English
Nederlands
DeutschBouw, logistiek en industrie
Back-up van data voor uitvaartondernemingen, crematoria en begraafplaatsen
Mindtime maakt een back-up van de dossiers, registers, e-mail en foto's van je uitvaartonderneming naar eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland. De kopieën zijn onveranderbaar en één kopie is air-gapped, dus zonder verbinding met je netwerk. Mensen controleren elke back-uptaak en antwoorden in het Nederlands, Duits of Engels.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Uitvaartondernemingen en crematoria hebben een back-up nodig, want registers van crematies en begrafenissen, afspraken met families en opnames van uitvaarten zijn niet opnieuw te maken, en de Wet op de lijkbezorging verplicht tot het bijhouden van registers. Mindtime maakt een back-up van de pc's, NAS-systemen en Microsoft 365- of Google Workspace-accounts waarop ze staan, in eigen Nederlandse en Duitse datacenters.
Wat er op het spel staat
De data die je uitvaartonderneming of crematorium niet kwijt mag raken
Registers van crematies en begrafenissen
In het register staat wie is gecremeerd of begraven en, bij een crematorium, wat er met de as is gebeurd. Families komen er jaren later op terug om een graf te vinden of een urn op te sporen.
Uitvaartdossiers
Wensen, gegevens van nabestaanden, bestellingen voor bloemen, drukwerk en catering en afspraken met de familie worden verzameld in een paar intensieve dagen. Een tweede kans om ze op te halen is er niet.
Foto's, toespraken en opnames
Diavoorstellingen, muzieklijsten, toespraken en opnames van de uitvaart zijn de meest persoonlijke bestanden die je beheert. Gaan ze verloren, dan voelt de familie dat, niet alleen je bedrijf.
Regels en verplichtingen
Wat de regels vragen van uitvaartondernemingen en crematoria
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Register van de begraafplaats (artikel 27 Wlb)
De beheerder van een begraafplaats houdt een register bij van iedereen die er is begraven, met een nauwkeurige aanduiding van de plek van elk graf. Het register is openbaar. Sluit de begraafplaats, dan gaat het register naar het gemeentearchief. [1]
Register van het crematorium (artikel 50 Wlb)
De beheerder van een crematorium houdt een register bij van alle crematies en van wat er met de as is gedaan. De VNG wijst naar de artikelen 50 en 65 als de regels voor het vastleggen van wat er met urnen en as gebeurt. [2]
Urnen minstens een maand bewaard
Na de crematie bewaart het crematorium de urn minstens 1 maand voordat de as wordt vrijgegeven, bijvoorbeeld om te verstrooien, te begraven of aan de familie mee te geven. [3]
AVG en overledenen
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens geldt de AVG niet voor gegevens van overleden personen. Wel geldt de AVG als die gegevens ook iets zeggen over een levend persoon, zoals een erfelijke ziekte, en voor de gegevens van de nabestaanden met wie je werkt. [4]
7 jaar voor facturen en salarisadministratie
Facturen, inkoopadministratie en salarisadministratie vallen onder de bewaartermijn van 7 jaar van de Belastingdienst. [5]
Als het misgaat
Een NAS die midden in de week uitvalt
Voorbeeld: een kleine uitvaartonderneming bewaart de uitvaartdossiers en diavoorstellingen op een NAS op kantoor. De NAS valt uit terwijl twee uitvaarten worden voorbereid. De medewerkers zetten de dossiers en de foto's van de families vanuit de back-up van Mindtime terug op een vervangend apparaat. Beide uitvaarten gaan door met de muziek en de beelden die de families hebben gekozen.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor uitvaartondernemingen en crematoria, per workload
- Microsoft 365-back-upAfspraken met families, leveranciers en locaties lopen via Outlook en gedeelde mappen.
- Google Workspace-back-upKleinere uitvaartondernemingen gebruiken vaak Gmail en Google Drive voor dossiers en foto's.
- NAS-back-upDiavoorstellingen, opnames en fotoarchieven zijn groot en staan meestal op een NAS.
