datacenter van Mindtime draaien zolang je kantoor stilligt. Een eerste testfailover vindt meestal binnen 10 dagen na de start plaats. Elk kwartaal volgt een DR-test, zodat je weet dat het werkt voordat een termijn ervan afhangt.
Kunnen we het eerst proberen?
Ja. Microsoft 365- en Google Workspace-back-up kun je 7 dagen gratis proberen. In een gratis demo van 15 minuten zie je hoe je een mailbox of dossiermap terugzet. Mindtime bestaat sinds 1998 en je spreekt eigen medewerkers, geen callcenter in het buitenland of chatbot.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.