English
Nederlands
DeutschJuridisch en zakelijk
Back-up voor accountantskantoren: klantadministraties en controledossiers
Mindtime bewaart onveranderbare (immutable) kopieën van de mailboxen, bestandsshares, servers en laptops van je kantoor in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland. We controleren elke back-uptaak. Een air-gapped kopie, zonder verbinding met je netwerk, blijft buiten bereik van aanvallers.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Een accountantskantoor heeft back-ups nodig die jaren meegaan. Controledossiers moeten minstens zeven jaar na afsluiting bewaard blijven en klantadministraties vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Mindtime bewaart onveranderbare, bewaakte kopieën van je Microsoft 365 of Google Workspace, servers en laptops in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
Wat er op het spel staat
De data die een accountantskantoor niet kan missen
Afgesloten controledossiers
Een controledossier legt het bewijs vast achter een controleverklaring. Raakt het na afsluiting kwijt, dan kan het kantoor het werk achter die verklaring niet laten zien aan een kwaliteitstoetser of een rechter.
Grootboeken en aangiften van klanten
Jaarwerkpapieren, btw-aangiften en aangiften inkomstenbelasting zijn gebouwd op de grootboeken van je klanten. Verdwijnen die kopieën in het drukke seizoen, dan komen deadlines voor al je klanten tegelijk in gevaar.
Salarisgegevens
Loonstroken, personeelsdossiers en loonaangiften bevatten BSN's en salarisgegevens. Een lek of verlies raakt de medewerkers van je klanten, niet alleen je klant zelf.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van accountantskantoren vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Controledossiers: binnen 60 dagen afsluiten, zeven jaar bewaren
Artikel 11 van het Besluit toezicht accountantsorganisaties schrijft voor dat het controledossier uiterlijk 60 dagen na ondertekening van de controleverklaring compleet en afgesloten is. Daarna bewaart het kantoor het minstens zeven jaar na afsluiting. [1]
Fiscale bewaarplicht van zeven jaar
De Belastingdienst eist dat je je administratie zeven jaar bewaart en gegevens over onroerende zaken tien jaar. Basisgegevens zoals het grootboek en de debiteuren- en crediteurenadministratie vallen altijd onder de zeven jaar. [3]
Wwft: het BFT houdt toezicht, gegevens vijf jaar bewaren
Accountants zijn instellingen onder de Wwft en het BFT houdt toezicht op de naleving. Volgens de leidraad van het BFT moet je gegevens uit het cliëntenonderzoek vastleggen en vijf jaar bewaren, gerekend vanaf de transactie of het einde van de cliëntrelatie. [4]
NIS2: je valt er niet onder, je klanten misschien wel
Accountancy staat niet in de sectorlijst van de Cyberbeveiligingswet (Cbw), de Nederlandse NIS2-wet die sinds 15 augustus 2026 geldt. Klanten die er wel onder vallen, moeten hun keten beveiligen, ook hun directe dienstverleners. Verwacht dus beveiligingsvragen van hen. [6]
Als het misgaat
Een phishinglink in het drukke seizoen
Voorbeeld: in mei opent een assistent bij een accountantskantoor met tien medewerkers een valse factuur. De aanvaller verwijdert mappen uit SharePoint en leegt meerdere mailboxen. Ook de prullenbakken van het kantoor zelf worden leeggemaakt. Omdat Mindtime onveranderbare kopieën buiten Microsoft 365 bewaart, zet het kantoor de verwijderde klantmappen en e-mail terug uit de laatst gecontroleerde back-up. Daarna kijkt het kantoor samen met de IT-partner of er persoonsgegevens zijn blootgesteld en of het incident gemeld moet worden.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor accountantskantoren, per workload
- Microsoft 365-back-upKlantmail en de SharePoint-mappen voor de jaarafsluiting zijn het dagelijkse werkarchief van het kantoor.
- Google Workspace-back-upKleinere kantoren wisselen documenten met klanten vaak uit via Gmail en Drive.
- VMware- en Hyper-V-back-upLokaal geïnstalleerde controle- en belastingsoftware draait vaak op een virtuele server op kantoor.
- Databaseback-upPraktijk- en werkpapierensoftware op je eigen server bewaart de data meestal in een database. Die heeft een consistente kopie nodig.
- Back-up van laptops en endpointsMedewerkers werken bij klanten en thuis, met bestanden die lokaal op de laptop staan.
