English
Nederlands
DeutschBouw, logistiek en industrie
Back-up voor bouw- en installatiebedrijven, van tekening tot oplevering
Mindtime maakt onveranderbare (immutable), versleutelde kopieën van je projectbestanden, Microsoft 365-mail en laptops op de bouwplaats. We bewaren ze in eigen datacenters in Nederland en Duitsland, met een air-gapped kopie (zonder verbinding met je netwerk) apart. Mindtime controleert elke back-uptaak, zodat het dossier dat je een klant verschuldigd bent er nog is als erom wordt gevraagd.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Bouw- en installatiebedrijven hebben een back-up nodig, omdat tekeningen, berekeningen en Wkb-opleverdossiers lang na de oplevering nog beschikbaar moeten zijn. Mindtime maakt een back-up van de servers, NAS-systemen, Microsoft 365-accounts en laptops waarop ze staan, bewaart onveranderbare kopieën in Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland en controleert elke back-uptaak.
Wat er op het spel staat
De data die een bouw- of installatiebedrijf niet kan missen
Tekeningen en berekeningen
CAD-tekeningen, installatieschema's en constructieberekeningen leggen vast wat je echt hebt gebouwd. Sinds 2024 horen ze ook in het dossier dat je klant bij de oplevering krijgt.
Wkb-bewijs van de bouwplaats
Foto's, testrapporten en verklaringen die tijdens de bouw worden verzameld, vormen de basis van zowel het dossier voor de gemeente als het consumentendossier. Zijn de wanden eenmaal dicht, dan kun je dat bewijs niet opnieuw fotograferen.
Projectadministratie
Uren, inkooporders, onderaannemerscontracten en betalingen op de G-rekening staan in je ERP- of boekhoudpakket en in mailboxen. Zonder die gegevens sta je zwak bij een geschil of een belastingcontrole.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van bouw- en installatiebedrijven vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Wkb: gereedmelding met het dossier bevoegd gezag
Bij gebouwen in gevolgklasse 1 moet de gereedmelding minstens twee weken voor ingebruikname bij de gemeente binnen zijn (artikel 2.21 Bbl). Onderdeel daarvan is het "dossier bevoegd gezag": bewijs over constructie, ventilatie, energieprestatie en brandveiligheid, plus de verklaring van de kwaliteitsborger. [1]
Consumentendossier bij oplevering (artikel 7:757a BW)
Voor overeenkomsten die op of na 1 januari 2024 zijn gesloten, levert de aannemer een dossier met tekeningen en berekeningen van het bouwwerk en de installaties, plus informatie die nodig is voor gebruik en onderhoud. Dat geldt voor particuliere en zakelijke opdrachtgevers, en voor verbouwingen net zo goed als voor nieuwbouw. [2]
Zeven jaar voor de boeken, tien jaar voor onroerende zaken
De Belastingdienst eist dat je je basisadministratie zeven jaar bewaart, zoals het grootboek, debiteuren en crediteuren, voorraad en loonadministratie. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar. [4]
Ketenaansprakelijkheid bij onderaanneming
Volgens de regeling voor ketenaansprakelijkheid kan een hoofdaannemer aansprakelijk worden gesteld voor loonbelasting die zijn onderaannemers verschuldigd zijn. Het loonbelastingdeel storten op de G-rekening van de onderaannemer is een van de maatregelen die die aansprakelijkheid beperkt. De betaalgegevens daarachter doen dus ertoe. [5]
Als het misgaat
Ransomware vlak voor de oplevering
Voorbeeld: een installatiebedrijf bewaart tekeningen en Wkb-foto's van de bouwplaats op een server op kantoor, die kopieert naar een NAS in hetzelfde netwerk. Vlak voor twee opleveringen versleutelt ransomware allebei. De onveranderbare back-ups in het datacenter van Mindtime kan de aanvaller niet wijzigen. Het bedrijf herstelt de projectmappen in een geïsoleerde omgeving, laat ze scannen op malware en zet ze terug op schone hardware. De opleverdossiers gaan de deur uit met de originele foto's en testrapporten in plaats van reconstructies.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor bouw- en installatiebedrijven, per workload
- Microsoft 365-back-upProjectcorrespondentie, OneDrive-mappen en SharePoint-sites met tekeningen en dossiers staan hier. Een verwijdering synchroniseert overal mee.
- Back-up van laptops en endpointsLaptops en tablets op de bouwplaats hebben vaak de enige kopie van de foto's, metingen en markeringen van vandaag.
- NAS-back-upVeel kantoren bewaren tekeningenarchieven op een Synology- of QNAP-NAS, die het brand- en ransomwarerisico van het gebouw deelt.
- Back-up van VMware en Hyper-VEen on-premises ERP of fileserver draait meestal als virtuele machine, die je als geheel kunt terugzetten.