- Back-up van laptops en endpointsLaptops die mee naar familiebezoeken gaan, bevatten notities en wensen voordat die op kantoor aankomen.
- Back-up van databasesRegisters van crematoria en begraafplaatsen in een database hebben consistente kopieën nodig die je kunt terugzetten.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Uitvaartdossiers (Word, Excel of een administratiepakket) | Staan ze op een pc, NAS of server, dan maakt Mindtime een back-up van dat apparaat. Controleer bij een cloudpakket de export- en bewaarvoorwaarden van de leverancier. |
|---|---|
| Registers van crematoria en begraafplaatsen | Vaak een database of spreadsheet op een lokale server. Mindtime maakt een back-up van de server, de NAS of de database (SQL Server, MySQL, PostgreSQL, MariaDB, Oracle) waarin het register staat. |
| Foto's, muziek en opnames van uitvaarten | Grote bestanden op een NAS of in gedeelde drives. Mindtime maakt een back-up van NAS-systemen van Synology en QNAP, Microsoft 365 en Google Workspace. |
| Exact Online | Voor facturatie beheert Exact de boekhouding onder eigen voorwaarden. De mailboxen waarmee je facturen naar families en leveranciers verstuurt, vallen onder de Microsoft 365- of Google Workspace-back-up van Mindtime. |
Voordat je overstapt
Wat uitvaartondernemingen en crematoria ons eerst vragen
Ons werk is persoonlijk, niet digitaal.
De zorg is persoonlijk, maar de dossiers, registers en foto's zijn digitaal. Mindtime maakt er op de achtergrond een back-up van en controleert elke back-uptaak, zodat je team bij de families kan blijven.
Waar blijft de data van de familie?
Alleen in de eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland, met AES-256-versleuteling tijdens transport. Mindtime heeft ISO 27001- en NEN 7510-certificaten en bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst.
We zijn een klein familiebedrijf.
Kleine teams hebben na een verloren NAS de minste tijd over. Probeer Microsoft 365- of Google Workspace-back-up 7 dagen gratis, of plan een demo van 15 minuten om te zien wat het inhoudt om je pc's en NAS te beschermen.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor uitvaartondernemingen en crematoria
Hoelang moet het register van een begraafplaats of crematorium bewaard blijven?
De Wet op de lijkbezorging verplicht tot het bewaren van het register. Bij begraafplaatsen gaat het register naar het gemeentearchief als de begraafplaats sluit. Zie het als een blijvend archief: maak een off-site back-up, test af en toe een herstel en zorg dat meer dan één persoon weet hoe je bij de back-up komt.
Valt een uitvaartonderneming of crematorium onder NIS2?
Nee. Uitvaartdiensten en crematoria staan niet tussen de sectoren van de Cyberbeveiligingswet, die NIS2 in Nederland invoert vanaf 15 augustus 2026. Goede back-ups blijven wel belangrijk voor de registers die je moet bijhouden en voor de families die hun herinneringen aan je toevertrouwen.
Kan Mindtime een back-up maken van onze livestreamopnames?
Ja, als de opnames op een pc, NAS, in Microsoft 365 of in Google Workspace staan. Mindtime maakt een back-up van Windows- en macOS-pc's, NAS-systemen van Synology en QNAP en beide cloudomgevingen. Opnames die alleen op een streamingplatform staan, hangen af van de bewaartermijn van dat platform. Download dus de bestanden die je wilt houden.
Wat als ransomware onze bestanden versleutelt?
De back-ups van Mindtime zijn onveranderbaar met Object Lock en een air-gapped kopie staat apart, dus een aanvaller kan ze niet verwijderen. Voordat bestanden terugkomen, scant Mindtime de back-ups op malware en zet ze terug in een geïsoleerde omgeving. De dossiers die je terugkrijgt zijn dus schoon.
Hoe beginnen we?
Plan een gratis demo van 15 minuten en vertel ons waar je dossiers, registers en foto's staan. Gebruik je Microsoft 365 of Google Workspace, dan kun je met de gratis proefperiode van 7 dagen eerst je e-mail en gedeelde bestanden beschermen. Mindtime doet dit sinds 1998.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.