English
Nederlands
DeutschBouw, logistiek en industrie
Back-up voor garagebedrijven, autodealers en werkplaatsen
Mindtime kopieert de werkplaats-pc's, mailboxen en voorraadbestanden van je garage naar eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland. De kopieën zijn onveranderbaar (immutable) en één kopie is air-gapped, dus zonder verbinding met je netwerk. Een gehackte laptop of een defecte schijf neemt je reparatiehistorie dan niet mee.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Garages hebben een back-up nodig, want werkorders, voorraadgegevens van voertuigen en facturen moeten jaren bewaard worden en heb je elke werkdag nodig. Mindtime maakt een back-up van de pc's in de werkplaats, diagnoselaptops, mailboxen en NAS rond je garagesoftware, bewaart onveranderbare kopieën in Nederland en Duitsland en controleert elke back-uptaak.
Wat er op het spel staat
De data die garagebedrijven en autobedrijven niet kwijt mogen raken
Werkorders en voertuighistorie
Werkorders, keuringsnotities en foto's van schade laten zien wat je aan een auto hebt gedaan en waarom. Klanten, verzekeraars en leasemaatschappijen vragen ernaar lang nadat de auto de werkplaats heeft verlaten.
Voorraad- en margeadministratie
Bij gebruikte auto's die onder de margeregeling worden verkocht, houd je inkopen en verkopen per voertuig bij. Zonder dat dossier is de btw die je hebt berekend moeilijk te onderbouwen.
Diagnose- en kalibratierapporten
Uitlezingen, logboeken van software-updates en kalibratierapporten staan vaak op één werkplaatslaptop. Valt die laptop uit, dan verdwijnt het bewijs van het werk mee.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van garagebedrijven en autobedrijven vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
7 jaar bewaren, voorraadadministratie inbegrepen
De Belastingdienst eist dat je de basisadministratie 7 jaar bewaart. Daaronder vallen de voorraadadministratie, de inkoop- en verkoopadministratie en de loonadministratie. [1]
Margeregeling: extra administratie
Handelaren in gebruikte goederen die de margeregeling toepassen, hebben bij beide berekeningsmethoden extra administratieve verplichtingen. Bereken je de btw per individueel object, dan leg je inkopen en verkopen per object vast. [2]
Met een RDW-erkenning moet je administratie controleerbaar zijn
Houders van een RDW-erkenning, zoals voor APK of bedrijfsvoorraad, moeten de toezichthouder van de RDW de administratie laten controleren die bij die erkenning hoort, en ook de voertuigen. [3]
NIS2 noemt de bouw van voertuigen, niet reparatie
De Cyberbeveiligingswet noemt fabrikanten van motorvoertuigen, aanhangwagens en opleggers als sector in bijlage II. Garages die voertuigen repareren of verkopen staan niet in de sectorlijsten, dus de meeste vallen er niet onder. [4]
Als het misgaat
Een phishingmail op zaterdag
Voorbeeld: een familiegarage bewaart planningsexports, offertes en gescande inkoopdocumenten op de pc bij de receptie en op een NAS op kantoor. Door een phishingmail worden allebei in het weekend versleuteld. Op maandag zet de garage de bestanden van de pc en de NAS-share terug vanaf de onveranderbare kopieën van Mindtime, die de aanvaller niet kon wijzigen, nadat ze op malware zijn gescand. De afspraken gaan door en het margedossier van de auto's op voorraad is weer compleet.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor garagebedrijven en autobedrijven, per workload
- Back-up van laptops en endpointsPc's bij de receptie en diagnoselaptops bevatten rapporten en scans die nergens anders bestaan.
- Microsoft 365-back-upOffertes, goedkeuringen van leasemaatschappijen en leveranciersfacturen komen per e-mail binnen en staan in Outlook en OneDrive.
- Google Workspace-back-upKleinere garages werken vaak met Gmail en Google Drive, waar een geleegde prullenbak moeilijk terug te draaien is.