- Disaster RecoveryMet standby-infrastructuur blijven planning en projectadministratie draaien als de kantoorserver voor een deadline wegvalt.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| AutoCAD (Autodesk) | Tekeningen staan als bestanden op een werkstation, server of NAS. Mindtime maakt een back-up van het systeem waarop je tekenmappen staan. |
|---|---|
| Syntess Atrium | ERP voor installateurs, beschikbaar in de cloud en on-premises. Draait het op je eigen server, dan maakt Mindtime een back-up van die server. Voor de cloudversie controleer je de export- en bewaarvoorwaarden van Syntess. |
| 4PS Construct | ERP voor de bouw uit de cloud, gebouwd op Microsoft Dynamics 365 Business Central. Vraag 4PS naar export en bewaartermijnen. Mindtime beschermt de Microsoft 365-mail, de bestanden in OneDrive en SharePoint en de laptops eromheen. |
| Exact Online (bouwversie) | Cloudboekhouding met een bouwversie. Exact bewaart die data onder eigen voorwaarden. Mindtime dekt de mailboxen en gedeelde mappen waar offertes, contracten en facturen ook terechtkomen. |
| Bouwplaatsfoto's en markeringen | Vaak gemaakt op telefoons en tablets, voordat ze in een gedeelde map komen. Mindtime maakt een back-up van laptops en mobiele apparaten en van de Microsoft 365- of Google Workspace-opslag waarmee ze synchroniseren. |
Voordat je overstapt
Wat bouw- en installatiebedrijven ons als eerste vragen
Onze tekeningen staan al in de cloud. Is dat niet genoeg?
Synchronisatie is geen back-up: een verwijderd of versleuteld bestand wordt ook gesynchroniseerd. Mindtime bewaart aparte, onveranderbare kopieën van Microsoft 365, Google Workspace, servers en laptops in eigen datacenters in Nederland en Duitsland, plus een air-gapped kopie.
We zijn een kleine installateur. Is dit echt iets voor ons?
De grootte van je bedrijf verandert niet wat je een klant bij de oplevering verschuldigd bent. Mindtime draait de back-ups, controleert elke taak en bewaakt ze 24/7. Je hebt dus geen eigen IT-afdeling nodig.
Wie bellen we als er iets misgaat?
Een mens. De support is in het Nederlands, Duits en Engels, zonder callcenters in het buitenland of chatbots, van een bedrijf dat dit sinds 1998 doet.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor bouw- en installatiebedrijven
Hoe lang moet een bouwbedrijf projectbestanden bewaren?
Er is geen vaste termijn. De Belastingdienst eist zeven jaar voor fiscale administratie en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. De Wkb-bronnen die we noemen, stellen geen vaste bewaartermijn voor opleverdossiers. Toch zijn die bestanden je bewijs als jaren na de oplevering een claim over een gebrek komt. Spreek per documenttype een bewaarbeleid af met je accountant of advocaat en zorg dat je back-ups dat dekken.
Maakt Mindtime een back-up van laptops en tablets van de bouwplaats?
Ja. Mindtime maakt een back-up van Windows-, macOS- en Linux-laptops en van mobiele apparaten. Foto's, meetnotities en markeringen zijn dus beschermd voordat ze op kantoor aankomen. De data is tijdens transport versleuteld met AES-256 en voor beheeracties in de back-upconsole is MFA (meervoudige authenticatie) nodig.
Geldt de Cyberbeveiligingswet (NIS2) voor bouwbedrijven?
De bouw is geen sector die in de Cyberbeveiligingswet wordt genoemd. Die wet is in Nederland op 15 augustus 2026 van kracht geworden. Organisaties die er wel onder vallen, moeten de relaties met hun directe leveranciers en dienstverleners beveiligen. Bouw je voor zo'n organisatie, verwacht dan vragen over hoe je projectdata beschermt.
Wat gebeurt er als ransomware onze kantoorserver bereikt?
De back-ups van Mindtime staan opgeslagen met Object Lock, dus ze kunnen vanuit je netwerk niet worden gewijzigd of verwijderd. Een air-gapped kopie wordt apart bewaard. Mindtime scant back-ups op malware en zet ze eerst terug in een geïsoleerde omgeving, zodat je de besmetting niet terughaalt. Kun je niet wachten op nieuwe hardware, dan biedt Disaster Recovery van Mindtime standby-infrastructuur.
Kunnen we het proberen voordat we beslissen?
Plan een gratis demo van 15 minuten om de console te zien en je situatie door te nemen. Bij Microsoft 365- en Google Workspace-back-up hoort ook 7 dagen gratis proberen. Zo bescherm je meteen je mailboxen en projectmappen en beoordeel je het resultaat voordat je kiest.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.