English
Nederlands
DeutschFinancieel en vastgoed
Back-up van data voor VvE's en VvE-beheerders
Mindtime maakt een back-up van de mailbox, de gedeelde drive, de laptops en de NAS waar je bestuur of VvE-beheerder de stukken van de vereniging bewaart. De kopieën staan in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. Ze zijn onveranderbaar (immutable) en overleven daardoor een verwijderde map, een verloren laptop of ransomware.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
VvE's hebben een back-up nodig, omdat hun stukken elk bestuur overleven: notulen, boekhouding, het onderhoudsplan en eigenaarsgegevens gaan van vrijwilliger naar vrijwilliger. Mindtime bewaart onveranderbare, gecontroleerde kopieën van Microsoft 365 of Google Workspace, laptops en NAS van de VvE in eigen datacenters in Nederland en Duitsland.
Wat er op het spel staat
De data die VvE's niet kunnen missen
Notulen en besluiten
Ondertekende notulen leggen vast welk onderhoud de eigenaars hebben goedgekeurd en wie tot bestuurder is benoemd. De KVK vraagt erom bij elke inschrijving van een nieuw bestuurslid.
Reservefonds en meerjarenonderhoudsplan
Het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en de berekening van het reservefonds vormen de basis van de maandelijkse bijdrage van elke eigenaar. Bouw je ze uit het hoofd opnieuw op, dan krijg je discussie op de volgende vergadering.
Gegevens van eigenaars en bewoners
Contactgegevens, appartementsrechten, betaalde bijdragen en achterstanden per eigenaar. Dit zijn persoonsgegevens, en ze veranderen bij elke verkoop van een appartement.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van VvE's vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Elke VvE is ingeschreven bij de KVK
Elke vereniging van eigenaars moet zijn ingeschreven in het Handelsregister. Voor het inschrijven van bestuurders vraagt de KVK om een kopie van de ondertekende notulen van de vergadering waarin ze zijn benoemd. [1]
Een reservefonds voor groot onderhoud
Een VvE moet geld opzijzetten voor groot onderhoud. Ze baseert het bedrag op een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) of reserveert minstens 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw. [3]
Camerabeelden zijn persoonsgegevens
Een vereniging van eigenaars die in of rond het gebouw filmt, verwerkt persoonsgegevens van bewoners en bezoekers. Ze mag de beelden niet langer bewaren dan nodig is en moet duidelijk maken dat er camera's hangen, bijvoorbeeld met borden. [4]
Geen NIS2-verplichtingen voor een VvE
VvE's staan niet op de lijst met sectoren die het NCSC noemt voor de Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse NIS2-wet. De AVG geldt wel voor de gegevens van eigenaars en bewoners die de vereniging bewaart. [5]
Als het misgaat
De laptop van de penningmeester vlak voor de jaarvergadering
Voorbeeld: de penningmeester van een VvE bewaart de boekhouding en de berekening van het reservefonds op een persoonlijke laptop, die een week voor de jaarvergadering uitvalt. De bankafschriften staan online, de berekening achter de bijdragen van de eigenaars niet. Omdat Mindtime een back-up van die laptop en van de gedeelde drive van het bestuur maakte, worden de bestanden teruggezet op een vervangend apparaat. De vergadering gaat door met de cijfers die de eigenaars hebben gekregen.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor VvE's, per workload
- Microsoft 365-back-upMet een gedeelde bestuursmailbox en SharePoint- of OneDrive-mappen blijven de stukken bij de vereniging en niet bij één persoon.
- Google Workspace-back-upVvE's met Gmail en Google Drive hebben een onafhankelijke kopie nodig, buiten de prullenbak en bewaarlimieten van Google zelf.
- Back-up van laptops en endpointsPenningmeesters en secretarissen bewaren werkbestanden vaak op hun eigen laptop.
