English
Nederlands
DeutschCreatief en technisch
Back-up voor marketing- en communicatiebureaus met strakke deadlines
Mindtime maakt een back-up van de mailboxen, Drive- of OneDrive-mappen, laptops en NAS-systemen waar je campagnes ontstaan. De onveranderbare kopieën staan in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. We controleren elke back-uptaak. Een verwijderde map of een gekaapt account neemt dus het werk van een klant niet mee.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Marketing- en communicatiebureaus hebben een onafhankelijke back-up nodig, omdat bestanden, goedkeuringen en contactlijsten van klanten verspreid staan over cloudaccounts en laptops. Eén gekaapt account kan een campagne wissen. Mindtime maakt een back-up van Google Workspace of Microsoft 365, laptops en de NAS van je studio naar eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland, onveranderbaar en met een air-gapped kopie.
Wat er op het spel staat
De data die marketing- en communicatiebureaus niet kunnen missen
Bronbestanden van campagnes
Gelaagde ontwerpbestanden, videomontages en copydecks zijn waarvoor je factureert. Een platgeslagen pdf in de inbox van de klant helpt niet als die om één aanpassing vraagt in de campagne van vorig jaar.
Briefings, goedkeuringen en gebruiksrechten
Getekende offertes, goedkeuringen van klanten en de licenties voor foto's, lettertypen en muziek beslechten discussies over wat is afgesproken. Vaak staan ze in de mailbox van één accountmanager.
Contactlijsten en toestemmingsregistraties
Mailinglijsten en het bewijs dat mensen zich hebben aangemeld zijn van je klanten, maar jij beheert ze. Raak je de toestemmingsregistratie kwijt, dan kan een campagne stilvallen of kan een klant niet meer aantonen dat hij mag mailen.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van marketing- en communicatiebureaus vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Toestemming tot vijf jaar kunnen bewijzen
Volgens artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet mag je commerciële e-mail alleen aan consumenten sturen met hun voorafgaande toestemming. Bestaande klanten zijn hierop een uitzondering. De ACM stelt dat je die toestemming tot vijf jaar na verzending moet kunnen bewijzen. Bewaar daarom de gegevens waaruit dat blijkt. [1]
Vaak ben je de verwerker
Verwerk je klantgegevens van een klant in opdracht van die klant, dan is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en is je bureau de verwerker. De Autoriteit Persoonsgegevens eist een verwerkersovereenkomst tussen beide partijen, waarin staat wat je met de gegevens mag doen. [2]
Meld een datalek direct aan de klant
Raakt je bureau als verwerker persoonsgegevens van een klant kwijt, of liggen ze open en bloot, dan moet je de klant zo snel mogelijk informeren. De klant beslist dan of hij het meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkenen. [2]
Bureaus vallen buiten NIS2
Marketing- en communicatiediensten staan niet bij de sectoren in de Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse uitwerking van NIS2. Klanten die er wel onder vallen, moeten de relaties met hun directe leveranciers beveiligen. Zij kunnen je vragen hoe hun data is beschermd. [3]
Als het misgaat
Een gephishte login en een leeggemaakte Drive
Voorbeeld: een accountmanager van een communicatiebureau vult haar wachtwoord in op een nepinlogpagina. De aanvaller verwijdert haar Drive-mappen en leegt de prullenbak om te verbergen wat er is gekopieerd. Pas ruim een maand later merkt iemand het, als een klant vraagt om de open bestanden van een voorjaarscampagne. Het bureau zet de mappen en de bijbehorende e-mail terug vanuit de back-up van Mindtime. Die staat in de eigen datacenters van Mindtime en was via haar account niet te wijzigen. Omdat persoonsgegevens van klanten mogelijk zijn blootgesteld, informeert het bureau ook de betrokken klanten, zodat zij kunnen beslissen over een melding.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor marketing- en communicatiebureaus, per workload
- Google Workspace-back-upBriefings, goedkeuringen en campagnemappen staan vaak in Gmail en Drive. Daar kan één gekaapt account ze verwijderen.
- Microsoft 365-back-upE-mail van klanten en gedeelde campagnedocumenten lopen via Outlook, OneDrive en SharePoint.
- Back-up van laptops en endpointsOntwerpers en editors werken op hun laptop met grote lokale bestanden, vaak tussen twee synchronisaties in.
