English
Nederlands
DeutschBouw, logistiek en industrie
Back-up voor schoonmaakbedrijven en de locaties waar je werkt
Mindtime maakt een back-up van de mailboxen, laptops en gedeelde mappen waar je contracten, roosters en personeelsdossiers staan. We bewaren onveranderbare (immutable) kopieën in eigen datacenters in Nederland en Duitsland. Eén kopie is air-gapped (zonder verbinding met je netwerk) en elke back-uptaak wordt gecontroleerd.
In het Nederlands, Duits of Engels.
- NL · DEAlleen opgeslagen in onze eigen Tier III-datacenters in Nederland en Duitsland
- OnveranderbaarOpslag met Object Lock plus een air-gapped kopie; we controleren elke back-uptaak
- ISO 27001 · NEN 7510ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerde beveiliging, met een verwerkersovereenkomst bij elk contract
- NL · DE · ENSupport van mensen, geen callcenters in het buitenland of chatbots
In het kort
Schoonmaakbedrijven hebben een back-up nodig, want ze bewaren loonadministratie, kopieën van identiteitsbewijzen en gegevens over klantlocaties van veel medewerkers, en de wet bepaalt hoe lang een deel daarvan bewaard moet blijven. Mindtime maakt een back-up van de Microsoft 365- of Google Workspace-accounts, laptops en bestanden rond je HR- en planningssoftware, in eigen Nederlandse en Duitse datacenters.
Wat er op het spel staat
De data die schoonmaakbedrijven niet kwijt mogen raken
Personeelsdossiers en kopieën van identiteitsbewijzen
Een schoonmaakbedrijf heeft vaak veel mensen in dienst met deeltijdcontracten. Hun kopieën van identiteitsbewijzen, contracten en loongegevens moet je jaren na hun vertrek bewaren, en veilig bewaren.
Instructies per klantlocatie
Schoonmaakroosters, plattegronden, sleutelregisters en alarmprocedures zorgen ervoor dat een invaller vanavond in het pand van een klant kan werken. Raak je ze kwijt, dan bel je al je klanten af.
Contracten en kwaliteitsrapporten
Service level agreements, inspectierapporten en aanbestedingsstukken bewijzen wat is afgesproken en geleverd. Ze staan meestal verspreid over mailboxen en gedeelde mappen.
Regels en verplichtingen
Wat de regels van schoonmaakbedrijven vragen
Samengevat uit de bronnen onderaan deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Kopie identiteitsbewijs: 5 jaar na einde dienstverband
Werkgevers moeten het originele identiteitsbewijs van een werknemer controleren en een kopie in de administratie bewaren. Die kopie bewaar je 5 jaar, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigde, en vernietig je de kopie daarna. [1]
Loonadministratie: 7 jaar
De loonadministratie hoort bij de basisadministratie die je volgens de Belastingdienst 7 jaar moet bewaren. [2]
Vingerafdrukken voor tijdregistratie zijn een bekende valkuil
De Autoriteit Persoonsgegevens legde een boete op aan een bedrijf dat werknemers verplichtte hun vingerafdruk te scannen voor de tijd- en aanwezigheidsregistratie. Biometrische gegevens hebben extra bescherming onder de AVG. [3]
NIS2: niet jouw sector, maar misschien wel die van je klant
Schoonmaak staat niet als sector in de Cyberbeveiligingswet. Organisaties die er wel in staan, zoals zorgaanbieders, moeten beveiliging regelen in hun relaties met directe leveranciers en dienstverleners. Daar kan ook hun schoonmaakbedrijf onder vallen. [5]
Als het misgaat
Een verwijderde roostermap
Voorbeeld: de planner van een regionaal schoonmaakbedrijf bewaart de roosters en sleutelregisters van alle klantlocaties in een gedeelde OneDrive-map. Een collega die opruimt, verwijdert de map en de verwijdering wordt naar elke laptop gesynchroniseerd voordat iemand het merkt. Het kantoor zet de map terug vanuit de Microsoft 365-back-up van Mindtime en de avonddiensten vertrekken met de juiste instructies en toegangsgegevens.
Zo beschermt Mindtime je data
Back-up voor schoonmaakbedrijven, per workload
- Microsoft 365-back-upRoosters, instructies per locatie en HR-documenten in OneDrive en SharePoint zijn met één synchronisatie weg.
