English
Nederlands
DeutschCreatief en technisch
Back-up voor architectenbureaus: elk ontwerp en het archief veilig
Mindtime kopieert je modellen, tekeningen en projectmail van kantoor, van laptops en uit Google Workspace of Microsoft 365 naar onveranderbare (immutable) opslag in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. Een air-gapped kopie, zonder verbinding met je netwerk, staat apart. Zo kan één aanval niet alle kopieën van je werk bereiken.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Architectenbureaus hebben back-ups nodig buiten het bureau. Tekeningen, BIM-modellen en projectmail zijn het product dat ze verkopen, en hun bewijs als een opdrachtgever het werk ter discussie stelt. Mindtime bewaart onveranderbare kopieën van ontwerpbestanden, Google Workspace of Microsoft 365 en laptops in eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland, met een air-gapped kopie.
Wat er op het spel staat
De data die een architectenbureau niet kwijt mag raken
Ontwerpmodellen en tekeningen
Van het eerste schetsontwerp tot de werktekeningen: een Archicad- of Revit-model bevat elke beslissing die de opdrachtgever heeft goedgekeurd. Het model opnieuw opbouwen uit pdf's kost weken, en de afwegingen achter elke keuze ben je kwijt.
Vergunningaanvragen en het programma van eisen
De stukken die je voor een vergunning hebt ingediend, en het programma van eisen en het budget waarvoor de opdrachtgever tekende, beslechten later discussies. Staan ze in maar één mailbox, dan is één verwijderd account genoeg om ze kwijt te raken.
Het archief van opgeleverde gebouwen
Opdrachtgevers komen terug voor een uitbreiding, een renovatie of een geschil, soms vele jaren later. Een archief van afgesloten projecten op één schijf op kantoor raak je het makkelijkst kwijt zonder dat iemand het merkt.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van architectenbureaus vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Architectonische ontwerpen zijn beschermde werken
Artikel 10 van de Auteurswet noemt werken van bouwkunst, en ontwerpen en schetsen die betrekking hebben op de bouwkunst, als beschermde werken. Met gedateerde originele bestanden laat je zien wat je hebt ontworpen en wanneer. [1]
Vorderingen vervallen 5 jaar na de opdracht
BNA en NLingenieurs lanceerden in december 2025 DNR2025, de algemene voorwaarden die DNR 2011 vervangen. DNR2025 werkt met één vervaltermijn van 5 jaar na het einde van de opdracht. Zorg dat je projectarchief en de back-ups daarvan minstens zo lang terug te zetten zijn. [2]
Bewaarplicht van 7 jaar voor de administratie
De Belastingdienst verplicht ondernemers om de basisgegevens 7 jaar te bewaren. Daaronder vallen het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de in- en verkoopadministratie. Honorariumfacturen en rekeningen van leveranciers per project horen bij die administratie. [3]
Particuliere opdrachtgevers, dus persoonsgegevens
Een ontwerp voor een particuliere woning noemt de eigenaar en laat zien waar en hoe die woont. Is die data door ransomware niet meer beschikbaar, dan ziet de Autoriteit Persoonsgegevens dat als een datalek. Je moet het dan binnen 72 uur melden. [4]
Architectuur is geen NIS2-sector
Architectenbureaus staan niet tussen de sectoren van de Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse NIS2-wet. Organisaties die er wel onder vallen, moeten de relaties met hun directe leveranciers beveiligen. Opdrachtgevers bij de overheid en grote bedrijven kunnen je dus toch vragen hoe je projectdata beschermt. [5]
Als het misgaat
Het account van de projectarchitect was al weg
Voorbeeld: een projectarchitect vertrekt bij een klein bureau. Iemand verwijdert haar Google-account voordat haar Drive-mappen naar een collega zijn verplaatst. Drie weken later vraagt de opdrachtgever van een aanbouw die zij begeleidde om de werktekeningen en de afgesproken wijzigingen. Dan is de periode voorbij waarin een beheerder bij Google de bestanden van een verwijderde gebruiker kan terugzetten. Mindtime had een back-up van haar Gmail en Drive gemaakt in eigen datacenters. Het bureau zet de projectmap en de mailwisseling met de aannemer dus terug. Het bureau maakt nu ook een back-up van elk account voordat iemand het verwijdert.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor architectenbureaus, per workload
- Google Workspace-back-upBureaus die in Gmail en Drive werken, hebben een kopie nodig die verwijderde accounts en een geleegde prullenbak overleeft.
- Microsoft 365-back-upBureaus die met Outlook en SharePoint werken, bewaren daar de correspondentie met opdrachtgevers en gedeelde projectmappen.
- Back-up van laptops en endpointsArchitecten ontwerpen op laptops: thuis, op de bouwplaats en bij opdrachtgevers. Niet al die bestanden worden gesynchroniseerd.
- NAS-back-upProjectarchieven en renders staan vaak op één NAS op kantoor.