- NAS-back-upNAS-systemen in de studio bevatten video, fotobibliotheken en het archief van afgeronde campagnes.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| HubSpot | In HubSpot kun je records exporteren en een back-up van je CRM-data downloaden. Mindtime maakt geen back-up van HubSpot zelf. Bewaar die exports in Google Drive, OneDrive of op een NAS, dan beschermt Mindtime ze samen met de rest. |
|---|---|
| Adobe Creative Cloud | Werkbestanden op laptops of de NAS van je studio vallen onder de back-up van endpoints en NAS-systemen van Mindtime. Staan bestanden alleen in de cloudopslag van Adobe, kijk dan naar de bewaartermijnen van Adobe. |
| Figma | In Figma kun je een lokale kopie van een bestand (.fig) opslaan, zonder versiegeschiedenis of opmerkingen. Opgeslagen kopieën in Drive, OneDrive of op een laptop vallen onder de back-up van Mindtime. |
| Google Workspace (Gmail, Drive) | Hier briefen, delen en keuren veel bureaus. Mindtime maakt een back-up van Gmail en Drive naar Nederland en Duitsland. |
| Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, SharePoint) | Werkt je bureau met Microsoft, dan maakt Mindtime een back-up van mailboxen, OneDrive en SharePoint buiten de omgeving van Microsoft. |
Google Workspace
Google Workspace-back-up voor marketingbureaus
Bureaus op Google werken met Gmail-gesprekken met klanten, gedeelde mappen in Drive en gedeelde drives per klant. De prullenbak en Vault van Google dekken alledaagse fouten en juridische bewaring (legal holds). Een back-up die je zelf beheert, zijn ze niet.
- Bestanden die je in Drive verwijdert, blijven 30 dagen in de prullenbak. Leegt een gebruiker die, dan heeft een beheerder nog 25 dagen om ze terug te halen.
- Verwijder je het account van een gebruiker, dan verdwijnt zijn data bij Google. Een beheerder kan de Drive-bestanden daarna nog maar 20 dagen terugzetten.
- Google zegt zelf duidelijk dat Vault niet bedoeld is als back-up- of archiveringstool.
- Mindtime maakt een back-up van Gmail en Drive naar eigen datacenters in Nederland en Duitsland. Je kunt het 7 dagen gratis proberen.
Voordat je overstapt
Wat marketing- en communicatiebureaus ons als eerste vragen
De klant is eigenaar van de data. Is back-up dan niet hun verantwoordelijkheid?
Zij zijn verantwoordelijk, maar jij beheert de bestanden en in de verwerkersovereenkomst staat hoe je ermee om moet gaan. Mindtime werkt met een eigen verwerkersovereenkomst en bewaart je kopieën in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
We zijn een bureau van twaalf mensen. Hebben we dit nodig?
Bij kleine bureaus controleert zelden iemand de back-ups. Juist dan valt een verwijderde map niet op. Mindtime controleert elke back-uptaak, bewaakt 24/7 en biedt support van eigen mensen in het Nederlands, Duits of Engels.
Waar komt ons klantmateriaal terecht?
Op twee locaties: de eigen datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland. Data is tijdens transport versleuteld met AES-256, voor beheeracties is MFA (meervoudige authenticatie) nodig en Mindtime is ISO 27001-gecertificeerd.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor marketing- en communicatiebureaus
Kan Mindtime een back-up van HubSpot maken?
Niet direct: Mindtime heeft geen HubSpot-koppeling. In HubSpot kun je zelf records exporteren en een back-up van je CRM-data downloaden. Sla die exports volgens een vast schema op in Google Drive, OneDrive of je NAS, dan bewaart Mindtime er onveranderbare kopieën van. Kijk in de voorwaarden van HubSpot wat het zelf bewaart op zijn platform.
Hoe lang moeten we toestemming voor e-mailcampagnes bewaren?
Volgens de ACM moeten afzenders tot vijf jaar na verzending kunnen bewijzen dat ze toestemming hadden voor commerciële e-mail. Beheer je lijsten namens klanten, spreek dan in de verwerkersovereenkomst af wie dat bewijs bewaart en waar. Stel je bewaartermijn voor back-ups zo in dat de gegevens minstens zo lang bewaard blijven.
Wat gebeurt er als ransomware onze NAS in de studio raakt?
Je zet terug vanaf kopieën buiten je netwerk. Mindtime houdt back-ups onveranderbaar met Object Lock, bewaart een air-gapped kopie (een kopie zonder verbinding met je netwerk) en scant back-ups op malware voordat je terugzet. Als verwerker informeer je ook de betrokken klanten snel, zodat zij kunnen beslissen of ze het datalek melden.
Is de versiegeschiedenis van Google Drive niet genoeg?
Die helpt bij kleine fouten, maar staat in hetzelfde account als het bestand. Wordt het account gekaapt of verwijderd, dan verdwijnen geschiedenis en prullenbak mee. Een aparte back-up in de eigen datacenters van Mindtime blijft los staan van wat er in je Google- of Microsoft-account gebeurt.
Hoe snel kunnen we beginnen?
Google Workspace- en Microsoft 365-back-up kun je 7 dagen gratis proberen. Zo test je een herstel van een echte campagnemap voordat je kiest. Een gratis demo van 15 minuten behandelt laptops en de NAS. Mindtime bestaat sinds 1998.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.