- Disaster RecoveryEen systeemuitval in de weken voor een aangiftedeadline raakt al je klanten tegelijk.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Exact Online Accountancy | Online software voor de administratieve dienstverlening van het kantoor aan klanten. Controleer bij SaaS als deze de exportvoorwaarden en bewaartermijnen van Exact. Mindtime beschermt de e-mail, werkpapieren en laptops eromheen. |
|---|---|
| Twinfield | Online boekhoudsoftware van Wolters Kluwer voor kantoren en ondernemers. Mindtime maakt geen back-up van Twinfield zelf. Mindtime beschermt wel de exports, werkpapieren en correspondentie die je in Microsoft 365 of Google Workspace bewaart. |
| Loket | Online HR- en salarisplatform dat accountantskantoren gebruiken. Controleer de exportvoorwaarden van Loket. Bewaar de salarisrapporten die je downloadt in een mailbox of op een bestandsshare waarvan een back-up wordt gemaakt. |
| Controlewerkpapieren op een fileserver | Veel kantoren bewaren controlesoftware en werkpapieren nog op een lokale VMware- of Hyper-V-server of een NAS. Mindtime maakt een off-site back-up van die server of NAS. |
| Microsoft 365 of Google Workspace | Hier staan klantcorrespondentie, getekende opdrachtbevestigingen en gedeelde mappen voor de jaarafsluiting. Mindtime maakt van beide platformen een back-up naar eigen datacenters. |
Google Workspace
Google Workspace-back-up voor accountantskantoren
Sommige accountantskantoren werken met Gmail en Google Drive. Ze verzamelen bonnetjes per mail en delen jaarafsluitmappen met klanten. De prullenbak en Vault van Google zijn niet gemaakt om een heel kantoor terug te zetten na verwijdering of een aanval.
- Drive verwijdert items definitief als ze langer dan 30 dagen in de prullenbak staan. Nadat een gebruiker de prullenbak heeft geleegd, kan een beheerder items nog maar 25 dagen herstellen.
- In de Vault-FAQ zegt Google duidelijk dat Vault niet bedoeld is als back-up- of archiveertool en dat er geen automatische manier is om geëxporteerde data terug te zetten.
- Verwijder je het account van een vertrokken medewerker, dan haalt Google alle bijbehorende data weg, ook de klantmappen van die persoon.
- Mindtime maakt een back-up van Gmail en Drive naar eigen datacenters in Nederland en Duitsland. Je kunt het 7 dagen gratis proberen.
Voordat je overstapt
Wat accountantskantoren ons eerst vragen
Exact en Twinfield draaien in de cloud. Waarom dan toch een back-up?
Die platformen beschermen hun eigen dienst. Je werkpapieren, e-mail, getekende opdrachtbevestigingen en laptopbestanden staan elders, en daar gaat het meestal mis. Mindtime beschermt die met onveranderbare kopieën in Nederland en Duitsland.
Kost dit onze medewerkers tijd in het drukke seizoen?
Nee, je team hoeft geen routinewerk te doen. Mindtime controleert elke back-uptaak en bewaakt het platform 24/7. Heb je een herstel nodig, dan spreek je met medewerkers van Mindtime zelf, in het Nederlands, Duits of Engels.
Onze klanten vragen waar hun data staat. Wat vertellen we?
Dat de data in de eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland staat, onder een verwerkersovereenkomst, en dat Mindtime ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd is. Dat zijn concrete antwoorden voor de leveranciersvragenlijst van een klant.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over back-up voor accountantskantoren
Hoe lang moet een accountantskantoor zijn back-ups bewaren?
Zo lang als de langste bewaarplicht die voor de data geldt. Afgesloten controledossiers bewaar je minstens zeven jaar na afsluiting, fiscale administratie zeven jaar en gegevens over onroerende zaken tien jaar. Spreek per soort data een bewaartermijn voor back-ups af en leg die vast, zodat je je keuze aan een toezichthouder kunt uitleggen.
Is de prullenbak van Microsoft 365 niet genoeg?
Nee. Prullenbakken en bewaarinstellingen staan in dezelfde tenant waar een aanvaller of een onzorgvuldige beheerder bij kan. Met een aparte back-up in een andere omgeving, met onveranderbare opslag en een air-gapped kopie, kun je terugzetten na opzettelijk verwijderen. Mindtime laat je 7 dagen gratis proberen, zodat je dit test met je eigen mailboxen.
Hoe is onze back-updata beveiligd?
Data wordt tijdens transport versleuteld met AES-256, voor beheeracties is MFA (meervoudige authenticatie) nodig en back-ups staan onveranderbaar opgeslagen met Object Lock. Voor een herstel scant Mindtime de back-ups op malware. Je kunt ze ook in een geïsoleerde omgeving terugzetten. Mindtime is ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd.
Kan Mindtime helpen als een klant naar NIS2 vraagt?
Mindtime helpt bij het back-up- en herstelgedeelte. Valt een klant onder de Cyberbeveiligingswet en vraagt die hoe je zijn data beschermt, dan kun je wijzen op onveranderbare off-site back-ups, elk kwartaal een DR-test als je Disaster Recovery afneemt, en de verwerkersovereenkomst. De rest van je beveiligingsbeleid blijft je eigen verantwoordelijkheid.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.