- NAS-back-upEen Synology of QNAP op kantoor is een gebruikelijke plek voor scans en foto's, en een gebruikelijk doelwit voor ransomware.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Autoflex | Garagemanagementsoftware in de cloud voor werkplaats, verkoop en administratie. Controleer de export- en bewaarvoorwaarden van Autoflex. Mindtime beschermt de e-mail, pc's en NAS eromheen. |
|---|---|
| Exact Online | Online boekhoudsoftware die veel garages gebruiken. Vraag Exact naar exports en hoe lang data wordt bewaard. Mindtime maakt een back-up van de Microsoft 365- of Google Workspace-mailboxen waar inkoopfacturen als eerste binnenkomen. |
| Diagnoselaptops | Meestal een Windows-laptop met de diagnosesoftware van de fabrikant en opgeslagen rapporten. Mindtime maakt een back-up van de bestanden op de laptop, zodat rapporten een kapot of gestolen apparaat overleven. |
| Gescande inkoop- en verkoopdocumenten | Vaak bewaard op een NAS of kleine fileserver. Mindtime maakt een back-up van Synology- en QNAP-NAS-systemen en Linux-servers. |
Voordat je overstapt
Wat garagebedrijven en autobedrijven ons het eerst vragen
Onze garagesoftware draait in de cloud, waarom dan een back-up?
De softwareleverancier zorgt voor zijn eigen platform. Je mailboxen, scans, foto's en werkplaatslaptops moet je zelf beschermen. Daar maakt Mindtime een back-up van, met controle van elke taak.
We hebben geen tijd om IT te beheren.
Dat hoeft ook niet. Mindtime bewaakt de back-ups 24/7. Mislukt er iets, dan pakken mensen het op die Nederlands, Duits of Engels spreken. Geen chatbots en geen callcenter in het buitenland.
Staat onze klantdata buiten Europa?
Nee. Back-ups staan alleen in de eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland. Bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor garagebedrijven en autobedrijven
Hoe lang moet een garage facturen en werkorders bewaren?
Fiscaal 7 jaar: de Belastingdienst rekent het grootboek, de inkoop- en verkoopadministratie, de voorraadadministratie en de loonadministratie tot de basisadministratie. Werkorders en foto's worden niet apart genoemd, maar ze onderbouwen die administratie vaak en helpen als een klant een uitgevoerde klus betwist. Bewaar je financiële bestanden minstens zo lang in je back-up, dan voorkom je gaten.
Kan Mindtime een back-up maken van onze diagnoselaptop?
Ja. Mindtime maakt een back-up van laptops met Windows, macOS en Linux, inclusief de rapporten en logboeken die erop staan. Het beschermt je bestanden, niet de licentie van de diagnosetool of het online portaal van de fabrikant. Vraag je leverancier van de apparatuur dus hoe je de software op een vervangende laptop opnieuw installeert en activeert.
Zijn de back-ups beschermd tegen ransomware?
Ja. Back-ups worden met Object Lock geschreven, waardoor ze onveranderbaar zijn, en een extra air-gapped kopie staat los van het netwerk. Beheeracties vragen meervoudige authenticatie (MFA) en back-ups worden vóór het terugzetten op malware gescand. Zo wordt een besmetting niet teruggekopieerd naar een schone pc.
Heeft een garage met een lokale server disaster recovery nodig?
Alleen als de werkplaats niet lang zonder die server kan. Disaster recovery betekent je systemen weer draaiend krijgen na een calamiteit. Mindtime Disaster Recovery houdt standby-infrastructuur klaar, met een eerste testfailover meestal binnen 10 dagen en daarna elk kwartaal een DR-test. De meeste garages met cloudsoftware beginnen met back-ups van pc's, e-mail en NAS.
Hoe beginnen we?
Plan een gratis demo van 15 minuten en vertel welke pc's, mailboxen en opslag je gebruikt. Draait je e-mail op Microsoft 365 of Google Workspace, dan kun je eerst 7 dagen gratis die back-up proberen en zien hoe het werkt voordat je kiest.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.