- NAS-back-upArchieven en camerabeelden op een NAS in het gebouw hebben een kopie op een andere plek nodig.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| Twinq | Online software die VvE-beheerders gebruiken voor administratie en eigenaarsportalen. Bij gehoste software zoals deze controleer je de export- en bewaarvoorwaarden van de leverancier. Mindtime beschermt de mailboxen, drives en laptops eromheen. |
|---|---|
| Microsoft 365 of Google Workspace | De bestuursmailbox, gedeelde notulen en de MJOP-spreadsheet. Mindtime kan van beide een back-up maken, welke de vereniging ook gebruikt. Je kunt het 7 dagen gratis proberen. |
| Synology- of QNAP-NAS | Sommige verenigingen en beheerders bewaren ingescande archieven en camerabeelden op een NAS. Mindtime maakt een back-up van Synology- en QNAP-apparaten naar een off-site, onveranderbare kopie. |
| Spreadsheets en documenten op laptops van bestuursleden | De boekhouding en eigenaarslijsten beginnen vaak in Excel op de laptop van een vrijwilliger. Mindtime maakt een back-up van Windows-, macOS- en Linux-laptops. |
Voordat je overstapt
Wat VvE's ons als eerste vragen
We zijn een kleine vereniging met vrijwilligers.
Juist daarom moet het vanzelf draaien. Stukken op de laptop van één vrijwilliger verdwijnen met die vrijwilliger. Mindtime controleert elke back-uptaak en bewaakt de dienst de klok rond, zodat niemand in het bestuur eraan hoeft te denken een kopie te maken.
Onze VvE-beheerder regelt de administratie.
Vraag je beheerder dan waar de stukken van de vereniging een back-up hebben en wie ze kan terugzetten. Werkt de beheerder in Microsoft 365, Google Workspace, op laptops of op een NAS, dan kan Mindtime daar een back-up van maken. Voor gehoste VvE-software controleer je de exportvoorwaarden van de leverancier.
Zijn de gegevens van eigenaars veilig buiten het gebouw?
Ze blijven in de eigen Tier III-datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland. Overdracht is versleuteld met AES-256, voor beheeracties is MFA (meervoudige authenticatie) nodig en de vereniging krijgt bij het contract een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor VvE's
Welke VvE-stukken moeten we back-uppen?
Minstens de ondertekende notulen, de jaarrekeningen en begrotingen, het meerjarenonderhoudsplan en de berekening van het reservefonds, het eigenarenregister, contracten met leveranciers en verzekeraars en de splitsingsakte. Maak een back-up van de plekken waar die bestanden echt staan: de bestuursmailbox, een gedeelde drive, de laptop van de penningmeester of een NAS.
Hoe lang moet een VvE notulen bewaren?
Bewaar ze zolang de besluiten erin ertoe doen. De KVK vraagt bij elke bestuurswijziging om ondertekende notulen van de benoeming, en besluiten over onderhoud en bijdragen kunnen jaren later nog worden aangehaald. Met onveranderbare back-ups kunnen oude notulen niet ongemerkt worden gewijzigd of kwijtraken als een bestuurslid vertrekt.
Geldt NIS2 voor een VvE?
Nee. VvE's staan niet op de lijst met sectoren van de Cyberbeveiligingswet, de Nederlandse NIS2-wet die op 15 augustus 2026 van kracht werd. De AVG geldt wel voor de gegevens van eigenaars en bewoners, en voor camerabeelden als de vereniging in of rond het gebouw filmt.
Hoe dragen we over aan een nieuw bestuur zonder bestanden kwijt te raken?
Bewaar de stukken van de vereniging in een account dat van de vereniging is en niet in persoonlijke mailboxen. De KVK wijst erop dat een beheerder geen orgaan van de VvE is, dus het bestuur blijft verantwoordelijk. Als Mindtime een back-up van dat gedeelde account maakt, hangt een overdracht niet meer af van iemands privélaptop.
Hoe beginnen we?
Plan een gratis demo van 15 minuten om te zien wat een back-up voor je vereniging zou dekken, of probeer de back-up van Microsoft 365 of Google Workspace 7 dagen gratis. Je kunt je vragen stellen in het Nederlands, Duits of Engels en bij elk contract hoort een verwerkersovereenkomst.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.