English
Nederlands
DeutschJuridisch en zakelijk
Back-up voor administratiekantoren die andermans administratie bewaren
Mindtime maakt onveranderbare (immutable) kopieën van de mailboxen, gedeelde mappen, laptops en kantoorservers waar je de administratie van je klanten ontvangt en verwerkt. Ze staan in de eigen datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland. Daarnaast bewaren we een extra air-gapped kopie, zonder verbinding met je netwerk.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Een administratiekantoor heeft back-ups buiten de deur nodig. Je bewaart stukken die je klanten zeven jaar moeten kunnen laten zien, en de Wwft verplicht je om je dossiers van het cliëntenonderzoek te bewaren. Mindtime beschermt de mail, bestanden, laptops en servers waarmee je werkt, met onveranderbare kopieën in zijn eigen Nederlandse en Duitse datacenters.
Wat er op het spel staat
De data die een administratiekantoor niet kan missen
Bonnen en brondocumenten
Inkoopfacturen, bankafschriften en bonnetjes komen binnen per mail, upload of scan. Ze onderbouwen elke boeking. Je klanten rekenen erop dat je ze nog hebt als de Belastingdienst erom vraagt.
Btw- en loonaangiften
De btw-aangifte per kwartaal en de maandelijkse loonaangifte hebben vaste deadlines. Verdwijnen je werkbestanden halverwege het kwartaal, dan doe je het werk opnieuw, onder tijdsdruk.
Identificatiedossiers van klanten
De kopieën van identiteitsbewijzen en de UBO-controles die je onder de Wwft verzamelt, bewijzen dat je wist voor wie je werkte. Ze moeten een gestolen laptop of een gewiste mailbox overleven.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van een administratiekantoor vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Administratiekantoren vallen onder de Wwft
Volgens de leidraad van het BFT is een administratiekantoor een Wwft-instelling als het werkt aan jaarrekeningen, administraties voert, belastingadvies geeft of aangiften doet. De bijbehorende gegevens moet je vastleggen en bewaren tot vijf jaar na de transactie of na het einde van de zakelijke relatie. [1]
Het BFT is je Wwft-toezichthouder
Bureau Financieel Toezicht houdt toezicht op de naleving van de Wwft door administratiekantoren, net als bij accountants, belastingadviseurs en notarissen. [2]
De fiscale bewaarplicht van je klanten: zeven jaar
Ondernemers moeten hun administratie zeven jaar bewaren. Het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de in- en verkoopadministratie vallen altijd onder die termijn. Gegevens over onroerende zaken bewaren ze tien jaar. [3]
Je bent vaak verwerker
De Autoriteit Persoonsgegevens noemt salarisadministratiekantoren en accountantskantoren die de boekhouding doen als typische verwerkers. Een verwerker heeft een verwerkersovereenkomst met de klant nodig en moet de persoonsgegevens passend beveiligen. [4]
Administratiekantoren staan niet in de NIS2-lijst
Administratiekantoren staan niet in de sectorlijst van de Cyberbeveiligingswet, die sinds 15 augustus 2026 in Nederland van kracht is. De meeste kantoren zijn ook te klein voor de NIS2-drempel, die begint bij middelgrote organisaties. [5]
Als het misgaat
Een gestolen laptop in de btw-week
Voorbeeld: in de week van de btw-aangifte stelen dieven de laptop van een zelfstandig boekhouder uit de auto. Gescande bonnen en spreadsheets van meerdere klanten stonden alleen op dat apparaat. Mindtime maakte back-ups van de laptop in zijn datacenters. Daardoor gaan de bestanden vanaf de laatste gecontroleerde back-up terug naar een nieuwe laptop. Daarna registreert de boekhouder de diefstal als mogelijk datalek en informeert hij de betrokken klanten. Zij zijn de verwerkingsverantwoordelijken voor die gegevens.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor administratiekantoren, per workload
- Microsoft 365-back-upGedeelde mailboxen voor bonnen en klantmappen vormen het hart van een modern administratiekantoor.