- Disaster RecoveryVergunningstermijnen en bouwvergaderingen gaan door, ook als de server van het bureau uitvalt.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Archicad (Graphisoft) | Projecten staan lokaal of worden gedeeld via BIMcloud, op je eigen server of gehost door Graphisoft. Draaien BIMcloud of de projectbestanden op je eigen server of NAS, dan maakt Mindtime een back-up van die machine. Gebruik je de gehoste BIMcloud, controleer dan de bewaarvoorwaarden van Graphisoft. |
|---|---|
| Autodesk Revit | Centrale modellen en tekeningen op een fileserver, een NAS of in OneDrive vallen onder de server-, NAS- en Microsoft 365-back-up van Mindtime. |
| BIMcollab | Cloudplatform voor modelcontrole en het bijhouden van issues met adviseurs. Vraag de leverancier wat je kunt exporteren en hoe lang de data bewaard blijft. Mindtime dekt de mail, tekeningen en laptops van het bureau af. |
| Google Workspace (Gmail, Drive) | Veel bureaus delen projectmappen en mail van opdrachtgevers in Google. Mindtime maakt een back-up van Gmail en Drive buiten de eigen omgeving van Google. |
| Synology- of QNAP-NAS | Vaak de plek van het archief en de renders. Mindtime maakt een back-up van de NAS in eigen datacenters buiten de deur. |
Google Workspace
Google Workspace-back-up voor architectenbureaus
Bureaus die op Google draaien, bewaren projectmappen in Drive, delen tekeningen met adviseurs via Drive-links en handelen mail van opdrachtgevers af in Gmail. De prullenbak en Vault van Google helpen bij vergissingen en legal holds, maar zijn geen aparte back-up van je werk.
- Drive leegt de prullenbak automatisch na 30 dagen. Leegt een gebruiker de prullenbak zelf, dan heeft een beheerder 25 dagen om de items terug te zetten.
- Na het verwijderen van een account kan een beheerder de Drive-bestanden van die gebruiker maar 20 dagen terugzetten. De projecten van een vertrekkende architect hebben dus een eigen kopie nodig.
- Google schrijft in de eigen veelgestelde vragen over Vault dat Vault niet bedoeld is als back-up- of archiveringstool.
- Mindtime maakt een back-up van Gmail en Drive in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. Probeer het 7 dagen gratis.
Voordat je overstapt
Wat architectenbureaus ons als eerste vragen
We zijn een bureau van vijf mensen. Is een professionele back-up de moeite waard?
Een klein bureau heeft meestal geen IT'er die ziet dat een back-up ongemerkt stopt. Mindtime controleert elke back-uptaak en bewaakt alles 24/7. Eigen supportmedewerkers van Mindtime antwoorden in het Nederlands, Duits of Engels.
Ons BIM-model staat al in de cloud. Wat valt er dan nog te beschermen?
Nog best veel: mail met de opdrachtgever en de aannemer, tekeningen op laptops, het archief op de NAS en bestanden in Google Workspace of Microsoft 365. Controleer wat de host van het model bewaart en hoe lang, en laat Mindtime de rest afdekken.
Komen de bestanden van onze opdrachtgevers buiten Europa te staan?
Nee. Kopieën gaan naar maar twee plekken: de eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en in Duitsland. Bij je contract krijg je een verwerkersovereenkomst, en Mindtime is ISO 27001-gecertificeerd.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor architectenbureaus
Hoe lang moet een architectenbureau zijn projectarchief bewaren?
Lang genoeg om een claim of een terugkerende opdrachtgever te kunnen beantwoorden. Volgens DNR2025 vervallen vorderingen 5 jaar na het einde van de opdracht. De Belastingdienst wil dat je je financiële administratie 7 jaar bewaart. Veel bureaus bewaren tekeningen langer, omdat opdrachtgevers terugkomen voor een renovatie. Bepaal per soort document de termijn en stel de bewaartermijn van je back-ups daarop in.
Kunnen we een model terugzetten naar de versie van voor de wijzigingen van vorige week?
Je zet terug vanaf de back-up van voor de wijziging, zolang die nog binnen je bewaartermijn valt. Mindtime controleert elke back-uptaak, dus je weet dat de kopie er is. Je zet terug naar je eigen omgeving, of naar een geïsoleerde omgeving als je vermoedt dat het origineel besmet was.
Wat als ransomware de NAS van ons bureau treft?
De aanvaller kan de kopieën van Mindtime niet wijzigen. Back-ups zijn onveranderbaar dankzij Object Lock, er staat apart een air-gapped kopie en Mindtime scant back-ups op malware voordat je terugzet. Beoordeel daarna of persoonsgegevens van particuliere opdrachtgevers zijn getroffen en of je het datalek moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vragen opdrachtgevers bij de overheid naar onze back-ups?
Steeds vaker. Organisaties die onder de Cyberbeveiligingswet vallen, moeten de relaties met hun directe leveranciers beveiligen, en back-up hoort daarbij. Je kunt ze vertellen waar de data staat, dat die onveranderbaar is en dat Mindtime ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd is.
Hoe proberen we Mindtime uit?
Start de gratis proefperiode van 7 dagen voor Google Workspace- of Microsoft 365-back-up. Of plan een gratis demo van 15 minuten om de NAS, laptops en servers op je kantoor door te nemen. Mindtime beschermt bedrijfsdata sinds 1998, is onderdeel van Group22 en beantwoordt je vragen met eigen medewerkers, niet met een chatbot.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.