- Google Workspace-back-upBedrijven met Gmail en Google Drive hebben een kopie buiten Google nodig als een gedeelde drive wordt geleegd of een account wordt verwijderd.
- Back-up van laptops en endpointsOp de laptops van planners en managers staan lokale kopieën van roosters en contracten die niet altijd worden gesynchroniseerd.
De software die je gebruikt, en wat we eromheen beschermen
| AFAS (AFAS Online) | ERP, HR en salaris in de cloud van AFAS. Controleer de export- en bewaarvoorwaarden van AFAS. Mindtime beschermt de mailboxen, laptops en bestanden eromheen. |
|---|---|
| Nmbrs | Salaris- en HR-software in de cloud. Voor data die Nmbrs bewaart, controleer je de exportopties. Mindtime maakt een back-up van de loonstrookexports en HR-documenten die je kantoor bewaart in Microsoft 365 of Google Workspace. |
| Exact Online | Exact bewaart je boekhouding in zijn eigen cloud. Mindtime beschermt de e-mail en gedeelde drives waarin contracten en facturen rondgaan voordat en nadat ze in Exact komen. |
| Roosters, sleutelregisters en locatie-instructies | Vaak spreadsheets in OneDrive, SharePoint of Google Drive. Mindtime maakt een back-up van Microsoft 365 en Google Workspace, zodat een verwijderd of overschreven bestand terug te halen is. |
Voordat je overstapt
Wat schoonmaakbedrijven ons het eerst vragen
Onze salarisverwerker bewaart onze data. Is dat niet al een back-up?
Je leverancier bewaart zijn eigen gegevens onder zijn eigen voorwaarden. De kopieën van identiteitsbewijzen, de contracten en de roosters in je mailboxen en gedeelde mappen zijn jouw verantwoordelijkheid. Daar maakt Mindtime een back-up van.
We zijn vooral een buitendienstbedrijf met een klein kantoor.
Juist daarom helpt het als iemand anders de back-ups in de gaten houdt. Mindtime bewaakt ze 24/7 en controleert elke taak. Microsoft 365- of Google Workspace-back-up kun je 7 dagen gratis proberen.
Hoe zit het met de privacy van onze personeelsgegevens?
Data wordt tijdens transport versleuteld met AES-256 en staat alleen in de eigen datacenters van Mindtime in Nederland en Duitsland. Mindtime is ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd en sluit bij elk contract een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Vragen over back-up voor schoonmaakbedrijven
Moeten we kopieën van identiteitsbewijzen van oud-medewerkers in de back-up houden?
Ja, zolang je ze moet bewaren: 5 jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigde. Daarna moeten de kopieën vernietigd worden, dus ook je back-ups mogen ze niet onbeperkt bewaren. Bespreek je eigen bewaarbeleid tijdens de demo, zodat de back-upinrichting erbij past.
Kan Mindtime een back-up maken van de telefoons van onze schoonmakers?
Mindtime maakt een back-up van mobiele apparaten en van laptops met Windows, macOS en Linux. Maar vaak staat de data die ertoe doet op de telefoon van een schoonmaker in een app van de leverancier. Het grotere risico zit meestal op kantoor: de laptops van de planners en de Microsoft 365- of Google Workspace-accounts waarin roosters en rapporten staan.
Wat gebeurt er als de laptop van een manager wordt gestolen?
De bestanden waarvan een back-up is gemaakt, zijn terug te zetten op een vervangend apparaat. Beheeracties in de back-upconsole vragen meervoudige authenticatie (MFA), dus wie de gestolen laptop heeft, kan niet zomaar inloggen en je back-ups verwijderen. Meld de diefstal, wijzig de wachtwoorden van de gebruiker en zet de roosters en contracten terug waaraan de manager werkte.
Wat is de snelste manier om te beginnen?
Plan een gratis demo van 15 minuten, of begin met de gratis proefperiode van 7 dagen voor Microsoft 365- of Google Workspace-back-up en bescherm eerst je mailboxen en gedeelde mappen. Heb je onderweg vragen, dan helpt support je in het Nederlands, Duits en Engels.
Bekijk het met je eigen data
Plan een demo van 15 minuten
We laten je een back-up en een herstel zien en beantwoorden je vragen in het Nederlands, Duits of Engels. Geen callcenters in het buitenland, geen chatbots.