- Back-up van laptops en endpointsZelfstandige boekhouders bewaren spreadsheets en scans van klanten vaak op één laptop.
- NAS-back-upDe NAS op kantoor bevat jaren aan gescand papierwerk dat nergens anders bestaat.
- Google Workspace-back-upWerkt je kantoor in Gmail en Drive, dan heb je een kopie buiten de eigen omgeving van Google nodig.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| e-Boekhouden.nl | Online boekhouden met een werkomgeving voor boekhouders en administratiekantoren. Het is een SaaS-dienst, dus controleer de voorwaarden voor export en bewaartermijnen. Mindtime beschermt de mail en documenten die je eromheen verwerkt. |
|---|---|
| SnelStart Accountant | Boekhouden in de cloud, waarbij boekhouder en klant in dezelfde administraties werken. Bewaar de exports waarop je vertrouwt in een mailbox of map waarvan Mindtime een back-up maakt. |
| Loket | Online salaris- en HR-platform dat administratiekantoren gebruiken. Loonstroken en salarisrapporten die je downloadt en naar klanten stuurt, staan in je eigen mail en mappen. Die beschermt Mindtime. |
| Bonnenmailbox in Microsoft 365 | Veel kantoren hebben een gedeelde mailbox waar klanten facturen en bonnen naartoe sturen. Mindtime maakt een back-up van die mailbox buiten de omgeving van Microsoft. |
| Scans en spreadsheets op een NAS | Spreadsheets voor de jaarafsluiting en gescand papierwerk staan vaak op een Synology- of QNAP-NAS op kantoor. Mindtime maakt daarvan een back-up in zijn eigen datacenters. |
Voordat je overstapt
Wat administratiekantoren ons als eerste vragen
De boekhouding van al mijn klanten staat al online.
Het boekhoudpakket bewaart zijn eigen data. Maar de bonnen, mails, salarisrapporten en spreadsheets die je eromheen verzamelt, moet je zelf beschermen. Van dat deel maakt Mindtime een back-up.
Ik werk alleen. Is het dan de moeite waard?
Op een eenmanskantoor is er geen collega met een tweede kopie. Mindtime voert de back-ups voor je uit en controleert ze. In een gratis demo van 15 minuten zie je of het past bij hoe je werkt.
Komt de data van mijn klanten buiten Europa terecht?
Nee. Mindtime bewaart back-ups alleen in zijn eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland. Je krijgt een verwerkersovereenkomst waarnaar je kunt verwijzen in je eigen afspraken met klanten.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor administratiekantoren
Heb ik als boekhouder een verwerkersovereenkomst met Mindtime nodig?
Ja, en Mindtime levert die bij elk contract. Als boekhouder ben je vaak verwerker voor je klanten. Mindtime wordt dan subverwerker. Controleer of je overeenkomsten met klanten subverwerkers toestaan en vermeld waar de data staat: in de eigen datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland.
Hoelang moeten we back-ups van klantadministraties bewaren?
Stem de bewaartermijn van je back-ups af op de plichten van je klanten en van jezelf: zeven jaar voor de meeste bedrijfsadministratie, tien jaar voor gegevens over onroerende zaken en vijf jaar na het einde van de relatie voor Wwft-dossiers. Bepaal welke gegevens je zelf bewaart en welke in het eigen pakket van de klant blijven.
Wat gebeurt er met de back-ups als ransomware ons kantoor treft?
De aanvaller kan ze niet wijzigen of verwijderen. Mindtime slaat back-ups onveranderbaar op met Object Lock en bewaart een air-gapped kopie. Voor het terugzetten scannen we de back-ups op malware. Herstel kan in een geïsoleerde omgeving, zodat de besmetting niet terugkomt.
Wie helpt ons als we iets moeten terugzetten?
Het eigen supportteam van Mindtime, bereikbaar in het Nederlands, Duits of Engels, zonder callcenter in het buitenland of chatbot ertussen. We bewaken het platform 24/7 en controleren elke back-uptaak. Problemen komen dus meestal boven voordat je de data nodig hebt. Wil je eerst een herstel zien? Plan dan de gratis demo van 15 minuten.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.